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Nonostante ciò tutti hanno la consapevolezza di non poter
rinunciare ad un software gestionale, trovandosi a scegliere tra le
due (tradizionali) possibilità: make or buy ?
Considerando la scelta dello sviluppo interno un caso limite, vista la
dimensione, la pervasività e la complessità di questa tipologia di
sistema integrati, il nodo di grande interesse che andremo a trattare
sta nel confronto tra il vecchio paradigma make or buy ed il nuovo
scenario make, buy or rent.
I timori cui facevamo riferimento sopra, assieme ad altre ragioni
che approfondiremo al momento opportuno, hanno dato vita ad una
terza possibilità: quella di “affittare” servizi informativi.
I sistemi che prenderemo in considerazione saranno gli ERP
(Enterprise Resource Planning) come categoria di software da
gestire “in house “ e gli ASP (Application Service Provider) come
organizzazioni che erogano servizi informativi dall’esterno.
Il grande successo ottenuto nel passato decennio dai sistemi ERP,
rischia di essere superato da questa nuova generazione di operatori
che sembrano poter coprire tutte le aree funzionali senza intaccare
processi già consolidati all’interno dell’azienda, risolvendo il
problema dell’invasività: il grande limite che un software standard
non potrà mai eliminare completamente.
Andremo ad indagare direttamente dagli stakeholders, cercando di
scavalcare la miriade di sigle e acronimi, apparentemente identici
ma che celano in realtà servizi diversi, per vedere quali sono i
benefici reali ottenuti ed attesi, i vantaggi e gli svantaggi, le
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applicazioni più usate e le resistenze più frequenti alla scelta di
un’opzione o dell’altra.
Il target di riferimento sarà rappresentato da un campione di 50
imprese (Pmi con massimo 250 dipendenti), cui verrà sottoposto un
questionario che servirà a rilevare le reali funzionalità della
soluzione adottata.
Per una maggiore completezza della ricerca, e per aumentare la
comprensione del fenomeno, abbiamo deciso di sottoporre il
questionario a 20 Pmi che non usano un ERP, né tradizionale né
erogato in modalità ASP, per misurarne il grado di interesse.
La scelta di analizzare il comparto delle piccole e medie imprese
prende spunto dalla stratificazione del tessuto connettivo industriale
italiano, caratterizzato da una tipologia di aziende di dimensione
ridotta come nessun altro paese industrializzato.
L’obiettivo di questa ricerca è quella di indagare quali benefici
possono trarre realtà organizzative storicamente estranee a soluzioni
informatiche tipicamente rivolte a imprese con un elevato numero
di dipendenti.
La presenza in questo lavoro di casi aziendali servirà a fornire una
visione più chiara ed obiettiva della situazione reale, nella speranza
che questo studio possa rappresentare un’indagine di rilevante
interesse per tutti coloro che si avvicinano alle problematiche di
organizzazione aziendale ed in particolare ai Sistemi Informativi
Gestionali.
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CAPITOLO 1: L’EVOLUZIONE DEI SI GESTIONALI
1.1 Dall’insourcing ai pacchetti personalizzati
La creazione di valore, in tutte le tipologie di azienda, è da sempre
strettamente legata al trattamento delle informazioni, e di
conseguenza alla gestione del proprio SI aziendale.
Per Sistema Informativo si intende: “Un insieme di persone,
apparecchiature, procedure aziendali il cui compito è quello di
fornire, a chi opera nell’azienda, le informazioni necessarie per
svolgere il proprio lavoro” (De Marco).
Questa definizione estensiva, anche se rende sicuramente l’idea, è
piuttosto generica e per questo ne presentiamo un’altra, alternativa
alla precedente, ottenuta seguendo un percorso derivato dalla teoria
dei sistemi.
Secondo questa teoria il SI deve essere:
• finalizzato: ha cioè uno scopo, che è quello di produrre
informazioni;
• aperto alla comunicazione con il sistema che lo ospita
(interagendo con lo stesso sulla base degli impulsi che riceve);
• ricorsivo: ossia inserito all’interno di un sistema più ampio
(l’organizzazione che deve servire), che a sua volta opera in un
contesto più ampio ancora (mercato, nazione,..), mentre per
parte sua incorpora al suo interno sotto-sistemi minori
(applicazioni, dispositivi hardware,…).
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Il disegno (fig.1) descrive lo schema di SI secondo la suddetta
teoria:
Fig.1 fonte: Federici “Il progetto di sistemi informativi” (2001)
Rappresenta inoltre, in quanto sistema, più della somma delle sue
componenti, grazie all’applicazione di un modello di
funzionamento che regola come queste debbano interagire
(Federici).
