136
tracciabilità, l'identificazione, ottenibile mediante un collegamento con le
componenti che sono alla fonte.
In termini grafici questo può essere rappresentato come segue:
Schema: Tracciabilità interna: processo di cascata
La fusione interessa efficacemente la combinazione delle componenti o
degli ingredienti che concorrono a formare un nuovo prodotto il quale, dal
punto di vista della tracciabilità, richiede una nuova identità collegata agli
ingredienti da cui è stata prodotta. La scelta del supporto di dati e dei
contrassegni usati nelle modalità interne dell'identificazione dipenderà dalla
struttura e dalle funzioni operative dei processi in questione.
Si possono presentare due possibili tipi di fusione, a seconda del modo di
incorporazione degli ingredienti.
Schema: Tracciabilità interna: processo di fusione
ID1mbID1mp
1
IDx..mp..
y
IDx..mb..
y
IDp[1mp1….x..mp..y] –
Prodotto misto con un’unica
identità legato ai lotti
elementari tramite fusione.
Processo
IDpp [1mb1….x..mb..y] –
Prodotto processato con un’unica
identità, legato ai passi o ingredienti
iniziali.
ID1
ID1
ID1 ID1 ID1
ID1
ID1 ID1 ID1 ID1
Separazione del lotto di
origine in lotti legati con le
stesse caratteristiche
originali
Segmentazione del lotto
originale in lotti legati ad un
segmento dell’origine
Lotto di produzione o
segmentazione
attraverso lotti misti o
prodotti misti.
ID1
ID1m
ID1m
p1
IDn…
x
137
Nel caso più semplice, in cui non ci dovessero essere processi continui o
riprocessamenti, l’obiettivo di un’analisi di tracciabilità di processo sarebbe
quello di identificare il prodotto terminato collegandolo a tutti i lotti degli
ingredienti che lo hanno composto, tramite procedure interne e la creazione
di legami tra lotto prodotto finale e lotti componenti.
Ad esempio, per un prodotto formato da X componenti:
FORMULA INTERNA
.
.
.
Se il ciclo tecnologico fosse lineare l’analisi di tracciabilità interna sarebbe
circoscritta alla corretta identificazione dei lotti in ingresso e alla
registrazione di questi lotti e, passo – chiave, alla creazione di un legame
tra lotto di prodotto terminato e i vari lotti in ingresso.
In molti casi è difficile risalire all’esatto momento di incorporazione di una
componente o al passaggio da una fase alla seguente del processo.
Quando il processo è continuo, senza interruzioni evidenti, oppure quando
non è possibile distinguere sub processi all’interno di quello principale,
aumenta il grado di incertezza nello studio delle componenti aggiunte al
processo. In questo caso si richiede la definizione di “Lotti virtuali” di
prodotto, che includano l’alimentazione del processo e il tempo produttivo;
inoltre per i fini di tracciabilità potranno essere necessarie scelte legate al
grado di efficienza del sistema di rilevazione e controllo dei dati di
produzione.
Nella pagina seguente è riportato il caso di un processo (o sub processo)
continuo, nel quale occorre studiare una corretta definizione del lotto.
COMPONENTE 1
LOTTO A
COMPONENTE 3
LOTTO X
COMPONENTE 2
LOTTO C
COMPONENTE 4
LOTTO Y
COMPONENTE X
LOTTO Z
PRODOTTO FINALE
LOTTO: DATA_SCADENZA
LINK CON I LOTTI
A,C,X,Y, .. Z
138
Schema: Tracciabilità interna: processo continuo
Nel capitolo 5.2.2 è stata inclusa nell’analisi la parte di immagazzinamento
direttamente collegata alla ricezione della merce e al suo trasferimento nei
magazzini satellite; dunque l’analisi prosegue con lo studio del processo
produttivo e dei documenti che lo controllano, al fine di tracciare le varie
fasi, inclusa l’incorporazione delle componenti nel processo produttivo.
Lo schema del presente capitolo sarà il seguente:
- studio del processo di gestione della produzione;
- ruolo delle analisi di laboratorio nella tracciabilità interna;
- analisi dell’informazione associata alla produzione;
- analisi dei casi di riprocessamento della produzione;
- analisi dell’informazione relativa all’invasamento;
- definizione dei documenti chiave per la tracciabilità interna.
