Il documento: nuove tecnologie (documento elettronico e firma digitale)

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sistema un procedimento di rapida archiviazione ed 
elaborazione dati ed aggiungendo un nuovo tipo di documento, 
che chiameremo documento elettronico. 
Fino ad oggi la tecnologia informatica è stata utilizzata ed 
intesa come uno strumento utile per la gestione di dati e, 
principalmente, come mezzo finalizzato alla facilitazione della 
produzione di documenti cartacei. Ci si accorge, invece, che il 
contesto legislativo vigente amplia l'utilizzo della scienza 
informatica con una vera e propria innovazione nel mondo 
dell'attività giuridica, che dal regno storico della carta passa al 
moderno universo del documento elettronico. 
Qualsiasi atto giuridico o probatorio viene scritto e 
conservato in archivi elettronici: si pensi ai processi penali dove le 
testimonianze vengono riportate su supporti audiovisivi, con 
enormi vantaggi sia di tempo, sia di esame della prova. 
Ma anche ai privati è concessa la possibilità di trarre 
vantaggio dal sistema informatico, eliminando ogni documento 
cartaceo dallo studio, mediante l'archiviazione dati su supporto 
ottico e creando unicamente documenti elettronici. 
Nel cercare di fornire una definizione di documento 
elettronico e nel cercare di stabilire quale sia il valore giuridico di  
 3
tale documento, dobbiamo tener presenti due interessi talora 
contrapposti: 
a) la necessità di permettere la più efficace e la più vasta 
utilizzazione dei nuovi mezzi offerti dalla tecnologia; 
b) la necessità di tutelare adeguatamente la fiducia degli operatori 
economici, e più in generale, di tutti i cittadini, nei nuovi 
documenti e nella loro sicurezza. 
 
Propedeutica alla nozione del documento elettronico è quella 
di documento in senso generale e, quindi, per individuare se al 
documento elettronico è attribuibile valore giuridico è necessario 
prendere le mosse da quelli che sono i requisiti fondamentali del 
documento tradizionale: il documento cartaceo. 
 4
1. IL DOCUMENTO CARTACEO 
 
L'ordinamento giuridico, come è noto, prende in 
considerazione l'attività di documentazione a causa della sua 
importanza sociale e ne detta la disciplina sotto diversi profili
1
. 
Innanzitutto disciplina le varie specie di documenti, la loro 
formazione, la loro efficacia quali mezzi di prova e, talvolta, come 
condizione di validità degli atti giuridici; mediante le norme penali 
prevede e punisce i reati di falso e tutela la pubblica fede, ossia la 
fiducia di ciascuno nella genuinità, autenticità e veridicità dei 
documenti e, quindi, nella loro efficacia. 
In secondo luogo l'ordinamento detta una serie di norme per 
la conservazione dei documenti di particolare importanza e per la 
tenuta degli appositi archivi; si tratta di norme desunte 
sostanzialmente dalle regole dell'archivistica. 
In terzo luogo l'ordinamento prevede una serie di istituti 
diretti a rendere possibile la conoscenza delle situazioni giuridiche 
rappresentate dai documenti da parte del maggior numero di 
persone, come la notificazione, la pubblicazione, la pubblicità; e  
                                                          
1
 GIANNANTONIO E., Introduzione all’informatica giuridica, Giuffrè, 1984, 
335. 
 
 5
prevede, ancora, il diritto da parte degli interessati di 
utilizzare i documenti stessi attraverso l'istituto dell'esibizione o il 
dovere della Pubblica Amministrazione di fornire, a coloro che lo 
richiedono, i documenti idonei a costituire pubbliche certezze, 
come le copie, gli estratti e i certificati. 
Tuttavia, nonostante una così ampia disciplina delle varie 
specie dei documenti e dei vari aspetti dell'attività di 
documentazione, l'ordinamento non definisce il documento in 
generale; è la dottrina che, pur se in epoca relativamente recente, 
si è preoccupata di analizzare natura e funzione del documento. 
Nell'insegnamento di CARNELUTTI
2
, prendendo le mosse dallo 
stesso significato letterale della parola "documento", indicante 
"ciò che serve ad insegnare" (dal latino docere ), si asserisce che il 
documento è ciò che fa conoscere un fatto. 
Tre elementi caratterizzano il documento: la materia, il 
mezzo ed il contenuto. Per quanto concerne i primi due elementi, 
bisogna notare come sia il legislatore che la dottrina tendano ad 
identificare il documento in generale con il documento scritto 
cartaceo, in cui la "materia" da cui il documento è formato è la 
carta e il "mezzo" con cui è rappresentato il fatto che si vuol  
                                                          
