Sviluppo di un portale web per la gestione documentale nei sistemi ISO 9001

Introduzione ________________________________________________________________________________  5 Data l importanza che gode all interno delle varie organizzazioni la certificazione secondo le norme ISO 9000 anche l organizzazione Universit  degli studi di Perugia ha deciso di certificarsi. Lo scopo di questo lavoro di tesi Ł di riuscire ad armonizzare le sei principali procedure redatte dai singoli organismi certificati, facilitando cos  il lavoro dei futuri organismi che intenderanno certificarsi. Da ci  Ł scaturita anche la necessita di progettare e sviluppare un Portale Web che gestisse la documentazione prodotta. Attraverso questo Portale Web gli utenti che ne hanno il permesso possono inserire e modificare i vari documenti. Grazie ad un accesso controllato i documenti che si trovano all interno del Portale Web sono protetti. 
Capitolo 1                                                                                                 Gestione Della Qualit  ___________________________________________________________________________     Capitolo 1 Gestione della Qualit  
Capitolo 1                                                              Gestione della Qualit  ___________________________________________________________________________                                                                                                                                              7Introduzione La Gestione della Qualit , come definito nelle ISO 9001, Ł una serie di Attivit  coordinate per guidare e tenere sotto controllo un organizzazione in materia di qualit da ci  si deduce che si deve definire la politica e gli obiettivi per la qualit , la pianificazione, il controllo, l assicurazione e il miglioramento della qualit . Le principali strade che si possono seguire sono: Lo standard ISO 9001:2000 per il sistema di gestione della qualit  fondato sulla conduzione per processi. I modelli di eccellenza, rappresentati da premi come il Malcolm Baldrige e l European Quality Award. Entrambi i due metodi portano, in linea di principio, a risultati ottimi e l uno non esclude l altro, anzi in molti casi la soluzione piø vantaggiosa Ł un approccio combinato, dato che molti sono gli aspetti di contatto, come viene indicato nelle ISO 9000. Entrambi gli approcci sono legittimi: bisogna analizzare la realt  interna dell organizzazione e comprendere quali siano i traguardi che intende raggiungere e di conseguenza, fra le due possibilit ,  scegliere la strada migliore. Questi concetti si possono riassumere con un grafico a piramide, riportato in Figura 1.1, all interno del quale troviamo tre zone che stanno a rappresentare traguardi e obiettivi strategico-operativi diversi.    
Capitolo 1                                                              Gestione della Qualit  ___________________________________________________________________________                                                                                                                                              8         Al livello piø basso troviamo lo standard ISO 9001 e a mano a mano che ci spostiamo verso la cima troviamo i modelli per l eccellenza; per  si deve tener presente che non Ł possibile arrivare alla cima se le nostre fondamenta sono poco stabili e quindi per arrivare ai modelli per l eccellenza dobbiamo prima passare per lo standard ISO. Quindi il primo passo da compiere Ł lo sviluppo di un SGQ1 conforme ad una serie di requisiti minimi che ne assicurino l efficacia.  Fatto ci  si pu  pensare di migliorarsi adottando a completamento lo standard ISO 9004, continuando a migliorarsi fino ad arrivare ad una performance globalmente eccellente confrontando le proprie azioni con i best of class e cercando di anticipare i bisogni del cliente.                                                   1 SGQ: acronimo per indicare Sistema di Gestione per la Qualit  PoliticaEfficacia del Sistema Qualit  ObiettiviPrevenire i reclami, difetti, rispondere in modo conforme ai requisiti del cliente PoliticaEfficacia del Sistema Qualit  ObiettiviMinimizzare l uso di risorse per ottenere gli Obiettivi PoliticaVantaggio Competitivo ObiettiviSorprendere positivamente il cliente, aumentare quote di mercato Figura 1.1. La gerarchia della Qualit  [2] ISO 9001 Eccellenza Premi ISO 9004 
Capitolo 1                                                              Gestione della Qualit  ___________________________________________________________________________                                                                                                                                              91 Gli otto principi di Gestione per la Qualit  Si vogliano analizzare gli otto principi di gestione per la qualit  evidenziando l importanza che essi hanno all interno di un organizzazione ai vari livelli [3]. 1.1 Orientamento al cliente Le Organizzazioni dipendono dai propri clienti e pertanto dovrebbero capire le loro esigenze presenti e future, soddisfare i loro requisiti e mirare a superare le loro stesse aspettative. Infatti, nello SGQ orientato alla conformit , l attenzione Ł focalizzata solo sul soddisfare le esigenze esplicite del cliente, in modo da ottenere un livello di conformit  sufficiente da garantire al prodotto di essere commercializzato. A livello superiore si accentua la necessit  d i focalizzare l attenzione sul cliente analizzando e trasformando in requisiti non solo le richieste esplicite ma anche quelle implicite. Bisogna anche analizzare le informazioni derivate dai dati sia di natura interna sia esterna all organizzazione e in particolare analizzare i dati che derivano dalle valutazioni di soddisfazione del cliente. Infine a livelli di eccellenza, ogni organizzazione deve avere piena consapevolezza dei propri clienti e delle loro esigenze, ma allo stesso tempo soddisfare tutte le parti interessante con i risultati migliori nel settore. 1.2 Leadership I capi stabiliscono unit  di intenti e di indirizzo dell’organizzazione. Essi dovrebbero creare e mantenere un ambiente interno che coinvolga pienamente il personale nel perseguimento degli obiettivi dell’organizzazione.