5.2.4.1 Studio del processo di gestione della produzione
A partire dalle necessità di prodotto terminato, richieste dall’Area di
Pianificazione di Logistica, il Dipartimento di Invasamento elabora un
Piano Settimanale di Invasamento.
Tenendo conto delle necessità di invasamento e dello stock di birra
presente nei tini sotto pressione, viene elaborato il Piano Settimanale di
Produzione, che è composto dai seguenti documenti:
- numero di Cotture previste;
- travasi di mosto previsti a fermentazione
- previsioni relative ai Filtraggi.
Il numero di Cotture si stabilisce con il fine di mantenere lo stock
sufficiente nei tini, affinché la birra abbia i disposizione i giorni di
maturazione necessari, indicati dagli standard.
ID1mb1 IDx..mb..y
Processo continuo
Tempo
ID2mb1 ID2x..mb.2.
IDn..mb IDnx..mb.2n.
Lotto in uscita del
prodotto o processo:
unico IDpp1
[IDmb1….ID2x..mb..2y], con
componenti che
potrebbero sovrapporsii
al lotto precedente e
seguente; la forma del
lotto stabilisce il
legamee con il
processo di origine o
con gli ingredienti.
139
È comunque conveniente una comparazione delle necessità reali con le
necessità che indica il sistema di pianificazione presente in SAP,
specialmente se si presentasse una deviazione molto alta tra i due valori.
A partire da questo piano settimanale di Produzione si generano i restanti
piani: il
- Piano settimanale di Cotture
- Il piano di travaso di mosto a fermentazione
- Piano di Filtraggio.
Nel caso di imprevisti i Piani si possono modificare durante la settimana ai
quali si riferiscono, anche se si dovrebbe rispettarli il più possibile,
operando una opportuna analisi precedentemente alla stesura del piano.
Si può indicare come segue il processo di gestione della produzione:
Nella pagina seguente è presentato un esempio di un piano settimanale di
cottura.
Come si può vedere, le settimane sono suddivise per numero, ed ogni
cottura di mosto è numerata sequenzialmente; questo numero viene
riazzerato ogni anno. Quindi, accanto al numero di cottura andrà sempre
associato l’anno al quale ci si riferisce.
La “dimensione” di una cottura sarà determinata dalla capacità del tino di
fermentazione che dovrà accogliere il mosto: normalmente in ogni cottura
si producono 600 hl di mosto nella fabbrica di Santa Cruz e 400 hl nella
fabbrica di Las Palmas; questa quantità può variare per esigenze di
pianificazione della produzione, anche se normalmente nelle cotture si
predispone la quantità in funzione del tino di fermentazione di
destinazione.
Stock nei tini di
maturazione
Uscite dai tini
maturazione
Entrate previste
tini maturazione
Piano settimanale
di Cottura
Piano settimanale
travasi mosto a
fermentaz
Piano di
Filtraggio
Piano
settimanale di
Produzione
Programma
settimanale di
cottura
Piano
settimanale di
invasamento
Logistica:
necessità prodotto
terminato
140
Accanto al numero di cottura compare il numero di Ordine, che ogni
settimana si riazzera. Normalmente in una settimana vi sono dai 12 ai 20
ordini di cottura.
COMPAÑÍA Hoja 1 de 1
CERVECERA DE PROGRAMA SEMANAL DE COCIMIENTO
CANARIAS,S.A. SEMANA
14
ORDEN Nº DE
COCCIÓN TIPO DE CERVEZA CARGA GRANO LÚPULO HLS MOSTO
MALTA MALTA CAR. EXTRACTO PELLETS CALIENTE
0 0 0
1º 166 E-INFUC 10900 0 1 7 642
2º 167 E-INFUC 10800 0 1 7 642
3º 168 E-INFUC 10800 0 1 7 642
0 0 0
0 0 0
4º 169 P-INFUC 9700 50 5 3 642
5º 170 P-INFUC 9700 50 5 3 642
6º 171 P-INFUC 9700 50 5 3 642
0 0 0
0 0 0
0 0 0
7º 172 E-INFUC 10800 0 1 7 642
8º 173 E-INFUC 10800 0 1 7 642
9º 174 E-INFUC 10800 0 1 7 642
0 0 0
0 0 0
0 0 0
10º 175 E-INFUC 10800 0 1 7 642
11º 176 E-INFUC 10800 0 1 7 642
12º 177 E-INFUC 10800 0 1 7 642
13º 178 P-INFUC 9700 50 5 3 642
0 0 0
0 0 0
0 0 0
In conclusione si può notare come la gestione della produzione sia
effettuata attrraverso il monitoraggio dello stock di prodotto presente e
della previsione di vendite e che porti alla stesura di un Piano settimanale
di cottura. È fondamentale sottolineare come la gestione della produzione
avvenga estrapolando i dati del Sistema SAP, ma utilizzando poi un
sistema indipendente, che ha come base per identificare il lancio di una
produzione il numero di cottura.
