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poter raggiungere gli obiettivi che un’impresa si pone. Un ERP è costituito da un nucleo
software in grado di installarsi su diversi sistemi operativi mantenendo, per gli utenti, un
aspetto standard. Esso innanzitutto scambia dati con il database centrale, che contiene
tutte le informazioni della società. Verso l'esterno esso dialoga e gestisce tutte le attività
dell'azienda mediante moduli software indipendenti, mantenendo il database centrale
costantemente aggiornato. Le varie attività non sono pertanto slegate ma interagiscono
fra loro in tempo reale. I moduli più comuni sono:
ξ Gestione magazzino
ξ Gestione Vendite
ξ Gestione Acquisti
ξ Gestione produzione
ξ Gestione del personale
ξ Controllo di gestione
ξ Contabilità
Un ERP non lavora più per funzioni come accadeva per i vecchi gestionali ma lavora
per processi, cioè attività che interessa più reparti. Per fare un esempio, quando il cliente
mette in contatto l'azienda per l'ordine di un prodotto, il responsabile delle vendite può
verificare in tempo reale se questo è presente in magazzino, scoprire in quale magazzino
e dare la disponibilità effettiva della merce, stimando un tempo di consegna. Se l'ordine
è confermato, è automaticamente trasmesso alla logistica per essere evasi, senza bisogno
di passaggi intermedi di carte, inserimenti di dati e trasferimenti superflui. Allo stesso
tempo l'informazione è trasmessa alla sezione amministrativa per emettere i documenti
contabili come la fattura, la bolla d’accompagnamento e altro ancora. La fattura è
inserita tra i dati che andranno a costituire i bilanci, le informazioni di controllo di
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gestione e le analisi finanziarie. Lo stesso ordine, se la disponibilità non è sufficiente a
soddisfare quanto richiesto dal cliente, può generare un ordine di produzione che a sua
volta è inserito nel piano di programmazione ottimale (generando gli ordini di risorse
umane e di materiali necessari alla sua realizzazione). Tutto questo è gestito in maniera
integrata: le informazioni circolano nell'azienda all'interno dello stesso sistema, parlando
la stessa lingua, senza inutili ripetizioni o traduzioni. Infatti, si può dire che lo scopo è
quello di creare un sistema che controlli tutto. Questo evita incongruenze nella propria
attività, come per esempio, l’impedimento che sia ritirata una merce se non c'è il relativo
ordine nel database centrale. In questo modo si garantiscono l'efficienza e
l'ottimizzazione delle risorse. Occorre però precisare che tutto questo ci espone anche a
dei rischi in caso di errore, poiché l'intoppo in un settore può provocare problemi a tutti
i settori correlati. Oggi il sistema ERP per eccellenza è SAP R/3, un prodotto molto
complesso e completo, caratterizzato da una gran capacità e potenza d’elaborazione ed
al tempo stesso da una notevole flessibilità, caratteristiche che hanno contribuito a
renderlo il sistema di gestione aziendale più utilizzato nel mondo.
1.2 Storia e caratteristiche di SAP R/3
Nel 1972, cinque ingegneri dell’IBM, Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner,
Klaus Tschira, e Claus Wellenreuthe, si sono convinti che il mercato richiedeva un software
standard in grado di integrare tutti i processi aziendali, da quelli creatori di valore
aggiunto (vendita, produzione, acquisiti), a quelli infrastrutturali (amministrazione,
marketing, gestione delle risorse umane). Gli utenti addetti avrebbero potuto disporre
così in modo trasparente di tutte le informazioni che sarebbero servite. L'IBM
accantona l'idea, e gli ingegneri decidono di mettersi in proprio creando una società
chiamata SAP(“Systems, Applications and Products in data processing” in italiano “Sistemi,
Applicazioni e Prodotti nell’elaborazioni dati”) a Mannheim, in Germania. L’anno successivo
era pronto il primo software di contabilità finanziaria, il quale sarà la base per il continuo
sviluppo d’elementi del software che sarà poi conosciuto come SAP R/1 System ( con la
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lettera ”R” che sta per ”real time data processing” ovvero elaborazione dei dati in tempo
reale). Successivi intensi anni di lavoro hanno portato alla nascita di SAP R/2. Già dai
primi anni ottanta, SAP ha un grande sviluppo in Germania, merito del nuovo sistema.