Capitolo 1                                                              Gestione della Qualit  ___________________________________________________________________________                                                                                                                                              10Il concetto di Leadership non ha niente a che vedere con l esercizio del potere e della responsabilit . Infatti in molti casi il leader di un gruppo Ł chi mostra una spiccata personalit  e al quale sono riconosciute grandi doti umane. Nel SGQ, che si preoccupa solo di garantire la qualit  dei propri prodotti, la leadership coincide con l assunzione di determinate responsabilit . Invece la capacit  di guidare e orientare attivit  e persone verso il conseguimento di determinati obiettivi comuni e condivisi trovano sfogo nelle organizzazioni che vogliono sviluppare e sfruttare al massimo le potenzialit  del proprio SGQ cosi da rendere i loro clienti piø soddisfatti dei propri prodotti. Ancora di piø nelle organizzazioni che vogliono beneficiare al massimo di tutte le loro parti interessante attraverso performance di eccellenza, in questo caso il leader conduce l organizzazione assieme alla propria squadra fissando gli obiettivi strategici ambiziosi e interessanti. 1.3 Coinvolgimento del Personale Le persone, a tutti i livelli, costituiscono l’essenza dell’organizzazione ed il loro pieno coinvolgimento permette di porre le loro capacit  al servizio dell’organizzazione.Paradossalmente minore Ł la proceduralizzazione e formalizzazione dei processi e del sistema di un organizzazione e piø Ł importante il fattore umano. Infatti, Ł in esso che risiedono le competenze e le esperienze necessarie per svolgere al meglio le proprie attivit . Ai livelli piø bassi della gerarchia i vari operatori sono responsabili solo inconsapevolmente di ci  che fanno. Conseguentemente questo fatto  ostacola accrescimento e il miglioramento di un organizzazione nella quale sono inseriti. Salendo di livello, in un organizzazione con una gestione per processi, si ha un appiattimento della piramide delle funzionalit , che portano il potere decisionale ai livelli operativi, i quali 
Capitolo 1                                                              Gestione della Qualit  ___________________________________________________________________________                                                                                                                                              11dispongono d addestramento, di risorse e d autorit  necessarie per gestire un processo e suggerire spunti per un miglioramento. Nei modelli per l eccellenza, l organizzazione s identifica con i propri membri per cui il totale allineamento d obiettivi e intenti Ł un grosso investimento sul fattore umano; cos  si vanno a creare mansioni avvincenti, un ambiente di lavoro idoneo e sicuro, forme di gratificazioni adeguate1.4 Approccio Per Processi Un risultato desiderato si ottiene con maggiore efficienza quando le relative attivit  e risorse sono gestite come un processo.A livello piø basso, con obiettivo primario, si ha di perseguire solo la conformit  del prodotto . Quest aspetto porta con se diverse limitazioni del concetto di processo. In questo caso, gestire i processi, significa principalmente prevedere procedure e istruzioni documentate, definire precisamente le caratteristiche del prodotto e del processo per monitorarle e verificarle, in seguito al fine di correggere gli eventuali scostamenti. La soluzione che si possono applicare, per superare la cultura della conformit , Ł passare a quella dell efficacia e della strategia consiste nell organizzare. Cos  da vedere ogni aspetto, all interno di un organizzazione, come un processo dotato di propria responsabilit , d indicatori di performance e d obiettivi misurabili. Per poi raggiungere il vertice della piramide della qualit , una volta applicato un SGQ efficace, bisogner  concentrarsi su tutti gli altri processi essenziali per un miglioramento complessivo delle prestazioni.