Si entrerà ora nel dettaglio dell’informazione che gestisce il processo di
produzione, partendo dall’analisi delle aree che raccolgono i dati e dalle
loro funzioni.
141
5.2.4.2 Ruolo delle analisi di laboratorio nella tracciabilità interna
Ogni operazione riguardante i processi di produzione ed invasamento di
Birra è gestita congiuntamente dall’Area di Produzione e dall’Area di
Controllo di Qualità. I compiti di queste due aree sono complementari.
- Produzione controlla le quantità di componenti utilizzate, le dosificazioni,
ed alcuni parametri di produzione fondamentali quali la temperatura, il PH
e l’estratto. Inoltre gli interventi di pulizia degli impianti e delle tubazioni
sono svolte dall’Area di Produzione e registrate in appositi moduli.
I documenti presenti nella fase di Produzione sono numerosi e si adattano
alle modifiche che periodicamente si apportano ai processi.
Nel paragrafo 5.2.4.6 saranno indicati i documenti presenti nell’Area di
Produzione e si indicheranno criteri nella scelta dei documenti contenenti
informazioni di tracciabilità interna.
- Controllo di Qualità, nei passaggi di fase analizza una serie di parametri
del mosto o della birra. Gli obiettivi di questi controlli di qualità sono:
- motivi di sicurezza: poter fermare una produzione difettosa nella fase
in cui si evidenzia il danno, in modo da conoscerne la causa ed evitare
un mescolamento con altri prodotti regolari.
- esigenze di qualità: valutare la qualità del prodotto e quindi aiutare
Produzione in scelte specifiche quali miscelazioni, riprocessamenti.
Durante il Processo di produzione ed Invasamento, si possono identificare i
documenti complilati da Controllo di Qualità, come indicato nel seguente
schema:
Cottura Fermentazione Maturazione Filtraggio
1) Documento “Cocimiento”: al termine delle cotture viene analizzato il
mosto, riferendosi al numero di cottura ed analizzandole separatamente.
2) Documento “Fermentación”: al termine del periodo di fermentazione si
analizzano i parametri della birra fermentata. Si riportano il numero di tino
di fermentazione ed il numero delle cotture confluite a quel tino.
3) Documento “Bodegas”: il giorno anteriore al filtraggio, si analizzano i
parametri della birra giunta al termine della maturazione pronta per essere
filtrata. Si riporta il numero di tino di maturazione.
Invasamento
1 2 3 4 5
142
4) Documento “Cerveza en tanques de presión”: giornalmente si analizza
lo stato della birra presente nei tini sotto pressione e pronta per essere
invasata. Si riporta il numero di tino sotto pressione.
5) Documento “Cerveza envasada”: durante l’invasamento, si estraggono
campioni di birra per analizzarli. Si riportano il numero di tino sotto
pressione e l’istante (ora e minuti) dell’estrazione del campione.