L’evoluzione dei SI è andata di pari passo con lo sviluppo
tecnologico: si è sempre cercato di migliorare spinti sia
dall’esigenza di confrontarsi con una mole di dati crescente in tempi
sempre più brevi, sia dalla stupefacente crescita del settore
informatico.
Domanda
informativa
Prodotti
informativi
Sistema Informatico
Componenti logiche
(Modelli applicativo)
Componenti tecnologiche
(Architettura tecnologico)
Sistema Informatico
Organizzazione
Modelli di processo
Uomini
(Modello organizzativo)
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In questo senso l’ICT è il risultato ultimo di un processo evolutivo
che, con ogni probabilità, sposterà in un futuro prossimo il SI sulla
rete con la possibilità di sfruttarne opportunità e funzionalità.
Al di là di questa previsione, è importante sottolineare come negli
anni il SI abbia acquisito via via maggiori dimensioni oltre ad un
più alto livello di complessità.
Si è passati da una pura e semplice razionalizzazione dei flussi
informativi disponibili e necessari per il funzionamento
dell’impresa, alla costruzione di sistemi integrati di gestione delle
informazioni, che consentono al management di porre in essere i
processi decisionali nella maniera più rapida ed efficace possibile.
Le prime applicazioni adottate per il trattamento delle informazioni,
risalgono agli anni cinquanta: sono note con il nome di EDP system
(Electronic Data Processing), esse rappresentarono un vero e
proprio salto qualità rispetto ai tradizionali metodi di trattamento
manuale dell’informazione, soprattutto grazie alla loro velocità che
facilitò non poco i tempi di risoluzione delle problematiche
amministrative.
Gli EDP erano sistemi che sfruttando, nella maggior parte dei casi,
elaboratori di grandi dimensioni (tipo Mainframe), gestivano
consistenti quantità di dati in maniera standardizzata e
automatizzata con grande accuratezza ma senza nessuna possibilità
di condividere risorse.
Inoltre permettevano sia di controllare il corretto svolgimento delle
funzioni operative (contabilità, magazzino, ordini) sia di creare
report per supportare l’attività dei quadri aziendali.
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Permisero anche la creazione di archivi, antenati dei futuri DBMS
(Data Base Management System), relativi alla contabilità generale e
al controllo di gestione, che venivano aggiornati con frequenza e
continuità.
Lo stadio successivo vide l’avvento dei MIS (Management
Information System), una tipologia di sistemi che hanno migliorato
le metodologie di raccolta delle informazioni spostando la loro
utilità verso il Top Management, ma mantenendo comunque una
organizzazione ad “isole informative” con un bassissimo grado di
integrazione.
Ancora oggi, in molte aziende, non è raro sentir parlare del MIS,
perché oltre ad essere stato il SI dominante per più di un ventennio
(fino agli inizi degli anni ’90) è stato il primo in grado di generare
informazioni sulla base di dati provenienti da fonti interne ed
esterne all’impresa.
Questi sistemi venivano progettati con un approccio tipicamente
top-down ed erano strutturati su tre livelli applicativi per fornire
supporto informativo a tutte le categorie di utenti:
1. Sistemi di supporto operativo/tattico (detti anche Data
Processing) che svolgevano un ruolo essenziale per le
transazioni giornaliere (fatturazione, vendite, produzione).
2. Sistema di automazione di ufficio per la gestione,
l’archiviazione e la trattazione statistica di documenti sulla
base di criteri standard.
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3. Sistemi di supporto direzionale per la ricerca di informazioni
necessarie per effettuare scelte di tipo strategico o comunque
relative al Top Management.
Tra la seconda (MIS) e la terza (ERP) generazione di SI annotiamo
la nascita di due importanti strumenti di supporto decisionale: i DSS
e gli EIS.
I DSS (Decision Support System) sono “una parte del SI che facilita
la soluzione dei problemi poco o per niente strutturati, per qualsiasi
livello di decision maker” (Federici).
Mentre gli EIS (Executive Information System) considerati lo
stadio evolutivo del MIS, rispondono alle esigenze informative di
chi svolge compiti di controllo direzionale su diversi fenomeni.
I sistemi fin qui citati non sono scomparsi, sono stati inglobati dai
SI di ultima generazione con funzioni diverse, comunque a supporto
dei processi di business.
La fase attuale è quella degli ERP, software gestionali “integrati”
“capaci di standardizzare le routine organizzative” (Morabito).
Non sappiamo cosa ci riserverà il futuro, ma la sensazione (anche a
giudicare dai movimenti delle società erogatrici di servizi
tradizionali) è che la marea dell’e-business, con i suoi alti e bassi,
spingerà per una fusione tra il mondo del Web e quello dei SI.
