Organi di controllo della società quotata: il collegio sindacale

Nel modello tradizionale, il controllo è rappresentato dal collegio sindacale. Il TUF prevede che l'atto costitutivo della società quotata debba stabilire il numero non inferiore a tre sindaci effettivi e il numero non inferiore a due dei sindaci supplenti. Il TUF demanda alla Consob di stabilire  con regolamento, modalità per l’elezione di un sindaco effettivo da parte dei soci di minoranza. Il presidente del collegio sindacale  deve essere nominato dall'assemblea tra i sindaci eletti dalla minoranza il TUF elenca poi le cause di ineleggibilità e di decadenza dei sindaci. In particolare stabilisce che non possono essere eletti sindaci e se eletti decadono dall'ufficio i seguenti soggetti:

1. coloro che si trovano nelle condizioni di  ineleggibilità e decadenza previste dal codice  civile e cioè interdetti, inabilitati e falliti;

2. il coniuge i parenti e gli affini entro il 4 grado degli amministratori della società nonché gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il 4 grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;

3. coloro che sono legati alla società od alle società da questa controllate alle società che la controllano o da quelle sottoposte a comune controllo, ovvero agli amministratori della società da rapporti di lavoro autonomo o subordinato, ovvero da altri rapporti di natura  patrimoniale o professionale  che ne compromettano I’indipendenza.

Il TUF stabilisce poi che con regolamento adottato dal  ministro della giustizia di concerto con il ministro dell’economia e delle finanze, sentiti la Consob, la Banca d'Italia e l'Isvap (ente di vigilanza delle assicurazioni) devono essere stabiliti i requisiti di onorabilità e di professionalità dei membri del collegio sindacale e il difetto dei requisiti determina la scadenza dalla carica. La decadenza di cui si è detto è dichiarata dal consiglio di amministrazione entro 30 giorni dalla nomina o dalla conoscenza del difetto sopravvenuto. In caso di inerzia vi provvede la CONSOB su richiesta di qualsiasi soggetto interessato o qualora abbia avuto notizia dell'esistenza della causa di decadenza. Sempre con riferimento al collegio sindacale il TUF prevede poi limiti al cumulo degli incarichi. In particolare demanda alla CONSOB di stabilire limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo ai sindaci. La CONSOB deve stabilire tali limiti avendo riguardo all’onerosità e alla complessità di ciascun tipo di incarico anche in rapporto alla dimensione della società, al numero e alla dimensione delle imprese incluse nel consolidamento nonché alle estensioni e all'articolazione della sua struttura organizzativa. I componenti del collegio sindacale delle società quotate devono inoltre informare la CONSOB e il pubblico, nei termini e modi prescritti dalla stessa CONSOB, circa gli incarichi di amministrazione e controllo da essa rivestiti. La CONSOB dichiara la decadenza dagli incarichi assunti dopo il raggiungimento del numero massimo previsto da apposito regolamento previsto dalla CONSOB stessa.

Il TUF individua poi i doveri dei sindaci, in particolare stabilisce che il collegio sindacale deve vigilare:

1. sull’osservanza della legge e dell'atto costitutivo;

2. sul rispetto dei principi di concreta amministrazione;

3. sull'adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli aspetti di competenza del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile nonché sull’affidabilità di quest'ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione;

4. sulle modalità di corretta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da società di gestione di mercato regolamentato, associazione di categoria cui la società quotata mediante informativa al pubblico dichiara di attenersi;

5. sull'adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società quotata alle società controllate; 

6. il TUF prevede inoltre che i membri del collegio sindacale debbano assistere alle assemblee ed alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo. I sindaci che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o durante  un esercizio sociale a due adunanze del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo decadono dall’ufficio.

Il TUF stabilisce infine che il collegio sindacale deve comunicare senza indugio alla CONSOB le irregolarità riscontrate nell'attività di vigilanza e deve trasmettere i relativi verbali delle riunioni e degli accertamenti svolti e ogni altra utile documentazione.

