La gestione dei procedimenti urbanistici nella pubblica amministrazione. Un caso di studio.

- 112 - 5 CASO DI STUDIO - ANALISI A LIVELLO DEI PROCESSI Il capitolo riporta la descrizione della situazione del contesto e dei processi reali (“AS-IS”) con l’analisi dei relativi limiti e la descrizione del contesto e dei processi a tendere (“TO-BE”). L’obiettivo è di definire i miglioramenti necessari per passare dallo stato “AS-IS” a quello “TO-BE” nel rispetto degli obiettivi strategici che l’Amministrazione Regionale si è imposta. 5.1 IL LINGUAGGIO BPMN Lo sviluppo di una business process architecture da parte di un’organizzazione consente a quest’ultima di modellizzare tutti i processi di alto livello presenti al suo interno e di racchiudere tutte le informazioni necessarie dentro un apposito repository. Una volta definita la business process architecture aziendale ogni progetto di cambiamento di uno specifico processo risulta essere una ridefinizione maggiormente dettagliata di una parte circoscritta della business architecture. Dopo una breve analisi preliminare del processo che necessita di essere migliorato e ridisegnato si procede alla creazione di un modello formale del processo oggetto di studio. La modellizzazione dei processi aziendali avviene attraverso la realizzazione da parte degli analisti dei diagrammi di processo. Spesso però nella descrizione dei processi vengono utilizzate notazioni differenti a seconda dei vari gruppi che effettuano la modellizzazione e a seconda dello scopo con il quale essa è stata realizzata. Ad esempio i responsabili dei processi di business di un’azienda possono creare dei diagrammi solamente per capire il funzionamento di un processo ad elevata complessità. In altri casi il team preposto all’applicazione della metodologia Six Sigma creerà dei diagrammi focalizzandosi esclusivamente sul miglioramento delle performance di specifici processi. Contemporaneamente il personale IT utilizzerà un’altra tipologia di diagrammi per procedere alla realizzazione dei progetti di automazione da applicare a determinati processi. Le principali modalità di modellizzazione dei processi possono essere distinte sostanzialmente in due tipologie (Harmon, 2014):  le rappresentazioni utilizzate dagli utenti di business per comprendere maggiormente il funzionamento dei processi in essere;  le rappresentazioni realizzate attraverso diagrammi di processo più formali e dettagliati a supporto dell’attività di sviluppo del software necessario all’implementazione dei processi di business. I diagrammi utilizzati per lo sviluppo del software risultano essere molto complicati e di difficile comprensione per gli utenti business poiché contengono numerosi dettagli non importanti ai fini del business. Allo stesso modo il personale IT non ritiene utile la consultazione dei diagrammi utilizzati dagli utenti di business essendo poco definiti e focalizzati sullo studio dei processi più estesi e di alto livello. Secondo Harmon ogni azienda intenzionata all’applicazione delle metodologie di business process change deve provvedere alla realizzazione di una business architecture inserendo tutte le informazioni relative ai processi in un apposito archivio. Perché questo accada è necessario che ognuno all’interno dell’organizzazione utilizzi una notazione standard condivisa.