Dalla metà degli anni ottanta SAP acquista clienti nella vicina Austria, fino ad arrivare
alle porte degli anni novanta dove il suo mercato conquista Danimarca, Svezia, Italia,
Stati Uniti e di conseguenza tutte le grandi aziende del mondo. Gli anni novanta
segnano l’avvento del nuovo sistema SAP R/3, con il passaggio da sistemi mainframe ad
un ambiente multilivello client/server. SAP R/3 è la versione client/server del software. Il
“3” sta per applicazione o architettura client/server a tre livelli(presentazione,
applicazione e database):
Client Application Server Database Server
Livello di Presentazione Livello di Applicazione Livello di Database
Figura 1: Applicazione Client/Server
Oggi è uno dei più diffusi sistemi ERP nel mondo per aziende medio-grandi. Si è
trasformata cosi da una piccola impresa regionale in una delle più grandi compagnie a
livello internazionale. Al momento ci sono circa 88000 installazioni nel mondo, 1500
partners, più di 26000 clienti in 120 paesi.
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É inteso cioè come un sistema informativo gestionale integrato, solitamente modulare,
che consente la gestione delle varie problematiche aziendali:
Acquisti
Pianificazione
Magazzino
Controllo
Fatturazione
Produzione
Contabilità Generale
…
SAP è:
multipiattaforma(Windows, Unix)
multidatabase(SQL Server, Oracle, DB2, …)
modulare
aperto all’integrazioni
La figura seguente rappresenta uno schema standard dei maggiori moduli presenti in
SAP R/3 e delle principali correlazioni esistenti tra loro.
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Figura 2: SAP R/3
Essendo al tempo stesso un sistema completamente integrato, i vantaggi derivanti dal
suo utilizzo per tutta la gestione aziendale aumentano in modo più che proporzionale
rispetto al numero di moduli e funzionalità implementate.
Sono però molti i fattori che influenzano la scelta di moduli e funzioni da utilizzare.
Spesso, infatti, le dimensioni e la struttura aziendale (in particolare le tipologie di
prodotto, di processo e di mercato) condizionano pesantemente queste decisioni, anche
se in ogni caso spetta poi al Management fare le scelte definitive relativamente a questo
ambito. I moduli principali si possono classificare in quattro categorie: Logistica,
Contabilità, Risorse umane e Funzioni applicative:
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I. Logistica
Il modulo Materials Management (MM): comprende tutte le funzioni della
Logistica generale riguardanti la gestione dei materiali all’interno dell’azienda, dalla loro
acquisizione(attraverso il Purchasing), alla loro movimentazione interna (grazie al
Warehouse Management), allo stoccaggio (attraverso l’Inventory Management), fino alla
gestione di Servizi post-vendita (grazie all’External Service Management). Un ulteriore
aspetto significativo è indubbiamente l’introduzione in questo nuovo sistema della
gestione dei dati anagrafici
Il modulo Plant Maintenance (PM): controlla la manutenzione della fabbrica
regolando la possibilità di gestire con SAP R/3 la pianificazione della manutenzione
preventiva con diverse strategie e modalità
Il modulo Production Planning (PP): responsabile di quella fondamentale
parte della Logistica che è la Produzione, implementandone tutta la gestione(dalla
pianificazione al controllo della stessa). Per questo motivo contiene tutti i dati anagrafici
relativi alle risorse impegnate in quest’area, come per esempio le anagrafiche del
materiale
Il modulo Sales & Distribution (SD): consente la gestione delle vendite e della
distribuzione dei prodotti finiti ai clienti.
Il modulo Quality Management (QM): è preposto al controllo della “Qualità
Aziendale” sotto diversi punti di vista (sia generale che integrando diversi moduli quali
MM, PP, SD e CO)
Il modulo di Logistics General (LO): integra la produzione e distribuzione di
funzioni per i moduli SD, PP , MM , PM e QM
II. Contabilità
Il modulo Controlling o Management Accounting (CO): tratta il
monitoraggio dei costi aziendali, da quelli pianificati a quelli effettivi
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Il modulo Financial Accounting (FI): si occupa di tutta la gestione finanziaria
e fiscale dell’impresa. É certamente il modulo SAP più standardizzato a livello di
Software, perché contiene un range di funzioni che corrisponde ai bisogni di diverse
aziende nei differenti paesi d’appartenenza; spesso quindi il modulo FI è
automaticamente configurato, al momento dell’installazione, in conseguenza della
specifica nazione. Questo modulo è l’argomento principale di questa tesi e lo
approfondiremo nel capitolo successivo
Il modulo Project System (PS): si occupa della gestione completa dei progetti in
un’impresa. Per progetto s’intende un processo che impegna diverse persone
provenienti da diverse aree aziendali per un periodo di tempo limitato e generalmente
predefinito.
