Le competenze dell'Event Manager. Uno studio del livello di preparazione dei candidati per il ruolo manageriale

L’event manager, come colui in grado di gestire l’evento a 360 gradi nella sua ricca complessità e nel rispetto degli obiettivi da perseguire e raggiungere, è una figura che desta sempre più attenzione e chiamata ad interagire con portatori d’interesse numerosi, variegati ed esigenti, con budget a disposizione sempre più ampi, obiettivi stringenti e ben definiti. Da qui l’esigenza delle aziende da una parte e delle agenzie dall’altra di poter contare su persone preparate e che oltre alle competenze specifiche posseggano anche le caratteristiche personali adatte. Negli ultimi decenni molti sono stati gli studi che hanno tentato di delineare sempre più nitidamente la figura e il set di skills su cui deve poggiare. Ma prima, un passo indietro. Data per compresa la complessità della figura in sé, di cui si è cercato di dare gradualmente un’idea in tutte le precedenti pagine di questa ricerca, occorre fare un piccolo appunto su cosa significhi a livello operativo organizzare un evento. Perché è di fatto dalle attività pratiche e dalle relazioni che intessono la fitta rete di compiti dell’event manager che è possibile identificare quali competenze e capacità sono necessariamente richieste. Da qui partono tutte le ricerche condotte sul tema. Cosa significa organizzare un evento?

Quali fasi operative caratterizzano il processo di ideazione, organizzazione e gestione di un evento? Quali sono all’interno di queste fasi i compiti che l’event manager è chiamato a svolgere? Secondo Argano e Dalla Sega “gli eventi sono progetti e pertanto richiedono il presidio di molteplici processi, di cui avere contezza e dominio, che il (cultural) event manager deve riallocare all’interno di un processo generale d’integrazione coerente, efficace ed efficiente”.

L’event manager è di fatto “capo dell’organizzazione temporanea di un progetto”. I compiti che è chiamato a svolgere sono prevalentemente:
- Applicativi: specificatamente legati all’ambito entro cui si inserisce il progetto
- Tecnico-progettuali: legati alla pianificazione e al controllo delle attività
- Organizzativi e gestionali: di gestione di tutte le risorse coinvolte nel progetto a partire da quelle umane
- Direzionali: l’event manager conduce un team di lavoro
- Relazionali e di comunicazione: verso l’interno e verso l’esterno

Il ciclo di vita di un evento si compie in quattro fasi specifiche, una prima fase pre-progettuale e di ideazione del concept di progetto, una fase progettuale che comporta la verifica della fattibilità dell’evento in tutte le sue sfaccettature e della preparazione della messa in scena a 360 gradi, una fase di gestione dell’evento in sé e nel suo svolgersi e una fase di post evento e chiusura di progetto.
Secondo Diego Rinallo in “Event marketing”, nel capitolo dedicato agli “Events as communication instruments”, le fasi che scandiscono la vita di un evento e più in generale di un progetto temporaneo sono:
Concept
Planning
Execution
Follow up