Se la traccia di un processo può essere effettuata attraverso i documenti
dell’area di Produzione, le analisi sono un documento da registrare ai fini
della rintracciabilità: infatti nella ricerca delle cause di un problema ad un
prodotto terminato, non ci si può limitare all’identificazione delle
componenti entrate nel processo e all’archiviazione delle corrispondenti
analisi (tema affrontato nell’analisi di tracciabilità ascendente): gli stessi
semilavorati creati potrebbero avere parametri fuori norma e l’unico
documento che gestisca la qualità dei semilavorati è costituito dalle analisi
di laboratorio. Schematizzando, si può affermare quanto segue:
È importante fin d’ora affermare che le analisi non rappresentano una
garanzia che tutti i passi precedenti siano corretti e che quindi anche le
componenti incorporate non abbiano problemi: non si analizzano tutti i
parametri (sarebbe impossibile); si pensi al caso di presenza di pesticidi nel
malto: il problema non sarebbe rilevato dalle analisi sui semilavorati, ma
andrebbe identificato il silo di malto contenente il lotto difettoso attraverso
le informazioni di tracciabilità diell’area di produzione. Quindi le analisi
sui semilavorati, non garantendo sempre l’idoneità delle componenti, non
possono annullare l’identificazione delle componenti e la registrazione dei
dati di tracciabilità, ma rappresentano una garanzia della qualità della
produzione interna. I documenti indicati sopra sono archiviati dall’Area di
Controllo di qualità ed andranno collegati ai documenti dell’Area di
produzione, affinchè, in caso di problema in un prodotto terminato, sia
possibile una rintracciabilità congiunta ed unica dei registri di tracciabilità:
i due sistemi dovranno essere coordinati e dialogare, utilizzando lo stesso
sistema di riferimento: nel capitolo 5.3.3 si implementerà il sistema di
tracciabilità interna tenendo conto di questi aspetti.
Documenti area
Produzione
Documenti area
Controllo
Qualità
Rintracciabilità componenti
Tracciabilità del processo
Analisi componenti
Analisi semilavorati
Tracc. ascendente
Tracc. interna
143
5.2.4.3 Analisi dell’informazione associata alla produzione
L’informazione legata alla gestione ed attuazione dei piani di produzione
viene introdotta dai responsabili di produzione nella rete interna per essere
consultata da ogni Area interessata. Come illustrato nel Capitolo 4, tutta
l’Area di produzione è gestita sia attraverso un sistema di documentazione
interna che attraverso il sistema SAP. In particolare, gli incaricati alle varie
fasi di produzione aggiornano gli schemi di lavorazione lungo le varie fasi.
Lo schema logico che unisce le varie modalità di immagazzinamento e di
gestione dell’informazione è il seguente:
Vediamo una analisi dell’informazione parallela che si genera tra il sistema
interno di gestione della produzione e la notifica della produzione che
avviene in SAP.
Applichiamo questa analisi alla fase della Cottura, per vedere quello che
avviene nella normale gestione delle informazioni di questa prima fase del
processo di Produzione.
1) Documenti interni di produzione.
Durante la cottura, l’addetto controlla le varie fasi del processo, aziona al
momento opportuno le varie valvole, introduce quando richiesto il luppolo
ed i sali; la gestione di tutti i passi delle varie fasi di produzione avviene
attraverso il sistema automatico di controllo della produzione BRAUMAT,
presentato nel capitolo 4.
Riprendiamo i vari passi della cottura, descritti nel capitolo 3.1.2 e anche
nel caitolo 5.2.1 attraverso diagrammi di flusso illustranti fedelmente le
operazioni.
Il sistema Braumat offre una schermata di dati e visuale ad ogni passo della
cottura. Nel dettaglio l’operatore lavorerà con le seguenti schermate: [...]
1 Documenti di
produzione
compilati in
itinere dagli
addetti
Processo:
Produzione
Dati del sistema
di controllo della
Produzione
BRAUMAT
2 Introduzione
in SAP dei dati
di produzione
3 Documenti di
controllo qualità
sui processi e
impianti
Analisi sui
semilavorati
di produzione
198
[...] - Il lotto di ricevimento costituisce un registro chiave per chiudere il
processo di approvvigionamento: tramite questo numero infatti si aggiorna
l’ordine di acquisto e si associa ogni componente con le informazioni
relative alla sua ricezione. L’IRA non ha solo questa funzione: il lotto di
ricevimento è il primo registro di tracciabilità per le componenti che viene
generato internamente: in questa ottica il lotto di ricevimento è da
considerarsi il primo registro per una corretta tracciabilità interna.
