Sviluppo di una intranet aziendale ed applicazione alla comunicazione interna

SVILUPPO DI UNA INTRANET AZIENDALE ED APPLICAZIONE ALLA COMUNICAZIONE INTERNA 
 
   
 
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Una Intranet offre vantaggi tecnologici e strategici superiori ai quelli di una tradizionale 
rete client/server, tuttavia non è detto che gli utenti la usino. Realizzare questa attitudine 
e questa visione richiede lo sviluppo di una infrastruttura di supporto all’organizzazione 
ed all’informazione: è compito del management e dei responsabili dei sistemi informativi 
lavorare insieme per coinvolgere gli utenti all’uso della Intranet, assumendo un ruolo di 
guida nel dimostrare il valore e l’utilità dello strumento.  
Il presente lavoro, che si basa principalmente sull’esperienza maturata durante un 
periodo di stage presso Tecnica S.p.A., prende inizialmente in esame i fondamenti di 
una rete Intranet, gli strumenti che mette a disposizione e i miglioramenti che può 
apportare alle comunicazioni d’impresa. Nella seconda parte viene proposta una 
strategia di implementazione del servizio, individuando ogni singolo momento della sua 
realizzazione, dalla progettazione all’erogazione. Al centro di questo sviluppo è posto 
l’utente, protagonista del cambiamento, che nella Intranet deve trovare un utile 
strumento di lavoro e deve essere messo in grado di avvantaggiarsene al meglio. 
 
 
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PARTE I 
 
CONOSCERE 
 
INTRANET 
In questa prima parte saranno prese in 
esame le caratteristiche di una Intranet: 
su cosa si fonda, quali servizi è in 
grado di offrire e che applicazioni può 
trovare in azienda. 
 
 
 
 
 
 
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1 Conoscere Intranet 
 
1.1 Internet, Intranet e le reti 
 
Intranet ed Internet hanno in comune la parola net, che significa rete. La visualizzazione 
di una rete è abbastanza facile: una serie di fili che si intersecano con connessioni ad 
ogni congiunzione. In molteplici occasioni si ha a che fare con una rete: quando si 
telefona, quando si utilizza il bancomat e così via. Oggi, grazie alla diffusione 
dell’informatizzazione, Internet è ben conosciuto nelle sue funzionalità di base mentre il 
concetto di Intranet è più recente. 
Le reti multimediali, interne ed esterne all’impresa, stanno cambiando il modo di 
concepire il business in molti settori economici: cambia il modo di comunicare, di 
organizzarsi e di vendere. Le imprese hanno capito che con Internet e le sue varianti 
interne più protette, le Intranet, possono sviluppare vantaggi importanti e generare 
maggior valore per i propri clienti. All’interno dell'organizzazione è possibile aumentare 
il grado di integrazione tra le diverse funzioni e, nel caso di imprese delocalizzate, tra le 
diverse sedi diminuendo i costi di comunicazione. La connessione con i clienti e tra i 
clienti può aiutare a capire prima e meglio le aspettative della domanda. I tempi e la 
qualità delle risposte al mercato migliorano. 
Nella prima fase della sua vita il Web
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 ha fornito informazioni pubbliche e di interesse 
generale in modo totalmente aperto e gratuito. Tuttavia gli utenti hanno anche necessità 
di disporre di informazioni private di valore specifico e di tipo riservato. La natura di 
Internet, aperta e non controllata, appare quindi poco adatta a soddisfare queste 
esigenze. Internet (la rete globale aperta), Intranet (la rete interna protetta) e Extranet 
(la rete interna aperta solo a categorie privilegiate) hanno in comune non solo la 
tecnologia ma anche l’obiettivo strategico di rendere possibile questa rivoluzione 
nell’impresa. 
 
