Supply chain management. Il caso Meridionale Grigliati s.p.a.

I contratti sono strumenti di gestione del rischio e della componente operativa legata alla variabilità e all’incertezza della domanda di mercato. Definito un contratto quadro, le imprese ricorrono all’automazione del processo di supply tramite lo sviluppo di cataloghi elettronici d’acquisto. Si parla in questo caso di e-procurement o e-supply. I prodotti inclusi nei contratti quadro con i relativi fornitori vengono aggregati in un unico database da cui viene generato un vero e proprio catalogo on line di prodotti e fornitori. Il catalogo contiene informazioni come la descrizione di ogni singolo item di acquisto, il fornitore, il prezzo concordato, la presenza di eventuali lotti minimi d’acquisto e le modalità di consegna. Le informazioni che alimentano il catalogo si trovano all’interno di un database aziendale oppure provengono da più fonti gestite anche da altri soggetti. Un vantaggio evidente è l’automazione del processo di supply con risparmio di tempi e costi. Associato al catalogo c’è un workflow automatizzato che velocizza tutte le attività necessarie all’autorizzazione e all’emissione dell’ordine. Il tempo risparmiato viene dedicato ad attività a maggior valore aggiunto, dalla selezione dei fornitori alla gestione di rapporti di partnership. La riduzione del ciclo passivo dell’ordine e la gestione più ordinata dell’intero processo comportano una riduzione del livello di magazzino dei beni acquistati. Un ulteriore vantaggio è la riduzione del maverick buying cioè l’acquisto di prodotti o servizi al di fuori dei contratti quadro stipulati con i fornitori selezionati dalla funzione acquisti. Serve ad accelerare il processo di supply dove l’iter burocratico è oneroso o non si conosce l’esistenza di determinati contratti quadro. Serve anche per aggregare e consolidare maggiormente la domanda di prodotti o servizi nei confronti dei fornitori e aumentare il proprio potere contrattuale in fase di definizione del contratto. L’e-procurement consente la possibilità
da parte degli utenti e della funzione acquisti di ricevere informazioni sullo stato di avanzamento dell’ordine e sulla storia delle fasi precedenti. La disponibilità di dati elettronici uniformi in tempo reale consente un accurata analisi della spesa effettuata e delle prestazioni dei singoli fornitori, come i tempi di consegna, di disponibilità della merce e di conformità del consegnato all’ordinato.