Anche se ogni suite gestionale è rigorosamente “web-compliant”, le
strategie di business porteranno alla creazione dei così detti “Portal”
aziendali: una sorta di super-sito con la doppia funzione di
mantenere legato all’azienda il cliente, e di supportare l’attività
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decisionale del management che potrà servirsi di interfacce grafiche
chiamate dashboard (cruscotti di controllo), che permetteranno la
supervisione ma anche la gestione dell’intera filiera produttiva,
dagli approvvigionamenti all’assistenza alla clientela, con il
vantaggio di poter decidere sulla base di informazioni provenienti
dal mercato in real-time.
Questo scenario con ogni probabilità, inizierà non appena saranno
superati i problemi relativi alla banda larga, ovvero: velocità e
sicurezza delle trasmissioni.
Tra la fase degli ERP e quella dei Portal ha fatto la sua comparsa un
nuovo operatore: l’ASP una figura assimilabile ad un Outsourcer
erogatore di servizi gestionali su protocolli tipicamente Internet.
Nonostante questa tecnologia non sia ancora decollata, la nascita di
una grande quantità di ASPs lascia presagire buone prospettive di
sviluppo per tutta la categoria.
Sensazioni a parte, abbiamo visto come la e-Economy si evolva ad
una velocità tale che cercare di prevederne il futuro sarebbe quanto
meno presuntuoso, lo testimoniano i fallimenti di tutte quelle
società << . Com >> che credevano bastasse possedere un proprio
dominio Web per avere successo.
I risultati raggiunti dall’evoluzione dell’ICT hanno portato la
tecnologia ad un livello tale da poterla considerare un enabler, un
substrato su cui costruire il SI più consono alle proprie necessità,
senza dimenticare che eventuali scelte possono indurre
cambiamenti organizzativi tali da dover ridisegnare la gran parte dei
processi aziendali.
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1.2 Tra ERP e ASP, soluzioni innovative ai problemi di
organizzazione della gestione operativa aziendale
Negli ultimi anni il mercato delle soluzioni gestionali è stato terra di
conquista per le software house vendor di sistemi ERP tradizionali,
che però oggi rischiano di vedere compromessa la loro leadership a
causa dell’avvento di una nuova categoria di operatori che
propongono soluzioni più semplici, almeno in teoria, e di pari
funzionalità, sfruttando un trend che ha visto crescere gli utenti di
Internet in modo esponenziale.
Ad oggi il confronto è ancora improponibile, i due decenni di
esperienza in più, gli innumerevoli casi di successo, il background
culturale dell’alta direzione (poco incline a lasciar gestire le proprie
informazioni), hanno decretato il successo degli ERP.
Questo successo però è talmente a rischio di scomparire che la
maggioranza dei venditori di questi sistemi hanno già predisposto
(o lo faranno a breve) un’offerta di tipo ASP, per non lasciarsi
sfuggire tutte quelle categorie di imprese che non hanno né la
voglia né le possibilità di sostenere grandi investimenti con il
rischio di rimanerne immobilizzati.
In questa categoria rientrano le Pmi, la tipologia di aziende che più
di ogni altra caratterizza il tessuto connettivo dell’industria italiana.
La loro grande forza risiede nella capacità di innovare, nella grande
dinamicità e nella flessibilità tipica di chi deve coordinare un
numero non eccessivo di dipendenti, oltre alla naturale
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predisposizione al lavoro di chi sa che solo l’efficienza gli può
permettere di reggere il confronto con le grandi imprese.
E’ proprio per non rinunciare alle sue caratteristiche che una Pmi
preferirà (almeno secondo gli operatori del settore) non legarsi ad
un software specifico, bensì ad una società che si preoccupa di
tutto, dall’assistenza al cliente all’innovazione tecnologica, a fronte
del pagamento di una “fee” periodica.
La chiave interpretativa scelta per questa ricerca (e che è stata
adottata nel questionario), fa riferimento ad una teoria sviluppata
alla fine degli anni settanta: la “Teoria dei costi di transizione”
(Williamson) secondo la quale le scelte di organizzazione vengono
prese in base ai costi di transizione, definibili come <<l’onere
economico che un’organizzazione sostiene per acquisire gli input di
cui necessita o per collocare gli output che produce>> (Morabito).
Secondo Williamson le transizioni sono trasferimenti di beni e
servizi, e poiché uno stadio dell’attività comincia dove è finito lo
stadio precedente, si avrà che se un sistema non è perfettamente
integrato le transizioni avverranno con una serie di attriti che egli
chiama costi.
Questi costi, sono dovuti alle imperfezioni del mercato che sono
riconducibili a due classi di fattori: umani e ambientali.
Per fattori umani si intende la razionalità (inevitabilmente) limitata
nell’accezione propria ad Herbert Simon, e l’opportunismo tipico
degli uomini, di chi tiene per sé informazioni rilevanti perché ne è
geloso oppure, al fine di raggiungere i suoi scopi ne distorce il
contenuto.