                                                 
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 La definizione esatta del World Wide Web, comunemente noto come WWW o Web è data dall’insieme 
di tre fattori: 
 ξ  un’insieme di risorse (Gopher, FTP, http, telnet e altre) alle quali è possibile accedere tramite un 
browser web; 
 ξ  un insieme enorme e multiforme di documenti multimediali organizzato in una struttura 
ipertestuale presente sui server Web sparsi per tutto il globo; 
 ξ  un insieme di specifiche (i protocolli) che permette la trasmissione di informazioni. 
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1.1.1 Spunti per l’impresa 
La grande rete ha dimostrato di possedere una vitalità eccezionale e inaspettata 
proponendo soluzioni nuove e adeguate: le Intranet. L'idea è semplice: utilizzare la 
tecnologia Internet a tutti i livelli (dal TCP/IP
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 agli ipertesti multimediali) implementando 
meccanismi di regolazione degli accessi e protezione del contenuto dei dati trasmessi 
per mettere a disposizione di utenti autorizzati dati riservati o, in ogni caso, non di 
dominio pubblico. Le aziende che usano la rete come mezzo di raccolta di informazioni 
e per la propria comunicazione interna hanno l'opportunità di comprenderne le 
potenzialità anche come strumento di servizio al mercato, considerato che la tecnologia 
e la logica di comunicazione per l’esterno e l’interno dell’impresa sono comuni. Il Web si 
basa su un insieme di standard, largamente diffusi, per creare e comunicare 
informazioni attraverso delle reti informatiche. Tali standard forniscono principalmente 
sei benefici:  
 ξ  indipendenza dalla piattaforma: le informazioni possono essere create, rese 
disponibili, consultate e spostate, senza alcun tipo di modifica, attraverso 
differenti architetture hardware, sistemi operativi e software; 
 ξ  trasparenza dell’informazione: le informazioni possono essere recuperate da 
un qualsiasi computer connesso alla rete, senza che l’utente finale debba sapere 
dove siano fisicamente collocati dati o quale architettura supporti tale 
operazione;  
 ξ  facilità d’uso: grande facilità di apprendimento e di utilizzo degli strumenti 
software, oggi creare pagine Web e ipertesti non richiede maggiori conoscenze 
di quelle legate all’uso di un comune word processor;  
 ξ  client universale: i documenti in formato Web possono fungere da interfaccia 
attraverso diverse applicazioni e dati. La tecnologia, ormai sperimentata ed 
ampiamente diffusa, ha incontrato il gradimento degli utenti.  
 ξ  riduzione di costi: i costi legati alla distribuzione delle informazioni subiscono un 
drastico calo, se comparati ai costi connessi alla fornitura delle stesse 
informazioni tramite carta o comunicazione diretta. Sulla rete esterna questo si 
traduce nel raggiungimento dei propri potenziali clienti al solo costo di un’unica 
                                                 
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 Transmission Control Protocol/Internet Protocol. E’ l'insieme dei protocolli che stanno alla base di 
Internet e che consentono lo scambio di dati tra i computer in rete. 
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pubblicazione. Sulla rete interna significa ridurre i costi legati al supporto 
cartaceo: stampa, copiatura, spese postali e fax; 
 ξ  risparmio di tempo: gli stessi utenti controllano il flusso di informazioni, 
riducendo il numero di attività normalmente richieste per la ricerca e la 
consultazione di documentazioni cartacee. 
Qualora, per ragioni di sicurezza, fosse necessario limitare gli accessi e/o proteggere i 
dati, si possono facilmente implementare soluzioni che permettano un maggiore 
controllo sulla pertinenza, sull’adeguatezza e sulla riservatezza delle informazioni 
distribuite e garantiscano una minore dispersione delle informazioni e delle notizie 
riportate. 
La sicurezza pone da sempre seri problemi agli operatori dei sistemi informativi: sono 
sempre più numerose le aziende che trasmettono o ricevono sulla rete pubblica e 
privata informazioni riservate, come per esempio pagamenti tramite carta di credito. 
Questo traffico di messaggi fa nascere preoccupazioni su potenziali attacchi da parte di 
virus e pirati informatici, sulla riservatezza delle comunicazioni private e sulla sicurezza 
delle transazioni. Alcuni modi per realizzare tali protezioni di dati possono essere:  
 ξ  l'utilizzo di un router
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 specializzato, detto firewall, il quale non è altro che un nodo 
di rete che consente di filtrare i pacchetti in modo da lasciar passare da Internet 
alla LAN, e viceversa, solo le comunicazioni autorizzate o determinati tipi di 
pacchetti;  
 ξ  l'adozione di pacchetti protetti attraverso protocolli sicuri, che consentono di 
crittografare le informazioni e che permettono di utilizzare le informazioni solo a 
coloro che sono in grado di effettuare un'autenticazione.  
 