Nello schema seguente viene illustrato quanto appena detto:
Tracc Tracc
interna interna
fornitore impresa
Tracciabilità discendnete fornitore Tracciabilità acscendente impresa
Da quanto illustrato si può affermare come il lotto di produzione del
fornitore non possa perdersi lungo tutte le fasi interne dell’impresa, dalla
ricezione fino all’incorporazione della componente nel processo.
Riguardo al lotto di ricevimento, si è descritto come esso non abbia una
corrispondenza biunivoca con il lotto di produzione, e come a volte questo
codice costituisca un’informazione più precisa del lotto di produzione, in
quanto differenzia temporalmente gli invii. Occorre approfondire lo studio
del lotto di ricevimento, per vedere le operazioni inter – aziendali e con il
fornitore che utilizzino questo codice.
Le operazioni effettuate tramite il lotto di ricevimento sono le seguenti:
- gestione interna di magazzino: monitoraggio ricezioni
- comunicazione al fornitore dell’avvenuta ricezione
- procedure di comunicazione magazzino – controllo di qualità.
Da quanto presentato risulta chiaro che in un’ottica di controllo delle
procedure interne il lotto di ricevimento rappresenti il più chiaro
riferimento che è attribuito ad una componente movimentata.
FORNITORE IMPRESA
LOTTO DI
PRODUZIONE
LOTTO DI
TRASFERIMENTO:
- LOTTO PRODUZIONE
- Accompagnamento
- Fattura
- Doc trasporto
LOTTO DI
RICEVIMENTO
LOTTO DI
CONSEGNA
PRODOTTO
TERMINATO
ARCHIVIAZIONE
NEI SISTEMI
INTERNI DEL
LOTTO DI
TRASFERIMENTO
199
Si conclude che ai fini della tracciabilità ascendente entrambi questi lotti
rappresentino informazioni chiave, che devono essere registrate e
collegate:
- nel caso in cui il problema risiedesse nel fornitore, l’informazione chiave
risiede nel lotto di produzione del fornitore, da comunicare attraverso il
lotto di trasferimento. Il lotto di produzione del fornitore costituisce
dunque l’informazione primaria per la tracciabilità ascendente.
- nella ricerca di possibili cause interne di problema, l’informazione di
tracciabilità fondamentale, oltre al lotto del produttore, diventa il lotto di
ricevimento, specialmente nei casi di bassa rotazione dei lotti di
produzione che il fornitore invia.
5.3.1.5 Revisione del processo informativo nell’approvvigionamento
Dopo aver visto come il lotto di produzione del fornitore costituisca
l’informazione fondamentale di tracciabilità ascendente, e dopo aver
studiato le funzioni del lotto di trasferimento e del lotto di ricevimento, si
dovrà implementare un sistema di tracciabilità che favorisca la visibilità
del lotto di produzione del fornitore lungo tutte le fasi interne, dalla
ricezione fino all’effettivo utilizzo del lotto nel processo di produzione o di
invasamento.
Un altro obiettivo è quello di determinare il lotto di trasferimento e le
procedure per la sua registrazione nel sistema.
In ogni caso, a qualsiasi lotto ci si riferisca, sarà necessaria una univocità
nell’identificazione del lotto in ingresso.
Per soddisfare a queste esigenze, stati messi a punto diversi accorgimenti
ed alcune modifiche alle operazioni usuali che gestivano la tracciabilità
ascendente.
- Lotto di produzione e lotto di ricevimento
-- Univocità nell’assegnazione del lotto di produzione.
La necessità di garantire la visibilità del lotto di produzione del fornitore
lungo le varie fasi interne, ha portato alla conclusione che l’identificazione
del lotto del produttore dovesse seguire fisicamente le merci dal
momento della ricezione, lungo tutte le fasi intermedie interne. Questo
anche nei casi in cui il lotto del produttore non comparisse nelle singole
unità di consumo.
-- Responsabili dell’identificazione e registrazione della merce in ingresso.
Tra le varie aree aziendali, quella del magazzino generale dispone della
maggior parte delle documentazioni relative alle merci. Inoltre gli attori
operanti all’interno del magazzino generale, rispetto a quelli dell’area di
produzione, hanno una maggior conoscenza diretta dei fornitori e delle
200
modalità di ricezione delle merci. Per questo motivo, è opportuno che i
responsabili della corretta identificazione delle merci in ingresso siano gli
addetti al magazzino.
