Le Organizzazioni Temporanee

L'ideazione e la programmazione sono i processi fondamentali per definire le condizioni, valutare le problematiche ed identificare le alternative per la realizzazione di un buon festival. La prima procede dall'individuazione dell'idea passando per la valutazione di fattibilità, la seconda attraverso la pianificazione e l'attuazione. Ancora una volta i luoghi assumono un'importanza cruciale dato che la location va a strutturare gli spazi del festival e la fruibilità dei suoi prodotti (Paiola e Grandinetti, 2009; Agusto, 2008; Guerzoni, 2008). Solitamente la location rimane costante d'edizione in edizione sia per ragioni di convenienza legate alla funzionalità e alla raggiungibilità sia rispetto all'economicità e la possibilità di instaurare partnership, organizzative o finanziare, con rappresentanti del territorio (Argano, 2010). Si pensi inoltre alle problematiche legate alla dispersione degli eventi all'interno di un tessuto urbano esteso che richiede spostamenti con mezzi pubblici o privati. Frequentemente questa motivazione spinge gli organizzatori ad individuare luoghi aperti, capaci di raggruppare grandi masse di spettatori per tutto l'arco dell'evento, così da eliminare il problema degli spostamenti intermedi. Ovviamente ogni scelta comporta dei trade-off, infatti utilizzare grandi spazi aperti come parchi, piazze o arene comporta la dipendenza da condizioni meteorologiche favorevoli e la possibilità di rimandare l'evento ad altre date o di gestirne la durata su un diverso numero di giornate; mentre gli spazi chiusi risolvono questo problema ma comportano un minor numero di accessi. Inoltre il territorio può anche essere scelto in base alle partnership che l'organizzazione di un festival può sfruttare; in particolare ci riferiamo agli enti pubblici come province, comuni e vari enti cui chiedere sia un apporto finanziario che logistico, ma anche a soggetti privati e media da coinvolgere mediante sponsorizzazione per aumentare la visibilità dell'evento (Solima, 2005).
Il piano operativo che scaturisce dalla proposta artistica, necessita di scomporre le diverse attività operative da svolgere, a loro volta suddivisibili in più sottoattività dettagliate che si articolano in uno schema temporale necessario per calendarizzare l'evento. Un volta pianificato sulla carta cosa fare è possibile individuare ed allocare le risorse necessarie alla realizzazione del festival. In particolare il processo che discende dalla locazione spazio-temporale dell'evento e dei contenuti culturali proposti è il piano economico-finanziario che determina le poste ed i flussi in entrata ed uscita per garantire la copertura delle spese inerenti (Argano, Bollo et al., 2005).
L'analisi economico-finanziaria legata all'attività festivaliera presenta sempre difficoltà in quanto la maggior parte delle organizzazioni non utilizza rigorose logiche manageriali, strumenti di controllo e rendicontazione per aggiornare i dati in maniera adeguata anche a causa della natura delle risorse economiche utilizzate che vanno a confluire nei budget. Infatti le risorse pubbliche, che nella maggior parte dei casi provengono dagli enti territoriali e che in via teorica dovrebbero prevedere un rigoroso controllo, in realtà vengono spese sulla base di budget storici aggiornati, tenendo in
considerazione eventuali dinamiche inflattive (Seno, 2010).
Data la natura pubblica di molte di queste manifestazioni, proposte per aumentare la visibilità di un territorio e fornire opportunità di sviluppo più che finalità di lucro, la gestione-economico finanziaria viene spesso tralasciata in favore di una semplice rendicontazione capace di evidenziare il principale obiettivo di pareggio dell'evento.
D'altra parte diventa difficile per tali organizzazioni sforare il budget dei finanziamenti raccolti in quanto in base ad esso si determinano ex ante la durata generale del festival, le spese per la produzione degli eventi e per l'invito degli ospiti.
Di particolare importanza per i festival che non prevedono un ingresso a pagamento (come nel caso del festival oggetto di studio) è il piano di fund raising, direttamente collegato a quello economico-finanziario, dove è possibile individuare le differenti fonti di finanziamento a cui fare riferimento per garantire lo svolgimento dell'evento ed uno strumento capace di garantire un livello minimo di qualità legata al controllo dei costi dell'offerta culturale (Argano, Bollo et al., 2005).