Il modulo Tresaury (TR): controlla la liquidità dell’azienda, assicurandone
sempre un minimo necessario per poter far fronte ai propri impegni di pagamento,
monitorando i flussi di cassa in entrata e in uscita
La funzione Investment Management (IM): è di supporto al “Management”
aziendale, che consente di monitorare i budget relativi agli investimenti multipli e le
misure degli investimenti singoli dallo studio di fattibilità all’esecuzione.
III. Risorse Umane
Il modulo Personnel Administration & Payroll Accounting (PA): gestisce le
risorse umane all’interno dell’azienda (dall’assunzione al monitoraggio della carriera di
ogni dipendente)
Il modulo Personnel Planning & Development (PD): contiene al suo interno,
una serie di sotto-funzioni. In ogni caso riferite alla gestione e pianificazione di alcune
loro attività, quali la definizione di un piano di Training, la prenotazione di sale, la
formulazione di gruppi di lavoro, etc
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IV. Funzioni Applicative
Business Workflow (WF): questo modulo si occupa
dell’ottimizzazione del flusso del lavoro
SAPoffice: questo modulo consente agli utenti di
ricevere messaggi via e-mail da parte del sistema.
Industry Solutions (IS): Industry Solutions uniscono
moduli di R/3 con soluzioni settoriali specifiche
Un’ulteriore classificazione, molto più semplice e snella, può essere fatta tra moduli
orizzontali e verticali. I primi sono quei moduli utilizzabili da tutte le aziende:
FI – Financial Accounting
CO – Controlling
I moduli verticali invece sono specifici per tipologia d’azienda:
PP – Production Planning
MM – Materials Management
SD – Sales and Distribution
AM – Fixed Assets Management
PS – Project System
IM – Investment management
WF – Work Flow
IS – Industry Solutions
HR – Human Resources
PM – Plant Maintenance
QM – Quality Management
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Tutti i moduli di SAP sono quindi progettati per condividere informazioni e creare
automaticamente transazioni basate su vari processi di business.
1.3 SAP E LA CATENA DEL VALORE
SAP, la catena del valore e l’analisi dei processi di business
Il sistema SAP è una piattaforma di gestione di processi e di attività aziendali, che da un
lato segue la sequenza di operazioni dei diversi processi di business, dall’altro aggancia al
processo stesso la struttura organizzativa, i ruoli, le funzioni svolte, le competenze e gli
skill. La figura che segue rappresenta in modo schematico una catena del valore,
articolata in fasi relativa ad una generica azienda manifatturiera. Tali fasi sono
rappresentate tramite frecce. Le fasi sono raggruppate in grandi aree di attività segnalate
tramite i riquadri in alto: Approvvigionamento, Trasformazione,Distribuzione. Le fasi
inoltre hanno il supporto di specifici moduli SAP, rappresentati tramite dei tondi scuri e
collegati alle fasi di interesse tramite linee.
Figura 3 : Catena del Valore e moduli Sap
Approvvigionamento Trasformazione Distribuzione
Fornitore Gestione
Magazzino
Produzione Prodotti
Finiti
Cliente
MM PP QM SD FI C
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Analisi del supporto dei moduli SAP nei processi di business:
Di seguito vengono analizzati alcuni tipici processi di business aziendali per evidenziare
come SAP viene utilizzato nel corso della attività aziendale. E’ possibile ricostruire una
sequenza di macroprocessi che si snodano nel flusso di INPUT-TRASFORMAZIONE-
OUTPUT. Si potrà meglio comprendere come in ognuno di questi passaggi il sistema
gestisca tipologie e parti di transazioni attraverso i suoi moduli.
