Aspetti contabili delle Risorse Umane in azienda

Il rapporto di lavoro, così come viene costituito, ha anche un suo corso e infine una sua estinzione. Durante queste fasi vengono richiesti numerosi adempimenti amministrativi e contabili riguardanti il rapporto dell'azienda col lavoratore e con gli enti previdenziali, la cosiddetta "contabilità del personale", della quale si occupano particolari soggetti individuati dalla legge come consulenti del lavoro, dottori commercialisti, ragionieri, datori di lavoro ecc. In particolare la contabilità del personale consiste:

-nella tenuta della documentazione obbligatoria prevista dalla normativa sul lavoro subordinato;

-il conteggio delle retribuzioni, dei contributi sociali e degli oneri fiscali connessi al rapporto di lavoro subordinato;

-la gestione dei rapporti con i dipendenti, con gli enti previdenziali e assistenziali, con l'amministrazione finanziaria e con le organizzazioni sindacali.

I documenti che l'azienda deve ricevere dal lavoratore al momento dell'assunzione sono: a) la scheda anagrafica professionale rilasciata dal Centro per l'impiego, che dal febbraio 2003 ha sostituito il precedente libretto di lavoro; b) una dichiarazione riguardante le eventuali detrazioni d'imposta che gli spettano; c) la dichiarazione per ottenere l'assegno per il nucleo familiare (ANC), nel caso in cui ne abbia diritto. Altri documenti che possono essere richiesti nel corso del rapporto di lavoro sono quelli relativi ad eventuali permessi, avanzamenti di carriera, ecc. Tra i documenti che il datore di lavoro deve compilare con regolare frequenza e consegnare a ciascun dipendente (esclusi i dirigenti) all'atto della corresponsione della retribuzione vi è il prospetto paga (o cedolino paga o busta paga), nel quale devono essere indicati il nome e il cognome, la qualifica professionale, il periodo di paga cui si riferisce, l'assegno per il nucleo familiare e tutti gli altri elementi che compongono la retribuzione, nonché, distintamente le singole trattenute; tale prospetto deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci.

Per quanto riguarda i libri obbligatori, i datori di lavoro che occupano alle proprie dipendenze persone soggette alle assicurazioni sociali obbligatorie, sono obbligati a tenere:

-il libro unico del lavoro, obbligatorio dal mese di Gennaio 2009;

-il registro degli infortuni;

-il registro delle visite mediche periodiche (solo per quelle aziende soggette all'obbligo delle visite mediche periodiche e preventive).
Il libro unico del lavoro ha sostituito sia il libro matricola che il libro paga percui tali libri non devono più essere utilizzati né aggiornati, tuttavia devono essere conservati per 5 anni dalla data dell'ultima annotazione. Nel libro unico del lavoro si dovranno obbligatoriamente annotare: nome e cognome di tutti i lavoratori subordinati, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, retribuzione base, anzianità di servizio, le relative posizioni assicurative e previdenziali, retribuzioni in denaro e in natura, rimborsi spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate (fiscali, contributive, sindacali, oneri vari, ecc.), detrazioni fiscali, l'ANF e le prestazioni temporanee (malattia, maternità, infortunio, CIG, congedi, ecc.), straordinari e premi, il calendario delle presenze per ogni giorno ( numero di ore di lavoro effettuate con indicazione separata degli straordinari, eventuali assenze, giorni di ferie e riposi); le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate specificatamente. Il libro unico deve essere compilato con i prescritti dati, per ciascun mese, entro il 16 del mese successivo; copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico deve essere consegnata al lavoratore. Sono ammesse tre modalità di tenuta e conservazione del libro unico purchè ogni foglio che lo compone abbia una numerazione sequenziale e purchè sia garantita la consultabilità, l'inalterabilità e integrità dei dati:

-a stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione di ogni pagina e previa vidimazione presso l'INAIL o con numerazione e vidimazione effettuata in sede di stampa del modulo cartaceo da soggetti autorizzati dall'INAIL (tipografie);

-a stampa laser previa autorizzazione da parte dell'INAIL del tracciato utilizzato;

-su supporti magnetici sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati.

Il libro unico del lavoro può essere tenuto presso la sede legale dell'impresa o, alternativamente, presso lo studio del consulente del lavoro o altro professionista abilitato, oppure presso i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese. Inoltre il libro deve essere conservato per la durata di 5 anni dalla data dell'ultima registrazione. L'altro importante libro obbligatorio è il registro degli infortuni: su tale documento devono essere cronologicamente registrati tutti gli infortuni sul lavoro che comportano un'assenza dal lavoro di almeno un giorno escluso quello dell'evento; in particolare contiene: il numero d'ordine, nome, cognome e qualifica professionale dell'infortunato, cause e circostanze dell'infortunio, data di abbandono e ripresa al lavoro, natura e sede della lesione, conseguenze dell'infortunio, giorni d'assenza, percentuale di inabilità permanente. Alla tenuta di tale libro sono obbligati il datore di lavoro e il dirigente che esercitano e dirigono il lavoro anche se l'attività non è soggetta all'assicurazione INAIL. Il libro deve essere rilegato, numerato in ogni sua pagina e, prima di essere messo in uso, vidimato dalla competente ASL. Il registro infortuni va tenuto obbligatoriamente sul posto di lavoro e va conservato per 4 anni dall'ultima registrazione o, se non usato, dalla data della vidimazione. Infine, le aziende che occupano lavoratori da adibire a lavorazioni nocive devono tenere il registro delle visite mediche per registrarvi i risultati delle visite mediche preventive e periodiche cui devono essere assoggettati gli stessi lavoratori; tale registro non è soggetto ad alcuna vidimazione. Il datore di lavoro deve inoltre consegnare al lavoratore, entro il 28 febbraio di ogni anno, il MODELLO CUD, che riepiloga l'ammontare delle retribuzioni che gli sono state corrisposte, il totale delle ritenute previdenziali e fiscali e le detrazioni di imposta applicate. La contabilità del personale comprende anche altri documenti che il datore di lavoro ha l'obbligo di compilare e consegnare all'INPS, all'INAIL, e all'Erario.