-- Modalità di registrazione dei lotti in ingresso.
Nel paragrafo si è visto come al momento dell’ingresso di una
componente, vi si applicassero le etichette di riconoscimento, gialla se il
materiale deve essere sottoposto a ricezione qualitativa, verde nel caso
della sola ricezione quantitativa. In questa etichetta si inseriva la data di
ingresso ed il numero di lotto di ricevimento (I.R.A.). Dovendo associare
ad ogni unità logistica in ingresso anche il numero di lotto, ed essendo
necessaria una identificazione univoca ed inequivocabile, si è adattato il
formato delle etichette aggiungendovi il campo numero di lotto del
produttore (“Lote”): le etichette nuove hanno assunto il seguente formato:
In questo modo il riconoscimento del campo del lotto di produzione
avviene all’atto della ricezione, evitando il controllo dello stesso lungo le
vari fasi di stoccaggio della merce.
-- Precisione nell’ identificazione dei dati di tracciabilità ascendente
L’obiettivo è quello di risalire alla localizzazione di ogni pallet tramite la
loro identificazione. Si pone una etichetta ad ogni pallet, a meno che vi sia
un ingresso di singoli imballaggi secondari o addirittura primari: in tal caso
si arriverà ad etichettare ogni singolo invaso. L’etichetta andrà posizionata
sul pallet o, nel caso di materiali avvolti da film, in posizione visibile.
Il principio da seguire nella quantità di etichette da utilizzare è quello di
calcolare l’unità di trasporto interno tra i magazzini: quasi tutte le merci nei
movimenti interni dei magazzini si trasferiscono attraverso pallets: sarà
sufficiente una etichetta per pallet trasferito; nel caso in cui vengano
trasferiti singoli invasi, o imballaggi secondari in numero inferiore ad un
pallet completo, dovrà esserci almeno un’etichetta per trasferimento:
quindi la stessa andrà duplicata se necessario.
La precisione nell’indicazione del lotto sarà la seguente.
- Componenti di produzione:
unità di identificazione: pallet;
201
lotto: quello indicato nell’etichetta del pallet, con l’indicazione quando
specificato nell’etichetta del numero di pallet.
- Componenti per l’invasamento:
unità di identificazione: pallet;
lotto: in questo caso è sufficiente indicare il campo di lotto, in quanto i dati
presenti nell’etichetta andranno registrati in altra forma, che sarà stabilita
nello studio del sub processo di invasamento.
- Coordinazione dei meccanismi di approvvigionamento tra impresa e fornitore
Si riprenda in esame la tabella presentata nello studio dei flussi informativi
nell’approvvigionamento, nel caso diretto impresa – fornitore.
FASE Evento Documenti generati
- Richiesta preventiva
d’ordine
Documento SAP generato dall’Ufficio
acuisti (v. Par. 5.2.2.1)
1 Ordine
- Emissione dell’ordine Documento SAP generato dall’Ufficio
acuisti (v. Par. 5.2.2.1)
- Avviso di spedizione
Documento(fax o email)contenente:
- Data prevista carico
- Data prevista di arrivo
- Quantità
- Pianificazione trasporto
Documento (fax o email).
L’impresa di trasporti (esterna) è
avvisata dal fornitore con il documento
di Avviso di spedizione. A sua volta è
avvisata CCC con i dati sul trasporto
che sono allegati all’avviso di
spedizione.
2 Avviso di
spedizione
- Preparazione merce per
invio
-Documento di accompagnamento
preparato dal fornitore, contenente:
Numero d’ordine di CCC
Numero documento (INVOICE NUM)
Condizione di consegna
Dati commerciali
Codice prodotto e descrizione
Quantità e lotto consegnato
Data di consegna
- Fattura
- Trasporto
Documento di trasporto, contenente:
- Impresa trasporto
- Matricola mezzo
- Conducente
- Data
- Tipologia e quantità trasportata
- Ricezione
- Procedure di ispezione quantitativa
e, ove necessario, qualitativa.
