Questioni sulla nuova gestione documentale nella P.A.

QUESTIONI SULLA NUOVA GESTIONE DOCUMENTALE NELLA P.A. 
 
 
2
riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15, 
comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi 
regolamenti di attuazione». 
Questa norma stabilisce il punto di riferimento, 
almeno cronologico, del processo di riforma che 
dovrebbe portare a una nuova epoca, con l’inizio 
dell’amministrazione elettronica del Paese. 
È vero che il termine di cui all’art. 50 non è affatto 
perentorio, quanto piuttosto meramente indicativo per le 
amministrazioni, potremmo dire puramente 
programmatico, per cui non ci sarà da stupirsi se non 
verrà rispettato; tanto più che il TU non prevede 
effettivamente alcuna sanzione per le PA inadempienti. 
Si potrebbe dire che il legislatore ha lasciato inalterato il 
riferimento temporale all’1\1\04, quasi (e unicamente) a 
voler fare da stimolo alle pubbliche amministrazioni 
perché queste si adoperino per realizzare le disposizioni 
del TU…. 
Al di là del termine temporale, comunque, il testo –
originariamente contenuto nell’articolo 21, comma 3, del 
DPR 20 ottobre 1998, n.428 – prevede che le nostre 
pubbliche amministrazioni dovranno dotarsi di sistemi 
funzionali alla gestione informatica dei flussi documentali
(cui è dedicato l’intero capo IV, vale a dire gli artt. 50-70, 
del TU), comunque «in conformità alle disposizioni» 
contenute nelle altre sezioni del TU, relative cioè (anche) 
al documento informatico e alla firma digitale. 
(da www.asm-settimo.it) 
A partire dalle norme organizzative e tecniche contenute 
in questi provvedimenti, ogni pubblica amministrazione può 
 
 
 
1 gennaio 2004 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTIONI SULLA NUOVA GESTIONE DOCUMENTALE NELLA P.A. 
 
 
3
attivare sperimentazioni ed iniziative ben finalizzate, iniziando 
a costruire, mattone su mattone, l’edificio della nuova tele-
amministrazione pubblica. E questo termine, tele-
amministrazione, sta proprio a sottolineare come 
l’introduzione delle tecnologie informatiche e telematiche 
incida su tutti gli aspetti del lavoro dell’ente pubblico, che è 
principalmente riferibile alla gestione ordinata delle 
informazioni e dei documenti che le contengono. 
Il viaggio della riforma dovrà quindi traghettare una 
Pubblica Amministrazione, che oggi opera su informazioni 
contenute in documenti cartacei, verso una tele-
amministrazione, che opera principalmente su documenti 
informatici, accessibili per via telematica. 
L'errore più grosso sarebbe quello di pensare di 
"informatizzare la carta", cioè di mantenere invariate le attuali 
procedure, applicandole ai documenti informatici. Nei 
prossimi anni, il documento informatico si differenzierà 
radicalmente da quello cartaceo, soprattutto con l'applicazione 
di standard di marcatura dei dati universalmente accettati 
(XML). Ciò significa che i documenti amministrativi 
informatici saranno sempre più "strutturati", e predisposti per 
il trattamento automatizzato e potranno comprendere dati 
provenienti da diverse fonti, siglate e certificate da ciascuna di 
queste.  
Il risultato finale consentirà a molte "pratiche", che 
prevedono esclusivamente la verifica su dati presenti entro la 
pubblica amministrazione, di essere gestite in maniera 
totalmente automatizzata, con la possibilità per l'utente di 
ottenere una risposta in tempo reale.  
Altri procedimenti, che prevedono processi decisionali o 
elaborazioni personalizzate, saranno comunque accelerati, 
 
tele-amministrazione 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTIONI SULLA NUOVA GESTIONE DOCUMENTALE NELLA P.A. 
 
 
4
grazie alla sempre più ampia e rapida disponibilità delle 
informazioni e all'estensione delle possibilità di immediata 
elaborazione. 
E' difficile prevedere i reali tempi di attuazione di queste 
riforme, ma un fatto sembra certo: la Pubblica 
Amministrazione Italiana si sta muovendo per cercare di 
essere all'altezza dei propri compiti nella società 
dell'informazione che caratterizzerà il nuovo millennio. I 
tempi e la qualità dei risultati dipenderanno non solo dagli 
operatori della (e per la) Pubblica Amministrazione, ma anche 
e soprattutto dai semplici cittadini-utenti, il cui giudizio dovrà 
essere, in ultima analisi, il metro con cui misurare l'efficacia 
del lavoro svolto. 
Lasciando per una volta da parte tutte le implicazioni 
e gli interessantissimi spunti che il fenomeno del 
«documento informatico» e della «firma digitale» 
pongono di fronte al giurista, ancor più che allo studioso 
di scienza dell’amministrazione, vale forse però la pena 
di sottolineare che l’articolo 50 mette in evidenza un 
aspetto a volte trascurato del DPR 445\2000.  Di fatto 
esso caratterizza il protocollo informatico come la 
struttura di base per l'informatizzazione generalizzata ed 
omogenea dei procedimenti amministrativi, in tutti i 
comparti della Pubblica Amministrazione, anche in 
applicazione delle norme originariamente contenute nel 
DPR 513/97 sul documento elettronico e firma digitale (e 
relative regole tecniche contenute nel DPCM 8/2/99). 
L’introduzione del protocollo informatico diventa di 
rilevanza chiave, in quanto, nel disegno complessivo di 
Riforma della Pubblica Amministrazione, il nuovo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
centralità del  
protocollo informatico 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTIONI SULLA NUOVA GESTIONE DOCUMENTALE NELLA P.A. 
 