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Invece per fattori ambientali ci si riferisce al piccolo numero di
scambisti oltre all’incertezza/complessità dell’ambiente “dinamico”
in cui si opera.
Per piccoli numeri di scambisti si intende una situazione in cui per
compiere transazioni ci si può rivolgere ad un limitato numero di
operatori, con determinati effetti sulla stipulazione dei contratti (se
fossimo in una situazione di concorrenza perfetta il prezzo lo
stabilirebbe il mercato), mentre incertezza e complessità derivano
dall’impossibilità di poter prevedere tutti gli scenari possibili e di
poter governare le numerose relazioni e interdipendenze che
caratterizzano la vita di un’azienda; naturalmente questo concetto è
strettamente legato a quello precedente di razionalità limitata.
Fattori umani
Fattori ambientali
RAZIONALITA’
LIMITATA
INCERTEZZA/
COMPLESSITA’
Blocco
Informativo
OPPORTUNISMO PICCOLI NUMERI
Fig.2 fonte: Williamson “Organizzazione e Mercato” (1985)
La scelta tra la soluzione “in house” ERP e l’erogazione di servizi
in modalità ASP, dovrà quindi minimizzare i costi di transizione
(evidenziati nel disegno in fig.2) e impattare nella maniera meno
ATMOSFERA
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traumatica possibile sull’organizzazione dei processi di business,
realtà collaudate e funzionanti non possono permettersi di perdere
tempo per riorganizzarsi e per capire il funzionamento di
applicazioni troppo complesse, tanto più che l’universo delle Pmi
(oggetto della nostra indagine) presenta una variegata gamma di
amministratori, spesso eredi di gestioni a “conduzione familiare” e
quindi sprovvisti di una formazione didattica e impreparati ad
affrontare nuovi approcci tecnologici.
Nei capitoli che seguono si affronteranno in maniera dettagliata le
due opzioni attualmente sul mercato, con i rispettivi benefici e
criticità.
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CAPITOLO 2: SISTEMI INTEGRATI ERP
2.1 Che cosa si intende per sistemi ERP
La nascita dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) ha radici
non facilmente identificabili, in breve si potrebbe dire che sono il
risultato finale della fusione tra il mondo finanziario, con i suoi
applicativi gestionali ed il mondo della produzione, con i pacchetti
MRP (datati primi anni ′60).
Proprio gli MRP (Master Resource Planning) sono l’antenato più
vicino agli ERP: erano pacchetti che permettevano la
scomposizione della domanda del prodotto finale in più richieste di
produzione e fornitura.
I molti benefici derivati dall’uso di questi pacchetti, si scontrarono
con l’eccessiva mole di dati da trattare e con la totale mancanza di
integrazione funzionale.
Per questi motivi agli inizi degli anni ′80 nacquero gli MRP ΙΙ
(Material Resource Planning): un metodo che permetteva la
pianificazione, la programmazione ed il controllo di tutte le risorse
aziendali disponibili.
Fu ancora la richiesta di maggiore flessibilità e la necessità di una
visione globale a portare allo sviluppo di soluzioni gestionali
integrate.
Gli ERP sono software nati per automatizzare le routine
organizzative e per modellizzare i processi strategici d’impresa
(Nelson e Winter), dalla finanza alle vendite, allo scopo di creare
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un’integrazione delle informazioni interne con la possibilità di
condividerle con tutti gli stakeholders.
L’obiettivo è eliminare i costi di transizione diminuendo la
complessità di governo delle interdipendenze che connettono
individui, organizzazioni, comunità (Soda).
Una peculiarità degli ERP è la capacità di rendere possibile lo
sfruttamento delle sinergie esistenti tra le varie fasi della <<catena
del valore>> (Porter), ma ciò è realmente possibile solo se il
sistema viene “embedded” nella realtà aziendale: non si può
pensare che la sola implementazione del software possa apportare
grandi benefici senza un ripensamento complessivo dei processi in
un’ottica che superi la rigida suddivisione per compiti e funzioni
fino ad oggi in uso.
Che la tecnologia da sola non basti lo testimoniano anche le
ricerche empiriche dello studioso Brynjolfsson che nel 1994 e in
seguito cercò di dimostrare una correlazione tra utilizzo di pc e
produttività, constatando invece che le imprese dove si è registrato
un maggiore aumento della produttività sono quelle dove
l’investimento in tecnologia è stato accompagnato da un progetto di
reingegnerizzazione dei processi.
Nella sostanza operativa l’ERP è un software composto di vari
moduli (finanza, logistica, vendite, contabilità, etc..) che
comunicano tra loro mediante un DB “centralizzato”, che oltre a
svolgere il ruolo di magazzino delle informazioni permette la
condivisione delle stesse in tutte le aree funzionali coperte dal
sistema.
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