Analisi e simulazione di processi aziendali

In questa tesi e’ stata sperimentata una metodologia di analisi che prevede l’acquisizione dei dati di una realtà aziendale non più attraverso una visione funzionale, come avveniva tradizionalmente, ma attraverso la ricostruzione dei processi con cui l’organizzazione consegna i suoi prodotti (o servizi) al cliente, secondo una visione trasversale alle funzioni. Le aziende odierne, infatti, richiedono un’analisi per attività e per processi, al fine di conoscere in che modo viene effettivamente svolto il lavoro e per aumentare il valore del prodotto/servizio secondo la prospettiva del cliente.
La crescente competitività, unitamente alle nuove opportunità offerte dall’informatizzazione sempre più evoluta e a bassi costi, ha provocato il sorgere di una nuova esigenza aziendale. Questa esigenza si traduce nel cercare di ottenere dei miglioramenti sostanziali sui parametri di prestazione, quali il costo, la qualità, il servizio, i tempi di emissione di un prodotto, e ha spinto molti settori a iniziare una fase di riprogettazione dei processi (Business Process Reenginering).
L’enfasi sui processi, tipica del Business Process Reenginering, obbliga l’analista ad utilizzare metodi e tecniche per la rappresentazione e la valutazione delle performance dei processi, in altre parole per la modellazione dei processi di produzione. Durante la fase di ricostruzione e validazione dei processi, l’attenzione viene posta sulle singole attività che li compongono e si cerca di individuare quali risorse siano utilizzate per svolgere le attività e in quale modo (tempi di attesa, tempi di utilizzo e costi) vengano sfruttate.
Spesso l'analisi della situazione attuale e l’osservazione del comportamento del sistema non sono sufficienti per supportare il decision-making.
Per procedere con la pianificazione delle strategie decisionali dell’azienda oltre alle informazioni acquisite nella fase precedente è necessaria un'analisi «what-if».
L’analisi «what-if» consiste nel valutare le prestazioni di un sistema reale in particolari condizioni ipotizzate, ma non immediatamente attuabili in breve tempo e a bassi costi: essa è un elemento prezioso per il management in quanto consente di ottenere con semplicità le previsioni sugli andamenti futuri delle variabili aziendali più significative. L’obiettivo finale dell’analisi è quello di trovare delle condizioni ottimali per il sistema, in cui vi sia la migliore allocazione possibile delle risorse ed un costo di processo minimo. Essa è realizzabile attraverso numerose tecniche, tra le quali i modelli matematici e la simulazione di processi.
I modelli matematici, basati su tecniche di ottimizzazione, si stanno diffondendo come validi strumenti per la pianificazione strategica e possono essere integrati nei sistemi informativi per l'elaborazione di dati aziendali.
La definizione di modelli di simulazione prevede l’analisi «what-if», poiché consente di modificare senza problemi i parametri impostati per l’esecuzione.
Per lo svolgimento di questa tesi è stata scelta la metodologia M*Complex, che guida il progettista durante l’analisi di un’azienda o di un settore in una visione per processi. La metodologia è stata applicata per ricostruire il processo degli acquisti presso la CIOV (Commissione Istituti Ospitalieri Valdesi), in particolare presso l’Ospedale di Torre Pellice e per evidenziare i punti critici del sistema. Questa tesi rientra in un progetto di ristrutturazione dell’intera azienda, che ha coinvolto processi amministrativi e sanitari. In particolare per i processi sanitari è stata richiesta la consulenza dell’Andersen Consulting e, anche se non trattata in specifico nella tesi, l’esperienza vissuta con l’Andersen ha portato ad una migliore consapevolezza del livello raggiunto dalla metodologia, proposta dal Dipartimento di Informatica di Torino, che, invece, è stata utilizzata per il processo degli acquisti qui analizzato.
L’obiettivo dell’analisi è quello di migliorare i tempi di emissione, fatturazione e pagamento degli ordini, e, in generale, di migliorare l’efficienza del sistema
Nell’analisi della situazione attuale e nella ricostruzione dei processi è stato usato un ambiente di simulazione in grado di rappresentare le strutture operative e di controllo di un qualunque processo attraverso un linguaggio di simulazione a oggetti che permette di simulare il comportamento del sistema reale evidenziando eventuali inefficienze.
Particolare attenzione è stata riservata alla gestione delle risorse coinvolte nel processo ed in particolare ai tempi di attesa, di utilizzo ed i costi complessivi che questi generano.