Il Performance Management applicato in sanità: adattamento del Cruscotto Direzionale Multidimensionale (CDM) al Centro di Salute Mentale di Olbia

Per la definizione del CDM Integrato (Cruscotto Direzionale Multidimensionale), prima della scelta degli indicatori si è proceduto con la fusione dei contenuti delle schede BSC e CDM, pertanto la struttura che ne deriva è la seguente:
- Il CDM Integrato, partendo dalla definizione della Vision dell’Unità Operativa CSM Olbia, si apre con la descrizione delle caratteristiche epidemiologiche di contesto, corrispondenti all’Area I del CDM originario.
Si sottolinea che, nella successiva applicazione del modello, i dati relativi alle caratteristiche epidemiologiche sono descritti indistintamente per il biennio 2018 – 2019, senza specifiche di raffronto, poiché per mancanza dei dati relativi alle effettive prese in carico al 2018 non è stato possibile scindere un’annualità dall’altra.
Successivamente, viene descritta nel dettaglio l’Area II Core, del CDM, la quale si compone della Prospettiva Economico Finanziaria, secondo la logica della BSC, che si concentra in particolare sull’Attività Clinica Territoriale Ambulatoriale e Domiciliare, attraverso l'utilizzo di indicatori di produttività relativi alle prestazioni maggiormente effettuate.
Si prosegue, sempre in Area Core, con l’analisi della Prospettiva dei Clienti e la Prospettiva dei Processi Interni, elementi specifici di analisi della BSC. Relativamente all’attività ambulatoriale, viene analizzata l’efficacia del CSM Olbia, attraverso la descrizione del fabbisogno e della capacità assistenziale dell’U.O., e l’efficienza, attraverso la descrizione della produttività del personale relativamente alle prestazioni che rilevano con maggiore incidenza sul servizio.
Per la successiva applicazione del CDM, i dati relativi a fabbisogno e capacità assistenziale, oltre alle prestazioni erogate nel CSM Olbia, sono relativi al biennio 2018 – 2019.
Infine, si chiude con la descrizione dell’Area III, relativa al Capitale Organizzativo del CDM, corrispondente alla Prospettiva di Innovazione e Crescita della BSC.
Una volta definita la struttura dello strumento di valutazione, si è proceduto con la scelta degli indicatori per il CDM Integrato, ripartiti come segue.
Nell’Area I, relativa alle caratteristiche epidemiologiche del contesto esterno, gli indicatori scelti riguardano l'incidenza del servizio, ossia il tasso standardizzato di pazienti che effettuano primo contatto al servizio, la prevalenza trattata dal servizio, ossia il tasso standardizzato di pazienti con almeno un contatto nell'anno di riferimento, e il tasso di utenza in carico, ossia il tasso standardizzato di pazienti con almeno un contatto nell'anno di riferimento.

