Budget delle strutture centrali

Le strutture centrali svolgono tutte le attività di supporto necessarie al più efficiente ed efficace svolgimento del ciclo A-P-V (es: R&S, amministrazione, direzione generale etc) e che presentano caratteri assai diversi da impresa a impresa e tra loro nella stessa impresa.

Ma le loro problematiche di programmazione e di costruzione del relativo budget sono comuni perché:
1. Sono tutti centri di costo → budget contenente obiettivi di costo
2. La loro attività è in prevalenza un lavoro d’ufficio → preponderanti i costi del personale più altri costi molto diversi tra loro (ad es le attrezzature)
3. La loro attività non è programmabile in funzione del volume di produzione-vendita e i costi relativi sono discrezionali e soprattutto vincolati

Ma allora come si costruiscono i budget?
La risposta sta nella logica incrementale e, meglio ancora, nel budget a base zero.

La logica incrementale

A motivo di vari fattori esterni (come la saturazione dei mercati), nel tempo si è assistito a un aumento e/o a un potenziamento delle attività di supporto proprie delle strutture centrali → maggiori risorse assorbite → maggiori costi
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Cruciale è quindi la programmazione e il controllo di tali attività, ma viste le peculiarità dei loro input e output, i budget ad esse relativi dipendono dalle scelte discrezionali e di compromesso → crescita continua e non meditata dei costi di tale attività.

In particolare ci si è ispirati alla logica incrementale i cui momenti significativi sono:

1. Sviluppo di una proposta di budget da parte del responsabile di un centro quale risultato delle seguenti considerazioni:
a. Il livello di spesa dell’anno prima è il dato di base per le attività che non subiranno significative modifiche
b. Detto livello di spesa viene maggiorato in base all’atteso tasso di inflazione. Dopo averlo maggiorato lo si riaggiusta per dimostrare che quel valore è frutto di un’analisi approfondita
c. Il livello di spesa così raggiunto viene incrementato in relazione a nuovi progetti o attività

2. La proposta di budget è negoziata dal responsabile con il suo superiore

N.B: la proposta indica solo le voci di costo con il relativo importo senza indicare le attività da svolgere e il loro output.

Il processo di budgeting si trasforma in un gioco di forze tra:
• Il superiore che è portato a operare “tagli” indiscriminati alle spese (metodo della falce)
• Il responsabile che non ha elementi oggettivi per supportare le sue richieste e che “gonfia” lo stanziamento proposto
↓
Effetti negativi talvolta molto superiori a quelli positivi.

La discutibilità della logica incrementale (le attività svolte negli anni precedenti sono essenziali anche per il futuro e sono e saranno realizzate nella maniera più efficiente ed efficace) ha portato a nuove tecniche di programmazione tra cui il budget a base zero (ZBB).

Lo ZBB

Rimette in discussione le attività svolte al fine di individuare alternative di funzionamento più efficienti e/o efficaci prescindendo da come le attività sono state gestite in passato → ridefinizione dei costi.

Così facendo ogni responsabile deve giustificare integralmente il proprio budget (cioè deve dimostrare perché ha una somma da poter spendere); occorre programmare le attività in quanto sono le “cause” dei costi, e non focalizzarsi solo sui costi; si evita il taglio indiscriminato dei costi senza alcuna modifica delle relative attività (perché spesso il superiore fa dei tagli e se le attività non cambiano si creano attività nuove uguali alle precedenti ma con meno risorse); ogni anno si fa il budget partendo da zero.