Detti moduli appoggiano e interagiscono su una unica base di dati integrata, assicurando
ad ogni utente l’univocità e l’aggiornamento degli stessi. Ciò è possibile grazie ad una
copertura totale ed una gestione integrata dei processi di business.
SAP offre una larga scelta di regole e di modelli di business in grado di adattarsi alle
esigenze di vari tipi di impresa. Per contro, può essere utile, utilizzando tali regole e
modelli, perseguire obiettivi di riorganizzazione di impresa, di unificazione di strategie,
di controllo ed integrazione dei cicli operativi principali Approvvigionamento,
trasformazione e vendita) con il versante amministrativo (contabilità e controllo).
La copertura offerta da SAP si estende anche alle aree relative alla manutenzione
impianti (modulo PM: manutenzione impianti, plant maintenance), all’assistenza post-
vendita (moduli SD e QM) e alla gestione delle commesse (PS). Questi moduli non sono
evidenziati nella figura precedente.
Il processo relativo all’approvvigionamento
Il processo d’Approvvigionamento ad esempio con il modulo MM si interviene
prevalentemente nella prima fase del processo, all’atto della scelta tra diversi fornitori e
dell’emissione dell’ordine.
Il processo relativo alle vendite
Nel processo di vendita è il modulo SD-Sales and Distribution ad intervenire in maniera
prevalente.Il responsabile delle vendite verifica in tempo reale la disponibilità del
prodotto e in quale magazzino è reperibile. Ha la possibilità anche di controllare dati
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relativi al Cliente, quali la solvibilità e il limite massimo di importo dell’ordine. Se
l’ordine è confermato, esso viene trasmesso alla logistica ed evaso. Allo stesso tempo
l’informazione passa alla sezione amministrativa per emettere documenti contabili come
la fattura e la bolla d’accompagnamento. La fattura è inserita tra i dati (moduli FI e CO)
che andranno a costituire i bilanci, e ad aggiornare le informazioni di controllo di
gestione e di analisi contabile
Il processo relativo alla produzione
Lo stesso ordine può attivare un processo di business relativo alla produzione
comprendente l’elaborazione di un piano di produzione (modulo PP) organizzato per
tipologia di prodotti, per lotti, per disponibilità di materie prime e il controllo di qualità
in tutte le aree della catena Logistica(modulo QM).
I moduli PP-SOP, PP-MP, PP-MRP implementano rispettivamente la funzione di
pianificazione delle vendite, pianificazione della produzione e pianificazione dei
fabbisogni.
Il processo di gestione delle risorse umane
Il modulo HR per la gestione e l’organizzazione del personale. In esso si possono
seguire le funzionalità principali sviluppate dal sistema e l’interazione con altri moduli
come FI.
Analisi di dettaglio del processo di approvvigionamento
Nelle sezioni che seguono viene svolta una analisi dettagliata di un processo chiave nella
gestione di una azienda: il processo di Approvvigionamento. La complessità di questo
processo deriva dalle esigenze di supportare la ricerca, selezione e valutazione delle fonti
di approvvigionamento, e contemporaneamente definire le politiche aziendali nei
confronti dei fornitori e stabilire le procedure per l’emissione e il controllo dell’evasione
degli ordini. Gli obiettivi sono di assicurare l’economicità della gestione degli acquisti, e
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la correttezza nei comportamenti procedurali,assicurando nel contempo la continuità dei
cicli di lavorazione.
Parametri fondamentali per la definizione del processo di approvvigionamento
Il processo di approvvigionamento si articola in diverse forme a seconda delle scelte
effettuate rispetto ai parametri qui sotto elencati.
1. Tipologie di beni e/o servizi:
- Beni diretti (materie prime e semilavorati).
- Beni indiretti (macchinari).
- Beni strumentali (fotocopie, carrelli).
- Beni di consumo (cancelleria).
- Servizi (Consulenza tecnica, organizzativa).
2. Quantità e unità di misura dell’ordinativo:
- A lotti (costanti /variabili).
- A unità.
- A valore, a tempo, a obiettivo (tipicamente per consulenze, servizi).
3. Tipologie di ordine (strettamente correlate ai punti 3 e 4):
- Puntuale.
- Per piano di consegna.
4. Tipologie di contratto:
- Quadro.
- A valore /a quantità.
5. Modalità di fornitura:
- Pianificata (rispetto a tempo/quantità).