 
5
sistema di gestione documentale assume il ruolo di leva 
strategica per la diffusione capillare e razionale 
dell'informatica nella Pubblica Amministrazione.  
(da www.asm-settimo.it) 
Il sistema del protocollo diventa di fatto unitario in tutta la 
Pubblica Amministrazione Italiana, e viene gestito con un 
sistema informatico, che prevede lo scambio di dati per via 
telematica attraverso la rete unitaria. Il sistema del protocollo 
nella Pubblica Amministrazione è essenziale per schedare, 
catalogare ed archiviare ogni documento o gruppi di 
documenti correlati, in modo da consentirne il recupero in ogni 
momento. Attraverso il numero di protocollo si potrà risalire 
immediatamente, utilizzando un semplice motore di ricerca, a 
tutti i dati a questo associati, oppure conoscendo parte dei dati, 
sarà possibile ottenere il numero di protocollo. 
 
 
2. Il protocollo prima delle riforme 
 
(da www.asm-settimo.it) 
Molti comparti della Pubblica Amministrazione italiana 
sono rimasti fermi per troppo tempo. Basti pensare che fino 
all'approvazione della nuova legge sul protocollo (DPR 
428/98), la gestione dei flussi dei documenti 
nell'Amministrazione Pubblica era ancora basata sul Regio 
Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900.  
Da allora è cambiato tutto. Un paese agricolo si è 
industrializzato, e sta per entrare nella società 
dell'informazione. E' cambiata anche la lingua che parliamo. 
Ma il modo di gestire gli atti da parte della Pubblica 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTIONI SULLA NUOVA GESTIONE DOCUMENTALE NELLA P.A. 
 
 
6
Amministrazione è fondamentalmente rimasto lo stesso. 
Il Regio Decreto 35\1900 prescriveva, per ogni 
amministrazione, l'apposizione di un timbro con la data ed il 
numero progressivo sui documenti protocollati, la trascrizione 
di questi su un apposito registro, ed i meccanismi per la 
fascicolazione (creazione di un fascicolo con documenti 
correlati), l'invio al destinatario e l'archiviazione 
"I dispacci, le lettere ed i pieghi indirizzati 
all’Amministrazione sono aperti da un ufficiale appositamente 
incaricato", recita l'articolo 4 del Regio Decreto numero 35 
del 1900.  
"I dispacci, le istanze, le lettere, i ricorsi sono bollati e 
trasmessi sollecitamente alla registratura. Col bollo si 
imprime la data dell’arrivo e si designa lo spazio della 
successiva registrazione (art. 10).  
"Sopra ogni atto registrato, accanto alla data dell’arrivo 
già impressa, si indica il protocollo e si trascrive il numero 
della registrazione" (art. 29).  
"Le copie coi rispettivi originali sono inviati agli uffici 
per essere collazionate e presentate a chi le deve 
sottoscrivere" (art. 53). 
A questo si aggiunga che ancora oggi
1
, nella Pubblica 
Amministrazione italiana, centrale e periferica, esistono da 
140.000 a 200.000 protocolli di reparto, inquadrati in 30-
40.000 uffici di protocollo diversi (che fanno un lavoro spesso 
poco utile ai fini di un rapido processo documentale), con un 
costo stimato tra 20.000 e 30.000 miliardi all'anno. Un 
carrozzone per lo più inutile, scarsamente rilevante ai fini della 
concreta gestione delle pratiche
2
. E questo è solo un esempio 
di una più generale inadeguatezza della struttura organizzativa 
ed operativa presente in quasi tutti i comparti della Pubblica 
 
Regio Decreto n.35\1900 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
la situazione attuale 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTIONI SULLA NUOVA GESTIONE DOCUMENTALE NELLA P.A. 
 
 
7
Amministrazione. 
Le procedure tradizionali della Pubblica Amministrazione 
sono diventate difficilmente sostenibili in un mondo in cui i 
cittadini possono, per via telematica, gestire il loro conto 
corrente, comprare e vendere azioni, fare acquisti, prenotare 
alberghi e vacanze. 
Molto presto non sarà facile spiegare perché non possono 
fare lo stesso per ottenere un certificato, segnalare all'anagrafe 
il cambio di indirizzo, pagare le imposte comunali, come è 
ormai possibile in vari paesi del mondo, anche tra quelli non 
"ricchi", come il Brasile. 
La società dell'informazione ridefinisce il concetto di 
tempo. Un'azienda che non risponde in ore alle mail dei propri 
clienti rischia di perderli, è questo il significato 
dell’efficienza… la Pubblica Amministrazione non corre 
questo rischio, ma non può più permettersi di impiegare 
settimane o mesi per dare risposte alle richieste dei propri 
cittadini. 
Nel nuovo millennio i servizi di informazione, di 
certificazione e di autorizzazione saranno forniti all'interno del 
villaggio globale multimediale rappresentato da Internet. La 
Pubblica Amministrazione stessa dovrà diventare uno dei 
maggiori fornitori di informazioni e di servizi telematici per i 
cittadini, se vorrà mantenere il suo ruolo. Ecco perché deve 
cambiare, e presto!  
Questa consapevolezza ormai esiste nel mondo politico, 
ed infatti abbiamo assistito negli ultimi anni ad una valanga di 
leggi e regolamenti che vogliono cambiare tutto in un periodo 
di tempo forse troppo breve. In molti casi non sarà né facile né 
immediato gettare via il timbro ed impugnare il mouse, per 
usarlo in modo efficace.  
 
perché cambiare 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
un approccio nuovo