1.1.2 Nuovi bisogni e vecchi problemi 
Le Intranet sono relativamente giovani e non è possibile darne una definizione 
esaustiva, ma hanno un futuro ancor più promettente di Internet. Mentre gli ultimi anni 
hanno visto l’esplosione del fenomeno Internet, così da un paio di anni a questa parte 
sempre più aziende si stanno interessando alle Intranet. I possibili utilizzatori di 
soluzioni Intranet sono:  
 
                                                 
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 E’ un computer o un pacchetto software che gestisce la connessione tra due o più reti. Sono preposti 
all’instradamento dei pacchetti attraverso il controllo dei loro indirizzi di destinazione. 
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 ξ  Imprese con dipartimenti ed impiegati in più sedi;  
 ξ  imprese che si occupano di informazioni che cambiano rapidamente;  
 ξ  imprese che spendono risorse significative nel fornire informazioni in tempo reale 
ai propri clienti;  
 ξ  imprese che necessitano di un personale altamente informato;  
 ξ  imprese che desiderano risparmiare tempo e denaro nella gestione della 
distribuzione delle informazioni, sia internamente che esternamente.  
Grandi colossi come Microsoft, hanno orientato la loro linea produttiva intorno il 
paradigma dell’Internet connectivity. Negli ultimi anni sono sorte svariate società in 
grado di offrire prodotti e servizi per collegare le aziende al Web. Sebbene la tecnologia 
World Wide Web (WWW) sia usata principalmente su Internet, da alcuni anni si stanno 
sperimentando strategie per fornire informazioni e servizi, con tecnologie analoghe 
all’interno delle LAN
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 e WAN
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 aziendali. Ma in che modo la tecnologia web può essere 
utilizzata in modo proficuo all’interno di una rete aziendale, senza costituire una raccolta 
di pagine carine, ma dalla scarsa funzionalità? 
Al centro di questo progetto vi è, appunto, l’idea che il vero valore della tecnologia web 
non risieda unicamente nel porre la propria impresa all’interno del WWW, ma nel 
migliorare le comunicazioni ed i rapporti tra l’organizzazione, i suoi impiegati, i clienti ed 
i fornitori.  
Perché può essere necessario rivolgersi verso questi nuovi formati? Alcuni dei principali 
problemi, che si incontrano soprattutto all’interno delle grandi organizzazioni quando si 
trasmettono informazioni possono essere: 
 ξ  formati incompatibili o proprietari; 
 ξ  applicazioni costose, non intuitive o addirittura inesistenti; 
 ξ  frequenti upgrade (aggiornamenti) delle applicazioni per la pubblicazione e la 
visualizzazione; 
 ξ  elevati costi per la stampa di documenti in uso; 
 ξ  informazioni obsolete bloccate all’interno di sistemi anch’essi obsoleti; 
 ξ  difficoltà nell’accedere ad informazioni fondamentali; 
 ξ  ridondanza e/o duplicazione di informazioni all’interno della rete. 
                                                 
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 Local Area Network, una rete utilizzata per connettere i computer in un’area limitata. 
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 Wide Area Network, una rete di comunicazione che copre una vasta area geografica. 
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La tecnologia web permette lo sblocco del flusso di informazioni, ridisegnando i 
processi del business e migliorando la produttività di tutti gli utenti. L’integrazione dei 
servizi informativi e di comunicazione è potenzialmente in grado di offrire risultati 
qualitativi e quantitativi sul lavoro a tutti i livelli. Il costante sviluppo degli strumenti che 
la tecnologia mette a disposizione induce un cambiamento nelle strutture e nelle 
procedure impiegate. Di questa spinta sembrano essersene accorte solo poche 
imprese: all’interno di grandi aziende o dove vi è una tradizione consolidata, la viscosità 
delle procedure e la resistenza al cambiamento giocano un ruolo frenante tale da 
annullare in parte i benefici introdotti dalle nuove risorse informatiche. 
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1.2 Internet, che cos’è e come funziona 
 
