Le dinamiche organizzative e gestionali dell'evento "Bacco Artigiano" di Rufina

Checklist preliminare
Partiamo da una checklist preliminare nella quale ci possiamo porre questo tipo di domande: abbiamo qualcosa da dire? a chi?; cosa dobbiamo promuovere?; qual è l’idea artistica? il cuore dell’evento culturale? abbiamo la necessità di comunicare (in questo modo)? è opportuno comunicare in questo modo? qual è il valore aggiunto di questa iniziativa?

Ideazione
L’ideazione è un momento di confronto per l’identificazione della soluzione migliore per rispondere allo sviluppo dell’idea del brief, momento di massima creatività e fantasia; può essere un momento strutturato (tecniche di ideazione) o destrutturato (brainstorming) che è il metodo decisionale consistente in sessioni intensive di dibattito volte a stimolare proposte e a identificare la soluzione migliore.

Le regole generali di una seduta di brain storming sono:
• Esclusione di ogni giudizio critico;
• Accettazione di ogni forma di proposta;
• Produzione di un gran numero di idee;
• Sintesi delle idee espresse.
Fondamentale è la coerenza tra brief ed idea. Nell’ambiente dell’organizzazione di eventi culturali, la fase dell’ideazione si può unire nella fase del brief se il “cliente” è lo stesso soggetto organizzatore dell’evento, perché questo ci aiuterà a realizzare un’iniziativa più efficace ed efficiente e di maggiore impatto mediatico. Nella fase di ideazione distinguiamo un soggetto promotore, che esternalizza il progetto o lo produce internamente; per quanto riguarda l’esternalizzazione il brief è lasciato ai clienti e l’ideazione alle agenzie esterne, mentre per quanto riguarda la produzione interna il brief e l’ideazione saranno svolti dagli enti, dalle direzioni culturali, ecc.

Scelta del tipo di evento
Ci baseremo su: Target; obbiettivi di comunicazione; notizia / contenuti; budget.

Valutazione di fattibilità
Si procede partendo dal brief, successivamente effettuiamo uno studio di fattibilità, in seguito o decidiamo di procedere altrimenti c’è il rinvio o l’abrogazione del progetto, finendo con la pianificazione e l’implementazione. Una valutazione di fattibilità è uno studio che viene commissionato per definire se un programma o un progetto o un'idea di massima: - Può essere realizzato dal punto di vista tecnico
- Risulta conveniente dal punto di vista economico
Spesso lo studio si basa su delle valutazioni, più che su elementi certi, per cui si devono adottare criteri chiari e trasparenti, in modo da garantire l'obiettività dello studio e dei suoi risultati. Il prodotto finale dello studio è costituito da un insieme di conclusioni e di raccomandazioni sulla possibile realizzazione e sulla delimitazione degli ambiti, eventualmente offrendo indicazioni utili a orientarne le priorità, le linee di azione, le strategie e le modalità di lavoro.