La rete intranet come metafora organizzativa. Riprogettazione della rete intranet dellʼInpdap

Oggi le reti intranet si sono evolute, al punto tale che ormai è possibile parlare di “nuovi standard”, plasmate, come detto poc’anzi, dall’influenza del web 2.0. Un’intranet moderna dovrebbe conservare quindi il proprio impianto tradizionale di “portale” che eroga servizi ed integra informazioni, ma dovrebbe cambiarne la logica per seguire i giusti trend, ossia delle linee di principio generate dalle best practice a livello mondiale, che permettono di lanciare progetti innovativi all’interno delle organizzazioni.
Perché ridefinire la rete intranet? La risposta è più semplice della sua applicazione: per far interiorizzare i valori e rendere il personale veramente coinvolto, generando quel senso di appartenenza che solo una comunicazione orizzontale può creare.
Si possono suggerire due interventi sulla rete intranet, uno più soft ed uno più hard. L’approccio soft è particolarmente indicato per le intranet meno vincolate alla propria piattaforma, mentre l’approccio hard può essere implementato per intranet poco predisposte all’utilizzo di moduli aggiuntivi oppure nel caso se ne voglia realizzare una nuova. Entrambi gli approcci si basano su alcuni punti ritenuti fondamentali:

Profilo utente: Consiste nello sfruttare le singole utenze, evolvendo la classica rubrica telefonica in qualcosa di unico, così che ogni contenuto prodotto possa essere collegato ad una “persona”.
Basta solo questo per passare da una logica di appartenenza dipartimentale ad una logica incentrata sulle persone. Ogni informazione così potrebbe essere “taggata” da chi la produce, oltre che categorizzata e classificata, generare una folksonomia facilitando la ricerca delle informazioni.

Partecipazione: La rete intranet non ha il solo scopo di informare il personale, ma nell’ottica moderna, di coinvolgerlo, permettendogli di costruire conoscenza e condivisione. La partecipazione può essere raggiunta solo con l’apertura e per farlo non servono costosi investimenti, ma è sufficiente dare la possibilità di commentare le notizie (logica ormai che ci ha abituato con la presenza dei blog), rendere ogni informazione votabile per monitorare come i dipendenti la giudicano, così da far emergere le informazioni e rendere moduli e modulistica facilmente accessibili per le Risorse Umane.

Feedback diretto: É fondamentale il feedback diretto con gli amministratori o lo staff che gestisce la rete ed è sconsigliabile porre delle barriere, anche delle semplici richieste d’informazioni, segnalazioni inerenti funzionalità, in tal modo mancanze o lacune possono trasformarsi in forum dedicati oppure essere convertite in FAQ.

Personal home page: Le intranet di nuova generazione sono fortemente caratterizzabili, ad esempio si possono avere box che contengono link personalizzati, oppure si possono selezionare le informazioni da vedere all’interno dei box, meglio definiti come portlet, scegliendo un set di argomenti possibili. Tra le tante funzionalità disponibili si deve sicuramente segnalare la possibilità d’iscrizione a categorie di notizie o informazioni, la notifica delle ultime novità e l’associazione di tag alla documentazione, novità di sezione o argomenti forum.

Comportamenti emergenti: Nelle intranet tradizionali le informazioni vengono disposte in modo tale da evidenziare esclusivamente le notizie rilevanti decise dagli amministratori.
La nuova logica deve essere quella di evidenziare anche i comportamenti emergenti legati ai contenuti, non solo le ultime notizie. Bisognerebbe mettere altrettanto in risalto anche gli ggiornamenti più letti e commentati così come i moduli più scaricati. In questo modo si risparmierebbero dei click all’utente e si sfrutterebbe l’intelligenza collettiva.

Long tail: Bisogna cambiare prospettiva, non più “poche cose per tutti”, bensì moltissime cose per gruppi e colleghi. Deve essere semplice creare gruppi di lavoro, spazi documentali condivisi, aree profilate dedicate a piccoli team. In questo modo l’intranet può diventare una vera e propria piattaforma SAAS (Software As A Service) che consenta in autonomia la generazione di contenuti e l’utilizzo di strumenti collaborativi in mano ai singoli team. Il grande e il piccolo, il generale e il particolare, convivono nello stesso spazio mettendo a fattor comune tecnologie e funzionalità.

Analizzando l’intranet dell’Inpdap quello che occorre è un approccio hard a causa di una piattaforma fortemente rigida che non lascia respiro per l’inserimento di moduli aggiuntivi. Per prima cosa occorre ridefinire l’inventario dei contenuti, non perché l’attuale sia da buttare via, ma semplicemente perché è possibile crearne uno nuovo che presenti caratteristiche UCD (User Centred Design).
Caratteristiche quindi che siano centrate sugli utenti e non imposte dall’alto (es. dirigenza, dipartimenti, uffici centrali).

Purtroppo spesso le alte sfere dirigenziali commettono l’errore di avere una prospettiva troppo centrata sull’Istituzione, decidendo loro i contenuti più adatti per i propri dipendenti, con il risultato di realizzare ad esempio un’intranet di scarso interesse. Sarebbe più corretto organizzare i contenuti in home page in modo mirato, lasciando agli utenti la possibilità di organizzare una parte del template con propri portlet, in modo da permettergli di accedere ad un portale personalizzato ed adattato a contenuti che rispondano alle loro esigenze.
Meglio non “esplodere” in homepage tutti i livelli di navigazione esistenti, perché alla fine dovrà essere l’utente a dover scegliere i propri percorsi, si corre il rischio di disorientarlo ed incoraggiarlo ad abbandonare il portale aziendale. Non tutti gli utenti infatti desiderano trovare gli stessi link in prima pagina, hanno le medesime esigenze di modulistica oppure hanno bisogno di consultare le stesse normative, che naturalmente variano a seconda del proprio settore di appartenenza, della propria situazione contributiva, oppure partecipano agli stessi progetti. Una progettazione inizia prima di tutto con il nuovo inventario dei contenuti.