Tra i principali costi possiamo individuare quelli inerenti all'ideazione dell'evento, i costi tecnici, di allestimento, organizzativi, amministrativi e di comunicazione. Parimenti ai piani di gestione dei flussi finanziari è necessario un processo di controllo per la valutazione degli obiettivi, dei tempi e dei costi/ricavi. Dunque anche per le manifestazioni festivaliere è necessario fissare step di controllo per la verifica di quanto eseguito, per individuare eventuali elementi di criticità e soluzioni alternative; soprattutto per quanto riguarda il controllo del rispetto dei tempi di svolgimento delle attività (e degli eventuali scostamenti) e il controllo del budget tramite pratiche di rolling budget in grado di aggiornare l'evoluzione dei costi di realizzazione (Argano, Bollo et al., 2005). Nel piano di fund raising notevole attenzione deve essere prestata ai finanziamenti, patrocini e contributi erogati da enti pubblici per la realizzazione dei festival che non sono concessi in automatico ma devono essere approvati dalle amministrazioni pubbliche in riferimento alla tipologia d'evento e agli scopi prefissati. Tali finanziamenti si possono suddividere in quelli concessi dallo Stato, dalle Regioni e dagli enti locali ed organismi collegati. Infatti lo Stato ha tra i suoi compiti il sostegno, la difesa e lo sviluppo della cultura e di ogni sua forma di espressione, ed agisce attraverso il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (Seno, 2010, p. 73). Per quanto riguarda l'assegnazione vengono effettuate valutazioni sulla base di parametri quantitativi legati al costo di produzione e del lavoro e attraverso parametri qualitativi legati alla tipologia di manifestazioni, come la stabilità artistica e organizzativa e l'importanza dell'evento come fattore di sviluppo di un territorio. L'intervento dello stato può concretizzarsi attraverso contributi diretti e programmati o in base all'esistenza di disavanzi positivi di bilancio e quindi assumere la forma di sovvenzioni (Argano, Bollo et al., 2005; Seno, 2010). Allo stesso modo le Regioni possono finanziare i festival attraverso delle normative regionali in materia di cultura, spettacolo e turismo; anche a livello regionale vengono stabiliti i criteri e le procedure per accedere ai finanziamenti e le delibere sono rese pubbliche tramite i bollettini ufficiali regionali. Infine i finanziamenti degli enti locali possono suddividersi in quelli provinciali o dei singoli comuni (Argano, Bollo et al., 2005). Oltre a questo si aggiungono le già citate sponsorizzazioni da parte di soggetti privati nonché altre possibili forme di sostegno come donazioni ed elargizioni liberali.
Infatti le organizzazioni temporanee legate alla produzione dei festival non possono fare affidamento esclusivamente sui finanziamenti pubblici per le spese vive, nonostante le attività di molti di questi eventi non prevedono lo scopo di lucro, in quanto tali finanziamenti sono erogati spesso con ampio ritardo rispetto ai flussi di cassa in uscita. Per questo e festival devono ricorrere a diverse forme di liquidità, per far fronte alle uscite inderogabili sostenute nei confronti di privati fornitori di servizi. Attinente risulta la dimensione istituzionale del festival, che non solo determina la sua impostazione giuridico-formale ma anche la tipologia di responsabilità amministrative, giuridiche e fiscali assumibili, nonché la natura dei rapporti contrattuali con i partner a supporto dell'evento (Argano, Bollo et al., 2005). L'insieme delle attività contrattualistiche va a influire direttamente su diversi aspetti legati al festival: dalle concessioni relative all'occupazione delle location (spesso dei luoghi pubblici), agli adempimenti per quanto riguarda lo svolgimento del festival (licenze, permessi di vendita, nulla osta per l'agibilità, deroghe per gli orari), fino ai permessi di lavoro, di movimentazione merci e di comunicazioni relative all'ordine pubblico. I primi accordi di solito vengono stipulati con i partner fondamentali per l'organizzazione, si tratta d'intese di collaborazione che vanno al di là di una semplice fornitura di servizi o erogazione di mezzi e prevedono un vero e proprio coinvolgimento nella realizzazione del progetto sin dalla fase ideativa. In via generale i contratti in essere durante l'organizzazione di un festival si possono riassumere in sei categorie principali che al loro interno prevedono differenti tipologie contrattuali: come già sottolineato i primi sono i contratti di partnership che vanno dalla collaborazione alla co-produzione e co-marketing (Argano, Bollo et al., 2005). Collegati ci sono i contratti di finanziamento stipulati con enti pubblici e privati al fine di reperire le risorse monetarie necessarie. Per il contenuto artistico seguono i contratti con gli artisti e quelli connessi allo sfruttamento dei diritti inerenti ai contenuti dei festival e di licensing per l'utilizzo dei marchi. Infine le ultime due categorie riguardano i contratti di lavoro con il personale atto alle prestazioni d'opera ed i contratti d'appalto e fornitura di servizi per la parte logistica e di predisposizione del festival, si pensi ad esempio ai servizi audio-visivi e di sicurezza.