Il TUF prevede poi particolari obblighi di informazione. In particolare stabilisce che gli amministratori devono riferire tempestivamente secondo le modalità stabilite dallo statuto e con periodicità almeno trimestrale al collegio sindacale sull'attività svolta e sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziano e patrimoniale effettuate dalla società quotata o dalle società controllate e segnatamente riferiscono sulle operazioni nelle quali essi abbiano un interesse per conto proprio o di terzi o che siano influenzate dal soggetto che esercita l'attività di direzione e coordinamento. Inoltre il collegio sindacale e la società di revisione devono scambiarsi tempestivamente i dati e le informazioni rilevanti per l'espletamento dei rispettivi compiti. Infine il TUF prevede che coloro che sono preposti al controllo interno debbano riferire anche al collegio sindacate di propria iniziativa o su richiesta anche di uno solo dei sindaci. Il TUF individua poi i poteri che fanno capo ai sindaci; in particolare stabilisce che i sindaci possono anche individualmente procedere in qualsiasi momento ad atti di ispezione e di controllo nonché chiedere agli amministratori notizie anche con riferimento a società controllate sull'andamento delle operazioni sociali o su determinati affari, ovvero rivolgere le medesime richieste di informazione direttamente agli organi di amministrazione e controllo delle società controllate. Il collegio sindacale inoltre può scambiare informazioni con  i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai  sistemi di amministrazione e controllo ed all’andamento generale dell'attività sociale. Può altresì, previa comunicazione al presidente del consiglio d’amministrazione, convocare l'assemblea dei soci, il consiglio di amministrazione od il comitato esecutivo, ed avvalersi di dipendenti della  società per l’espletamento delle proprie funzioni. I poteri di convocazione e richiesta di collaborazione possono essere esercitati anche individualmente da ciascun  membro del collegio ad eccezione del potere di convocare l’assemblea dei soci che può essere esercitato da almeno due dei membri. Il TUF precede poi che al fine di valutare l'adeguatezza e l’affidabilità del sistema amministrativo contabile i sindaci sotto la propria responsabilità e a proprie spese possano avvalersi anche individualmente dei propri dipendenti e ausiliari. La società quotata tuttavia può rifiutare agli ausiliari l'accesso a informazioni riservate. Il TUF infine stabilisce che gli accertamenti eseguiti devono risultare dal libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale da tenersi a cura del collegio nella sede della società. Il TUF disciplina poi la denunzia al tribunale di gravi irregolarità. In particolare stabilisce che il collegio sindacale se ha fondato sospetto che gli amministratori in violazione dei loro doveri abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione che possono recare danno alla società o ad una o più società controllate possono denunziare i fatti al tribunale; in tale ipotesi le spese per l'ispezione sono a carico detta società ed il tribunale può revocare anche i soli amministratori. Il TUF in aggiunta prevede che la CONSOB se ha fondato sospetto di gravi irregolarità nell'adempimento dei doveri di vigilanza del collegio sindacale  può denunziate i fatti al tribunale e le spese per l'ispezione sono a carico della società. Il TUF prevede ché il collegio sindacale debba riferire sull'attività di vigilanza svolta e sulle omissioni e sui fatti censurabili rilevati all'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio di esercizio. Inoltre il collegio sindacale può fare proposte all'assemblea in ordine al bilancio e alla sua approvazione nonché alle materie di propria competenza. Il TUF disciplina poi la figura del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari. In particolare stabilisce che lo statuto deve prevedere le modalità di nomina di un dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari previo parere obbligatorio del collegio sindacale. Gli atti e le comunicazioni della società quotata previste dalla legge o diffuse al mercato contenenti informazioni e dati sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della stessa società devono essere accompagnati da una dichiarazione scritta del direttore generale e del dirigente preposto alla relazione dei documenti contabili societari che ne attestano la corrispondenza al vero. Il TUF prevede poi che dirigente predisponga adeguate procedure amministrative e contabili per la redazione del bilancio d'esercizio e ove previsto, del bilancio consolidato nonché di ogni atra comunicazione di carattere finanziario. Al dirigente devono essere conferiti adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei compiti attribuiti. Il TUF prevede poi che gli organi amministrativi delegati e il dirigente  preposto alla redazione  dei documenti contabili societari debbano attestare  con apposita relazione allegata al bilancio d'esercizio ove previsto, al bilancio consolidato l'adeguatezza e l’effettiva applicazione delle procedure adottate nel corso dell'esercizio cui si riferisce il bilancio, nonché la corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e della scritture contabili. Il TUF infine estende le disposizioni che regolano la responsabilità degli amministratori ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari in relazione dei compiti loro spettanti e salve le azioni esercitabili in base al rapporto di lavoro con la società.