2
 CARNELUTTI F., voce “Documento”, in Noviss. Digesto, VI, UTET, 
Torino, 1975, 86; per documento l’Autore intende “qualunque cosa idonea alla 
rappresentazione di un fatto”. 
 6
documentare è la scrittura.  
Quanto al "contenuto", qualsiasi fatto può essere oggetto di 
rappresentazione documentale; se il fatto oggetto della 
documentazione ha rilevanza giuridica si avrà un documento 
giuridico, altrimenti si avrà un documento storico. 
Più recentemente non tanto in senso critico, quanto in senso 
evolutivo rispetto alla teoria carneluttiana (a sua volta debitrice del 
Croce), la dottrina ha affinato la definizione con l'aggiunta di 
ulteriori elementi: anzitutto il documento non è soltanto una res, 
una cosa, ma una cosa che abbia subito l'intervento umano, frutto 
cioè di un processo artificiale di documentazione volto a conferire 
al documento portata rappresentativa: si tratta quindi di una res 
signata
3
 la cui funzione è rendere disponibile il messaggio che ne 
costituisce il contenuto rappresentativo, realizzando così 
l'interesse dell'autore a far conoscere e del destinatario a 
conoscere. 
È necessario, naturalmente, che la generalità di coloro ai 
quali ci si rivolge sia in grado di percepire la rappresentazione 
oggetto del documento in quanto dotata ( o comunque in grado di 
dotarsi) di un codice intellettuale di lettura. Ancora più evidente 
risulta tale rilievo se operiamo un confronto tra quelli che 
consideriamo documenti in senso stretto (in particolare l'atto  
                                                          
3
 IRTI N., Sul concetto giuridico di documento, in Riv. trim. dir. e proc. civ., 
1969, 502. 
 7
pubblico e la scrittura privata) e le taglie o tacche di 
contrassegno di cui all'art. 2713 c.c.: i primi possiedono la loro 
capacità rappresentativa dal momento che i segni su di essi 
impressi corrispondono ad un codice semantico di generale 
accettazione sociale; le seconde invece, prive di segni di analogo 
rilievo, assolvono alla loro funzione rappresentativa soltanto in 
base ad un accordo tra le parti e necessariamente al loro interno.  
Oltre ad essere leggibile e non volatile (in quanto 
rappresentato su un supporto materiale) il documento deve 
possedere l'ulteriore caratteristica dell'"imputabilità". 
Negli ordinamenti moderni si ritiene che la paternità del 
documento sia assicurata dalla sottoscrizione (è il caso, nel nostro 
ordinamento, dell'art. 2702 c.c. il quale dispone che "la scrittura 
privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza 
delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale 
la scrittura è stata prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero 
se questa è legalmente considerata come riconosciuta"): autore del 
documento, infatti, è considerato colui nei cui confronti si 
producono gli effetti giuridici della documentazione
4
, vale a dire il 
soggetto che ha reso la dichiarazione, il quale si appropria di ciò  
                                                          
4
 PATTI S., Prova documentale, in Commentario del Cod. Civ. Scialoja-Branca 
(a cura di GALGANO F.), Libro VI, Zanichelli, Bologna, 1996, 17. 
 8
che è stato documentato attraverso la sottoscrizione, un 
segno con il quale si vuole garantire la riconoscibilità della 
corrispondenza all'originale
5
. 
La sottoscrizione, infatti, è l'apposizione autografa del 
proprio nome in calce al documento di cui si vuole assumere la 
paternità e si presume che sia unica per ogni individuo, quindi 
difficile da riprodurre o comunque non modificabile e non 
riutilizzabile in quanto legata indissolubilmente al supporto. 
Mentre l'autografia della sottoscrizione è normale, 
l'autografia dell'intero documento è eccezionale (vedasi il caso del 
testamento olografo - art. 602 c.c. - in cui la richiesta legislativa 
dell'autografia dell'intero documento vale a sostituire le forme 
solenni normalmente richieste per il testamento, in favore della 
massima libertà del testatore). Risulta pertanto agevole risalire ai 
motivi per i quali, trattandosi in sostanza di un mezzo di prova 
dell'autore del documento
6
, non vi sono ostacoli di ordine logico a 
concepire strumenti alternativi alla sottoscrizione stessa (ad 
esempio, l'ordinamento attribuisce rilevanza ad un concorso di  
                                                          
