Progetto e realizzazione di un sistema per l’archiviazione ottica sostitutiva di documenti informatici

1 - Introduzione Lo sviluppo e la diffusione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) sta velocemente cambiando i caratteri della nostra società. E’ cambiato il modo di lavorare, di comunicare, di documentare e perfino di trascorrere il tempo libero. L’innovazione tecno- logica è un obiettivo primario sia della pubblica amministrazione che delle imprese le quali, per operare con successo su mercati globali, necessitano di servizi pubblici efficienti e facil- mente accessibili. Gli effetti di questo fenomeno sulla produzione documentaria sono decisamente rilevanti. Il computer viene correntemente utilizzato per produrre, trasmettere, ricevere e memorizzare documenti elettronici senza uno schema archivistico normalizzato e con alte percentuali di duplicazione. Inoltre, per ragioni di opportunità o per abitudine, ogni oggetto informativo elettronico viene stampato più volte con conseguente incremento della massa cartacea che si riversa sulle strutture di archivio. Questa situazione, già abbastanza difficile sotto il profilo della gestione dei documenti car- tacei, si è complicata ulteriormente con l’introduzione della firma elettronica. Il computer, da strumento utilizzato per produrre testi da stampare e sottoscrivere con firma autografa, è diventato strumento capace di produrre documenti informatici a valenza giuridica e forza pro- batoria. Pertanto, se ieri l’attivazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti era un opportunità, oggi diventa una necessità. Così come diventa una necessità lo sviluppo di soluzioni di natura archivistica, organizzativa e tecnologica atte a garantire la conservazione nel tempo e la fruizione della memoria digitale. Queste necessità hanno assunto carattere di urgenza con il fiorire di una serie di iniziative volte a rinnovare radicalmente l’operatività degli enti pubblici e delle imprese attraverso l’impiego delle ICT. Si tratta delle nuove aree applicative conosciute con i termini di: • e-Government: utilizzo delle ICT nelle pubbliche amministrazioni che, associato a dei cambiamenti a livello di organizzazione e di capacità del personale, concorre al miglioramento dei servizi pubblici. • e-Procurement: utilizzo delle ICT da parte di un soggetto economico, pubblico o pri- vato, per l’acquisizione di beni e servizi in modalità on-line. 2