La sostituzione d'imposta con particolare riguardo alle controversie tra sostituto e sostituito

Il sostituto, nell'adempiere la sua obbligazione, deve tener conto di una serie di obblighi, sia formali che contabili, che gli sono imposti dalla legge.
Obbligo prioritario è quello di effettuare la ritenuta e rivalersi in capo al sostituito, salvo i casi, tra l'altro rari, in cui la rivalsa è facoltativa. Appare evidente come il primario obbligo imposto al sostituto sia proprio quello di effettuare la ritenuta, sia essa a titolo d'imposta o a titolo d'acconto, dato che la figura del sostituto opera e si concretizza grazie proprio all'istituto delle ritenute alla fonte. Accanto all'importanza attribuita all'imposizione di effettuare la ritenuta alla fonte, non è da sottovalutare anche l'obbligo dell'esercizio della rivalsa; essa, infatti, è lo strumento che garantisce l'«armonia» dal punto di vista del prelievo fiscale.
Il sostituto ha poi l'obbligo di versare le ritenute all'Erario; quest'onere di versamento prescinde dall'effettuazione della ritenuta, fermo restando però che l'omissione di quest'ultima sarà comunque punibile con l'applicazione di una sanzione amministrativa. Le modalità e i termini di versamento sono espressamente disciplinate dalla legge.

Oltre a questi obblighi definibili come «essenziali», il sostituto nei confronti dell'Erario assume una serie di obblighi «formali», necessari per fornire all'Amministrazione finanziaria le informazioni utili al controllo e alla correttezza del proprio comportamento e della situazione reddituale del sostituito. Si tratta di obblighi di tenuta di una specifica contabilità e di presentazioni di dichiarazioni per i redditi corrisposti ed assoggettati a ritenuta.

Il sostituto, in virtù dell'assolvimento di tali obblighi «formali», dovrà certificare l'effettuazione della ritenuta e rilasciare tale certificazione al sostituito entro i termini previsti dalla legge. Quest'ultima, attestante l'ammontare complessivo delle ritenute operate, delle detrazioni d'imposta effettuate e dei contributi previdenziali ed assistenziali, dovrà a sua volta essere conservata dal sostituito.

Annualmente il sostituto dovrà presentare una dichiarazione, la quale sarà unica per tutti i percipienti ed indica "i dati e gli elementi necessari per l'individuazione del sostituto d'imposta, per la determinazione dell'ammontare dei compensi, sotto qualsiasi forma corrisposti, delle ritenute, dei contributi e dei premi, nonché per l'effettuazione dei controlli e gli altri elementi richiesti nel modello di dichiarazione, esclusi quelli che l'Amministrazione finanziaria, l'INPS e l'INAIL sono in grado di acquisire direttamente e sostituisce le dichiarazioni previste ai fini contributivi e assicurativi".

Di regola, la dichiarazione del sostituto d'imposta si presenta con una diversa articolazione a seconda che le ritenute operate siano a titolo d'imposta o a titolo d'acconto: nel primo caso, le informazioni da dichiarare al Fisco sono sintetiche, cumulative e anonime, nel secondo caso, invece, vengono forniti i nomi dei percipienti e di tutte le somme corrisposte.
Inoltre, a seguito dell'innovazione tecnologica che si è avuta negli anni e in virtù dell'utilizzo quasi esclusivo di apparecchiature computerizzate e di know-how sempre più specializzato, incombe sui sostituti d'imposta di maggiori dimensioni l'obbligo di presentare la dichiarazione su supporti magnetici.

Ulteriore obbligo gravante in capo al sostituto è quello della tenuta delle scritture contabili.

Nel 1994 si è avuta l'abrogazione dell'obbligo, per i sostituti d'imposta, di tenuta di conti individuali relativi ai soggetti beneficiari di somme assoggettate a ritenuta d'acconto. Grazie a tale soppressione, i sostituti d'imposti restano assoggettati solo agli obblighi relativi alle indicazioni della situazione soggettiva dei lavoratori dipendenti, dei compensi, delle ritenute e dei conguagli operati nei confronti degli stessi.

Il sostituto, relativamente agli obblighi su di lui gravanti, è assoggettato ai normali poteri di controllo degli uffici dell'Amministrazione finanziaria e qualora vengono riscontrate delle violazioni, si provvede con l'irrogazioni di sanzioni che vanno dalla soprattassa, qualora l'obbligo violato attiene al campo della riscossione, alle pene pecuniarie previste invece, quando non sono rispettati gli obblighi di tenuta della contabilità e di dichiarazione.
L'eventuale inosservanza degli obblighi che la legge impone al sostituto, non può, o meglio non dovrebbe, creare pregiudizi per il sostituito.