5
 COMOGLIO L. P., La firma come prova per contrassegno, in Trattato di 
diritto privato (diretto da RESCIGNO P.), vol. XIX, I, UTET, Torino, 1985, 
269. 
6
 ANGELICI C., Documentazione e documento, in Enciclopedia giuridica 
“Treccani”, vol. XI, I, 5. 
 9
circostanze, indicate nell'art. 2705 c.c., per il telegramma).  
Quanto poi alla "data", che indica il tempo di formazione del 
documento e quindi quello dell'atto in esso rappresentato, 
normalmente essa è elemento essenziale del documento, ma nulla 
vieta che si sia in presenza di documento giuridicamente rilevante 
(in quanto scrittura privata) anche in assenza di data, la quale, se 
necessaria da un punto di vista giuridico, potrà essere dedotta 
aliunde; in ossequio al principio di conservazione degli atti 
giuridici, infatti, la giurisprudenza ammette che, tra le parti, la 
prova della data possa essere fornita con tutti i mezzi offerti dalla 
legge
7
 (rispetto ai terzi, invece, all'art. 2704 c.c. la legge limita 
l'opponibilità della scrittura privata, utilizzando criteri diversi a 
volte non collegati al momento di effettiva formazione della 
scrittura)
8
. Diverso discorso vale per il particolare documento che 
è l'atto pubblico, per il quale la data rappresenta indubbiamente 
elemento indispensabile.  
Sembra dunque possibile affermare che le caratteristiche 
essenziali del documento e, al tempo stesso, gli interessi tutelati 
dal documento siano la capacità di supportare i messaggi  
                                                          
7
 Cass., 15 giugno 1964, n. 1513, in Foro it., Rep. 1964, voce Scrittura (atti 
pubblici, atti privati e copie), n. 23. 
8
 PATTI S., op. cit., 9. 
 10
(leggibilità) in modo persistente (non volatilità), la certezza 
dell'autore e della data e soprattutto la certezza che il messaggio 
raggiunga il o i destinatari finali. 
In ultima analisi, quindi, si richiede che il documento sia 
"genuino" e "sicuro": la genuinità importa che il documento non 
deve aver subito alterazioni, mentre la sicurezza è tanto più 
rilevante quanto più sia facile scoprire l'alterazione e quindi 
ricostituire il testo originario. 
 11
2. IL DOCUMENTO ELETTRONICO NELLA 
LEGISLAZIONE VIGENTE 
 
2.1 Il documento amministrativo 
 
Il settore della nostra società che ha visto maggiormente 
applicare l'informatica, fin dalle sue prime apparizioni nel nostro 
Paese, è stato quello della Pubblica Amministrazione; è proprio 
nell' ambito della documentazione amministrativa infatti che il 
documento elettronico ha avuto i maggiori riconoscimenti. 
La legge del 7 agosto 1990, n. 241, recante Nuove norme in 
materia di procedimenti amministrativi e di diritto di accesso ai 
documenti amministrativi, all'art. 22, adotta una nozione 
estremamente ampia di documento amministrativo: "È considerato 
documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, 
fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie 
del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche 
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività 
amministrativa"
9
. 
Del resto questa legge è stata preceduta da significative  
                                                          