- Non pianificata (JIT: Just In Time, cioè a flusso continuo).
- Una tantum (per necessità puntuali).
6. Origine della richiesta d’acquisto:
- Livello operativo (impiegato, addetto alla lavorazione).
- Responsabile di reparto.
- Ufficio acquisti.
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7. Modalità di selezione del fornitore:
- Bando di gara.
- Trattativa privata.
- Preselezionato in una rosa di fornitori.
8. Modalità di pagamento:
- All’ordine.
- Alla consegna.
- Alla fattura.
- A saldo periodico.
1.4 LIMITI E RISCHI DEI SISTEMI ERP
L’introduzione di un pacchetto Erp è per l’impresa una scelta strategica non solo per la
rilevanza dell’investimento – nel caso di una grande impresa l’insieme dei costi di
hardware, software e consulenza puo’ superare la decina di migliardi – ma anche per la
non facile reversibilita’ della scelta stessa.
La configurazione e l’installazione di un pacchetto ERP possono infatti durare anche
oltre un anno e richiedere l’abbandono pressoche’ totale degli applicativi
precedentemente utilizzati.
Proprio per queste caratteristiche di elevato investimento e limitata reversibilita’ ,
l’adozione di un pacchetto ERP va attentamente considerata nei suoi impatti di breve e
lungo periodo. L’introduzione in azienda di un sistema ERP va attentamente considerata
nei suoi imapatti di breve e lungo periodo. L’introduzione in azienda di un sistema ERP,
a fronte di notevoli potenzialita’, non e’ infatti priva di limiti e rischi.
Nel breve periodo il limite principale dei sistemi ERP e’ legato alla loro effettiva
capacita’ di adattarsi al modo di lavorare dell’impresa. I package ERP, infatti, operano
sulla base di modelli di business predefiniti che possono essre solo parzialmente in linea
con il modo di lavorare dell’impresa e finire per iriidire i processi operativi. Il rischio e’
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che si verifichi una situazione in cui non e’ il sistema informativo a modellarsi alle
necessita’ dell’imresa, ma l’impresa che, per poter lavorare, si adegua alle specifiche e alle
procedure del sistema ERP (Davemport,1998). Quando si verificano simili conflitti tra
obbiettivi dell’impresa e funzionalita’ del sistema informativo, difficilmente i progetti di
implementazione di questi applicativi riescono a raggiungere i risultati attesi e ancora più
difficilmente riescono a rispettare i costi e i tempi di installazione previsti. Per questo i
produttori di software ERP stanno investendo molto per realizzare paccheti più flessibili
e meno vincolanti, offerendo una serie di applicazioni preconfigurate di settore (template)
in cui l’impresa utente riesce a ripecchiare le proprie necessita’ e’ il proprio modo di
lavorare meglio di quanto poteva fare con sistema ERP generico. Ad esempio SAP ha
realizzato personalizzazioni di settore (industry solutions) per ampio spettro di business:
dalle imprese produttrici di beni largo consumo alle societa’ di ingegneria.
Parte dei problemi di adattamento del software alle necessita’ operative dell’impresa non
e’ dovuta tanto alle caratteristiche tecniche del programma quanto alle modalita’ con cui
il pacchetto ERP e’ stato introdotto in azienda. Per risolvere queste difficolta’
applicative le principali software house e e più grandi societa’ di consulenza (da
Accenture a Kpmg) hanno investito sullo sviluppo di efficaci metodologie di
implementazione. E’ questo, ad esempio, il caso di ASAP, una metodologia per
l’introduzione rapida di SAP in azienda applicata da numerose imprese, riscendo a
contenere il tempo medio di implementazione del pacchetto in 6-8 mesi e secondo
ultimi dati anche in meno tempo.
In questi casi l’impresa limita la fase di analisi sulla configurazione esistente dei propri
processi aziendali, definisce precise regole per la gestione del progetto e delle
autorizzazioni e soprattutto cerca di attenersi in maniera abbastanz astretta al Business
Model di settore preposto da SAP.
Nel lungo periodo il rischio principale e’ legato al fatto che, con l’adozione di un
pacchetto ERP, l’impresa rinuncia all’utilizzo di un software gestionale proprietario,
sviluppato internamente o commissionato ad una software house sulla base delle proprie
specifiche.
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