- Assegnazione numero ingresso IRA
automatica dal sistema SAP
- Conferma della ricezione al fornitore
3 Ricezione –
Aggiornamento
ordine
- Aggiornamento ordine
- Aggiornamento e revisione in SAP
dell’Ordine (v. Par. 5.2.2.3)
202
Generalmente le comunicazioni inter – impresa avvengono attraverso i
documenti di accompagnamento e l’ordine di acquisto. Alcune imprese
indicavano i propri dati di tracciabilità nella fattura, ed in caso di problema
si doveva comunicare il numero di fattura.
Si stanno mettendo a punto meccanismi di automatizzazione del processo
di acquisto, che evitino la dispersione delle fonti dei dati di tracciabilità.
In particolare, a partire dal 2006, con l’entrata in funzione del nuovo
portale My SAP Portals, i fornitori avranno accesso on line al sistema di
Acquisti dell’impresa in SAP. Per soddisfare le esigenze attuali, è stato
messo a punto un sistema di determinazione del lotto di trasferimento che
utilizzazze SAP:
Determinazione ed archiviazione del lotto di trasferimento
Come visto durante l’analisi, la voce di SAP che meglio rispondesse alle
esigenze di tracciabilità ascendente è rappresentata dall’Ordine di Acquisto
(Pedido):
- il numero di Ordine collega l’impresa con il fornitore
- il numero di ordine si attualizza con l’entrata della merce e con il
controllo di qualità al quale essa viene sottoposta.
Nel Pedido non compariva però l’indicazione del lotto di produzione
acquistato. Si è modificato il sistema attuale nel seguente modo:
- Inserimento in SAP del numero di lotto del produttore. Questa
informazione viene aggiunta come un campo di testo in fondo ad ogni
ordine di acquisto.
- Creazione di un lotto di trasferimento: Il lotto di trasferimento si è
ottenuto inserendo nella voce allegati dell’Ordine di Acquisto una copia
dei seguenti documenti:
203
- Fattura commerciale
- Documento di accompagnamento
- Documenti di trasporto
In questo modo si sono riuniti tutti i documenti formanti il lotto di
trasferimento all’interno dell’Ordine di acquisto; questo comporta i
seguenti benefici:
- connessione del lotto di trasferimento con le righe delle entrate
all’interno di un ordine di acquisto: ogni ingresso distinto va a formare un
nuovo lotto di trasferimento.
- visualizzazione globale all’interno di un ordine di acquisto di tutti i lotti
di trasferimento presenti e di quelli previsti.
- velocizzazione nella ricerca dei registri di tracciabilità ascendente: non
dovranno ricercarsi i dati scorrendo registri cartacei o registri divisi per
data di ingresso, bensì il parametro di ricerca è il numero di Ordine o il
Numero di Ricezione della merce.
- Revisione meccanismi di comunicazione interni
Come visto la comunicazione interna tra magazzino e controllo di qualità
avveniva al di fuori del sistema SAP, precisamente attraverso email
riportanti tutti i dati dell’ordine e dei lotti in attesa di ispezione.
Si è rivisto questo meccanismo, permettendo l’utilizzazione del sistema
SAP da parte del laboratorio, per consentire la visualizzazione aggiornata
dei materiali da analizzare.
Il percorso in SAP che è stato revisionato è il seguente:
Controlling -> KSBB Carpetas de inf. CO -> Reporting Técnica ->
Informes Control Calidad -> Entradas pendientes de aprobar por QA.
Seguendo questo percorso, in SAP, si arriva all’interrogazione da parte di
Controllo di Qualità di tutti gli ordini in stato “Pendiente de inspección”
(codice 105) e quindi in attesa di essere liberati.
Inserendo la data attuale, compare una lista di tutti i materiali bloccati; le
voci di questa lista sono:
- Materiale
- Codice
- Numero di Ordine
- Quantità
- Lotto del produttore
- Numero di ingresso (I.R.A)
- Data di ingresso
Grazie a questa query, Controllo di Qualità controlla direttamente in SAP
gli ordini da liberare e aggiorna il codice dello stato in seguito ai rispettivi
controlli.
L’email continuerà ad essere utilizzata solo per evidenziare i materiali in
ingresso che necessitano con urgenza di essere liberati.
Ricevi informazioni sui nostri servizi, sulle offerte e non perdere news e consigli su università e lavoro.