9
Definizione ripresa nell'art. 25 della legge 30 aprile 1991, n. 10 della Regione 
Sicilia e nell'art. 23 della legge 6 giugno 1991, n. 8 della Regione Liguria. 
 12
innovazioni quali quella contenuta nell'art. 6 del decreto del 
Presidente del Consiglio dei Ministri 15/02/1989 in materia di 
automazione nelle amministrazioni pubbliche, ove si afferma che 
"la documentazione amministrativa delle amministrazioni 
pubbliche è redatta in modo da permettere la memorizzazione e la 
ricerca con procedure automatizzate". 
Inoltre l'art. 15 quinquies, della legge n. 38 del 28/02/1990, 
di conversione del d.l. 28 dicembre 1989, n. 415 recante Norme 
urgenti in materia di finanza locale, ha permesso di superare 
l'ostacolo principale all'efficacia probatoria di tale 
documentazione, costituito dalla mancanza di firma autografa da 
parte del pubblico funzionario sul documento prodotto 
dall'elaboratore elettronico, disponendo che "le amministrazioni 
comunali possono avvalersi di sistemi automatizzati per il rilascio 
diretto al richiedente delle certificazioni d'anagrafe e di stato 
civile, garantendo comunque l'assolvimento di ogni imposta o 
diritto sugli stessi atti emessi. A tal fine è ammesso sostituire la 
firma autografa dell'ufficiale d'anagrafe o di stato civile con quella 
in formato grafico del sindaco o dell'assessore delegato, apposta al 
momento dell'emissione automatica del certificato. I certificati 
così emessi sono validi ad ogni effetto di legge, qualora 
l'originalità degli stessi sia garantita da sistemi che non ne  
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consentano la fotoriproduzione per copie identiche, come 
l'utilizzo di fogli filigranati o di timbri a secco. Il sistema 
utilizzato deve essere approvato con decreto del Ministro di 
Grazia e Giustizia". 
Per gli atti degli enti locali è da tempo vigente una 
disposizione che autorizza "l'emanazione di atti amministrativi 
mediante sistemi informatici", nei quali la firma autografa "è 
sostituita dalla indicazione a stampa" ed il documento " è valido 
fino a querela di falso" (art. 6 quater del d.l. 12/01/1991, n. 6, 
recante Disposizioni urgenti in favore degli enti locali per il 1991, 
introdotto dalla legge di conversione n. 80 del 15/03/1991).  
Più recentemente l'art. 3 del decreto legislativo n.39 del 
03/02/1993, ha espressamente sancito che "gli atti amministrativi 
adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma 
predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati". La stessa 
norma aggiunge che "nell'ambito delle pubbliche amministrazioni 
l'immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la 
trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi 
informatici o telematici, nonché l'emanazione di atti 
amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere 
accompagnate dall'indicazione della fonte e del responsabile 
dell'immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per  
 14
la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista 
l'apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita 
dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema 
automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile". 
Con questa disposizione viene esteso a tutte le 
amministrazioni pubbliche quanto disposto per gli enti locali dal 
già citato art. 6 quater d.l. 12/01/1991, n. 6, convertito con 
modificazioni dalla legge 15/03/1991, n. 80
10
. Ultimamente, 
infine, con la legge 15/03/1997, n. 59 (legge Bassanini)
11
 intitolata 
Delega al governo per il conferimento di funzioni e compiti alle 
regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica 
Amministrazione e per la semplificazione amministrativa, all'art. 
15, comma 2, è stato affermato che "gli atti, dati e documenti 
formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti 
informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, 
nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti 
informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge".  
Con l'espressione atto amministrativo elettronico  si possono 
intendere due concetti: 
                                                          
10
Già da tempo gruppi di lavoro presso la Presidenza del consiglio dei Ministri, 
dipartimento per la funzione pubblica e dipartimento per le Politiche 
Comunitarie premevano per il riconoscimento della validità giuridica dell'atto 
in forma elettronica, ma si è dovuto attendere il d.lgs. 39/93 perché tali sforzi 
fossero coronati da successo. 
11
Pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 17 marzo 1997, n. 63. 
 15
a) l'atto amministrativo elaborato dal computer; 
b) l'atto amministrativo in forma elettronica. 
L'atto amministrativo ad elaborazione elettronica può essere 
totalmente predisposto dal computer o invece parzialmente 
dall'uomo. Esso rappresenta il risultato di un sistema informativo 
che, collegando norme e dati, predispone un provvedimento che 
altrimenti sarebbe stato il frutto di riscontri e valutazioni vincolate 
da parte di un funzionario. In caso di esistenza di discrezionalità la 
predisposizione elettronica si ferma di fronte ad essa, offrendo al 
funzionario un atto parzialmente predisposto, da completare con la 
valutazione discrezionale. 
Certamente, ove si verta in materie in cui l'autorità pubblica 
amministrativa sia dotata di poteri assolutamente arbitrari e non 
controllabili né ex ante  né ex post , come sono, ad esempio, i 
giudizi estetici, l'interpretazione del diritto, oppure le decisioni 
politiche che molto spesso organi della P.A. sono autorizzati 
apprendere, questioni di automazione non si pongono neanche (si 
pensi, ad esempio, a certi poteri prefettizi, ministeriali e 
governativi: il conferimento di alte cariche , proroghe e 
congelamento dell'esecutività degli sfratti, determinazione politica 
dei prezzi, ecc.).  
L'atto ad elaborazione elettronica non è una novità degli