Gli strumenti di allerta precoce

Come abbiamo avuto modo di vedere in occasione del precedente paragrafo, l’adozione da parte di un’impresa di un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile comporta la necessità di individuare idonee soluzioni informatiche che consentano di ottimizzare, oltreché di monitorare, le diverse fasi della gestione operativa.
Tali strumenti, inoltre, devono permettere di cogliere tempestivamente i primi segnali di allerta della crisi d’impresa. Sul mercato sono presenti da anni sofware adattabili alle diverse necessità aziendali.
La globalizzazione ed il progresso tecnologico, nonché da ultimo il lockdown connesso all’emergenza epidemiologica COVID-19, hanno dato una notevole spinta, sotto questo punto di vista, alle esigenze di informatizzazione del mondo delle imprese. Procediamo, di seguito, ad un’analisi dei principali mezzi che vengono abitualmente utilizzati.
In primo luogo, prendiamo in considerazione i software per la gestione aziendale. Essi, in origine, nascono per occuparsi di un singolo dipartimento all’interno dell’impresa.
Anche se, al giorno d’oggi, sono in grado di interagire in più aree, spesso tale circostanza non avviene in modo integrato.
Il vantaggio derivante dall’adozione di tali strumenti è dato dal fatto che consentono di ridurre al minimo il rischio di errori umani.
La principale funzione è quella di permettere una registrazione automatica delle operazioni amministrative.
In tal modo, è possibile svolgere una riconciliazione contabile delle singole movimentazioni, generando le prime note. All’interno dei software aziendali si può, poi, riscontrare la presenza di differenti moduli. Questi sono dati dall’insieme delle funzioni afferenti ad un particolare processo aziendale. Ad esempio, è possibile distinguere la logistica delle vendite, la gestione della produzione e degli acquisti, la contabilità, le risorse umane, la pianificazione e il controllo aziendale. Un’evoluzione dei software aziendali è rappresentata dai sistemi ERP, ovverosia gli Enterprise resource planning.
Essi sono costituiti da una o più applicazioni in grado di raccogliere ed organizzare la generalità delle informazioni che si possono rivelare utili per l’azienda. I sistemi ERP presentano una struttura di tipo modulare.
Mediante il loro utilizzo, in particolare, è possibile gestire contemporaneamente le tre fasi principali dell’impresa, ovverosia il ciclo passivo degli acquisti, quello attivo della produzione e delle vendite, e, infine, quello di supporto dell’amministrazione, della finanza e del personale.
Sono apparati di tipo aperto, in quanto consentono di dialogare con software diversi. Permettono, in tal senso, di condividere i flussi informativi e favoriscono l’integrazione delle diverse funzionalità. Rispetto ad un sistema di gestione di tipo classico, in un sistema ERP si procede alla rilevazione dei dati una sola volta. L’informazione è, poi, utilizzata a tutti i livelli, prevenendo la possibilità di eventuali errori.
Rappresentano, in definitiva, un database che può essere utile per immagazzinare i dati e procedere ad un’elaborazione degli stessi. Dal punto di vista organizzativo, l’introduzione di un sistema ERP in azienda richiede la preventiva adozione di un modello definito. E’, inoltre, necessario creare un certo grado di condivisione tra le diverse funzioni aziendali interessate all’utilizzo dello stesso.
Ai fini degli strumenti di allerta interna, i sistemi ERP possono agevolare la diffusione dei flussi informativi, oltreché la predisposizione di appositi report in seno alle aziende.
Il percorso di miglioramento degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili comporta, poi, l’adozione, da parte delle imprese, anche di un software per la gestione della tesoreria.
A volte nelle aziende, soprattutto in quelle meno strutturate, la pianificazione della finanza aziendale e la gestione del budget di tesoreria avvengono in modo artigianale, ovvero attraverso l’utilizzo di fogli di calcolo excell.
La presenza di un sistema informatico, invece, consente di ottimizzare queste attività.
Tale particolare tipologia di apparati permette, infatti, di controllare i dati bancari, nonché di porre in essere un’adeguata attività di programmazione delle uscite e delle entrate.
Attraverso l’adozione di un software per la gestione della tesoreria, il management viene, inoltre, messo nelle condizioni di poter costantemente verificare le prospettive di continuità aziendale, come richiesto dall’articolo 3 del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza.
Un altro strumento che consente all’imprenditore di adempiere al meglio ai doveri di segnalazione che su di esso gravano è rappresentato dal cruscotto di risk management. Quest’ultimo, sebbene meno diffuso rispetto ai sistemi ERP ed a quelli di tesoreria, permette di migliorare la gestione del rischio in seno alle aziende. Esso, in particolare, è in grado di identificare le varie tipologie di pericoli ai quali l’impresa può andare potenzialmente incontro.
Questi ultimi vengono dapprima analizzati, dopodiché si procede ad individuare le migliori strategie per neutralizzarli.
Sono presi in considerazione i rischi strategici, quelli finanziari, quelli di sicurezza, quelli di conformità, quelli ambientali, quelli di asset, quelli di prodotto, quelli di processo e, infine, quelli di progetto.
E’, inoltre, previsto un collegamento sia con le fonti interne dell’azienda, sia con quelle esterne. Gli ultimi sofware che prendiamo in esame, anche questi ancora relativamente poco diffusi presso le imprese, sono i modelli forward looking. I dati di partenza per il loro utilizzo sono costituiti dalle assumption relative a scenari macro-economici alternativi.
Sono sistemi informatici che rivestono una notevole importanza ai fini della programmazione aziendale. Permettono, infatti, di tenere in debita considerazione le variabili esogene riferibili ai contesti esterni alle imprese.
In tal modo, possono essere valutati con un maggior grado di affidabilità i rischi di sostenibilità delle obbligazioni finanziarie assunte o da assumere.