Nel corso dell'applicazione i tassi sono stati confrontati con la realtà nazionale e regionale sulla base del Rapporto SISM 2017.
L’Area II, definita Core, comprende la Prospettiva Economico Finanziaria, la Prospettiva Clienti e la Prospettiva processi Interni, in linea con lo schema della BSC.
La Prospettiva Economico Finanziaria è rappresentata dall’attività clinica territoriale, suddivisa in ambulatoriale e residenziale.
Rispetto all’attività clinica ambulatoriale, gli indicatori scelti riguardano le prestazioni con maggiore incidenza sull’operato dell’equipe CSM, ossia quelle erogate dal personale medico ed infermieristico; per tali prestazioni, la produttività è stata suddivisa fra il personale medico, per il quale sono analizzate le prestazioni domiciliari, le prime visite e consulenze, le visite urgenti ed i colloqui, ed il personale infermieristico, per il quale sono analizzate le prestazioni domiciliari, le domiciliari effettuate congiuntamente con i medici, le domiciliari effettuate con OTA e/o Ausiliaria, ed infine le somministrazioni di terapia in fiala.
Relativamente all’attività residenziale, in stretta connessione con la prospettiva economico finanziaria, a fronte dell’obiettivo di ridurre la spesa, l’indicatore scelto è il rapporto fra la spesa dell’U.O. CSM Olbia per inserimenti presso strutture residenziali e tetto di spesa assegnato dall’ATS; la scelta è dovuta alla significatività della spesa che tali inserimenti comporta, in relazione alla quale si assiste spesso ad un notevole sforamento del budget assegnato. Per tale ragione ci si pone l’obiettivo di una riduzione del 20%.
Per poter raggiungere questo obiettivo è fondamentale avere particolare cura nella scelta degli indicatori relativi alle prospettive relative ai clienti ed ai processi produttivi interni all’Unità Operativa analizzata.
La Prospettiva dei Clienti descrive l’attività ambulatoriale, per la quale gli indicatori scelti sono l’indice di attività clinica territoriale, riguardante le visite ambulatoriali svolte presso il CSM Olbia, e l’indice di attività domiciliare, inerente agli accessi domiciliari.
Inoltre, fanno parte della Prospettiva Clienti gli indicatori relativi al fabbisogno assistenziale territoriale ed alla capacità assistenziale a fronte del fabbisogno, con rapporto percentuale tra fabbisogno e capacità.
Sono stati, infine, eseguiti confronti con la realtà nazionale, sulla base dei dati forniti dal Rapporto SISM 2017.
Per concludere l’analisi della prospettiva Clienti, l’analisi pone l’accento sulla progettazione condivisa con le agenzie esterne sul territorio e la progettazione di risocializzazione destinata ai pazienti.
Relativamente all’obiettivo di ridefinire una progettualità condivisa con agenzie esterne sul territorio, sono stati scelti quali indicatori il numero di tavoli tematici PLUS ai quali il CSM partecipa attivamente ed il numero di protocolli d’intesa condivisi con i servizi sociali territoriali.
Per quanto concerne la risocializzazione ed i progetti di impegno sociale da promuovere sul territorio, gli indicatori scelti riguardano le convenzioni attive con il terzo settore (ONLUS) ed i progetti di impegno sociale da attivare ai sensi della L.R. 20/97 relativa alle persone affette da patologia psichiatrica ad andamento cronico.
Riguardo ai Processi Interni, relativamente all’obiettivo di miglioramento della comunicazione interna e dell’engagement, l’indicatore scelto è l’attivazione di un percorso di supervisione esterna, con durata annuale e rinnovabile; si prevede, al fine di rilevare la soddisfazione interna del personale CSM, la somministrazione di questionari individuali a cadenza semestrale, a cura del supervisore esterno.

A corredo degli indicatori di cui sopra, si è scelto di operare anche per il miglioramento del coordinamento fra agenzie interne al DSMD Zona Nord ma operanti nel Distretto Socio-Sanitario di Olbia (nello specifico, Centro Salute Mentale, Unità Operativa Neuropsichiatria Infanzia e Adolescenza, Servizio Dipendenze, Servizio Psichiatrico Diagnosi e Cura di Olbia), raggiungibile attraverso l’attivazione di protocolli ed istruzioni operative condivisi. Ciò per far sì che l’ambito di comunicazione interna sia monitorato sotto ogni aspetto.
Relativamente all’Area III, riguardante il capitale organizzativo e la prospettiva dell’innovazione e crescita, per migliorare il livello di performance del personale sia sul fronte della formazione professionale che rispetto all’utilizzo del sistema di rilevazione e monitoraggio delle prestazioni professionali, gli indicatori scelti sono l’indice di formazione del personale, misurato attraverso il numero di crediti formativi acquisiti annualmente da ciascun operatore, e il numero di dipendenti che utilizzano la piattaforma informatizzata.
Tali indicatori sono necessari per aumentare il senso di consapevolezza degli operatori rispetto al proprio livello di conoscenza del servizio in cui operano.
Infine, rispetto alla formazione ed innovazione, gli indicatori scelti sono l’indice di aggiornamento del personale e l’indice di informatizzazione, strettamente connessi agli obiettivi contenuti nella BSC nella prospettiva di innovazione e crescita.
Dalla fusione di BSC e CDM si è ottenuto il modello CDM Integrato, organizzato in tabelle suddivise per area tematica; le aree sono, a loro volta, suddivise in prospettive, le quali si compongono di obiettivi ed indicatori di riferimento. Lo schema complessivo viene illustrato di seguito.