Internet, o più semplicemente “the Net” – la rete – è un insieme di reti, grandi e piccole, 
diffuse a livello mondiale che collaborano tra loro. Milioni di computer sono uniti tra loro 
e riescono a comunicare grazie all’adozione di protocolli e standard comuni. Queste reti 
sono generalmente esenti da regole e controlli, fatta esclusione per quelli tecnici. 
Internet non è gestita da alcuno, esiste un’organizzazione che gestisce la registrazione 
del nome del dominio e alcuni corpi amministrativi che fungono da punti di riferimento 
per le questioni tecniche, ma non vi è alcuna organizzazione che “comanda”. Non ha 
importanza quale sia la tecnologia che unisce i suoi nodi: cavi, fibre ottiche, ponti radio, 
satelliti, o altro. Non è neppure rilevante di che tipo siano i computer connessi: dal 
piccolo personal computer al grosso elaboratore, o mainframe. Il punto di forza di 
Internet e motivo del suo rapidissimo espandersi è la sua capacità di “parlare” in un 
linguaggio universale, adatto alla quasi totalità degli elaboratori esistenti. 
Concettualmente, Internet è la “rete delle reti”: include un gran numero di reti locali di 
società commerciali, enti accademici e governativi. Oltre alle reti locali, ad Internet è 
connesso un numero sempre crescente di reti geografiche, a cui si aggiungono i milioni 
di singoli utenti che accedono alla rete utilizzando collegamenti telefonici, messi a 
disposizione da appositi fornitori di collegamenti: i provider. Questa rete consente il 
trasferimento di file, il login
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 remoto, la posta elettronica, i newsgroup
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, oltre ad altri 
servizi. Riassumendo: 
 ξ  Internet : rete delle reti, pubblica e presente su scala mondiale. 
 ξ  Intranet : implementazione interna ad una azienda di una rete di tipo internet. 
 ξ  Internetworking : tecnologia utilizzata sia da internet che da Intranet. 
Il più importante degli altri servizi dell'Internetworking è il flusso di informazioni 
ipertestuali, reso possibile dall'ideazione del WWW. Il web è infatti un'insieme di pagine 
e di collegamenti ipertestuali. Quando l'utente accede ad una data locazione del web, la 
richiesta viene passata da computer a computer, fino a raggiungere la destinazione 
fissata. 
                                                 
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 La procedura di accesso a un computer o a un servizio informativo remoto. 
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 Gruppo di discussione tematico accessibile attraverso Internet. La partecipazione a questo tipo di 
conferenze è aperta a tutti e avviene attraverso specifici programmi (detti newsreader). 
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Nel mercato odierno, la presenza di un’azienda nel Web offre un vantaggio 
commerciale. Il modo più importante per mostrare di far parte della nuova economia 
globale è proprio quello di connettere l’azienda ad Internet. Dopo la connessione 
l’azienda deve però diventare parte attiva ed invitare i suoi pubblici, interni ed esterni, 
ad accedere alle risorse disponibili.  
 
1.2.1 Provider 
Un Internet Service Provider (ISP) è un’organizzazione, pubblica o privata, che fornisce 
ai suoi clienti accessi ad Internet su linea commutata. Gli utenti stabiliscono il 
collegamento con il provider attraverso l’uso di una comune linea telefonica. Stabilito il 
collegamento, il computer dell’utente diviene essenzialmente un client remoto del server 
del provider e si collega a Internet utilizzando le linee dedicate del provider, attive 24 
ore su 24.  
Figura 1:  Connessione ad Internet tramite un provider 
 
1.2.2 Reti e protocolli 
Il concetto di base delle reti non è complesso: esiste una rete quando due o più 
computer sono connessi tra loro in modo tale da potersi scambiare informazioni e 
condividere dati. Tali macchine sono definite host o nodi della rete. Un computer che 
offre servizi (ad esempio autentificazione delle password) è detto server di rete.