Approccio metodologico all’introduzione della cartella clinica elettronica in Urologia e Ginecologia

10 2. Descrizione e analisi del progetto Il progetto di adozione della CCE per la sua complessità deve essere gestito secondo i principi del Project Management e diretto da un gruppo di lavoro multidisciplinare a livello aziendale che definisca la strategia di governance che consenta di gestire l’introduzione e l’implementazione dei progetti di CCE. Imprescindibile è il forte commitment da parte della direzione aziendale a sostegno dell’importante revisione sia dei processi organizzativi e culturali che di gestione dei dati clinici, entrambi in un’ottica di tipo trasversale. L’attivazione del nuovo sistema presuppone una pianificazione che comprenda sia la definizione del piano degli obiettivi di cambiamento che lo schedule temporale delle varie fasi, il tutto nella massima condivisione possibile tra gli stakeholder, sia nelle fasi di selezioni degli strumenti tecnologici sia nelle fasi di attuazione del progetto al fine di ridurre l’iniziale resistenza al cambiamento. La sfida è gestire l’impatto organizzativo per trasformare l’introduzione di nuove tecnologie in processi ottimizzati e consolidati. Diventa così possibile superare la fase di sperimentazione iniziale della CCE riuscendo a mettere a disposizione degli operatori metodi innovativi e strumenti alternativi che offrano un servizio di cura ancora migliore ai pazienti, ma anche dei vantaggi per gli operatori stessi. La complessità del progetto richiede la scomposizione in sotto-progetti ciascuno dei quali coordinato da un team ristretto. Per ciascuno dei sotto-progetti devono essere definiti: gli obiettivi, i ruoli, le responsabilità, il piano delle attività, le milestone con i relativi deliverable, i check-point per verificare lo stato di progressione del sotto- progetto, i risultati da raggiungere con le relative metriche necessarie per la misurazione degli stessi. Aspetto chiave è l’individuazione nell’organigramma di progetto dei K-user, ovvero utenti con specifiche caratteristiche tale da fungere da traino e motivatori per i colleghi, agendo come facilitatori per il successo del progetto. Le caratteristiche che un K-user deve avere sono: propensione al cambiamento, motivazione, buona reputazione, carisma. La loro funzione è quella di interfaccia-cuscinetto tra gli utenti ed i project manager con lo scopo di raccogliere i feedback dal campo in real-time, supportare ed incoraggiare gli utenti nelle difficoltà ad approcciarsi al nuovo sistema informatizzato.