Ringraziamenti
Il documento proposto è frutto del lavoro svolto nell'azienda Techub la quale
ha ospitato questa attività di tirocinio; doverosi quindi i ringraziamenti. In primis chi
ha reso il tutto possibile, proponendo questo progetto e offrendo la possibilità di
dedicarmici, nella figura del correlatore, l'ing. Emanuele Bracci, senza il cui supporto
questo elaborato non sarebbe stato possibile. Ovviamente, segue il docente
universitario, nella figura del relatore, il Prof. Dario Pacciarelli, che accuratamente e
puntualmente ha seguito lo svolgersi del tirocinio proponendo soluzioni e offrendo
utili consigli. Ma il ringraziamento ancora più doveroso è ai miei genitori, veri e
propri finanziatori, soprattutto morali, di questo progetto. A mia madre Laura, che
inconsciamente ha messo in me il seme della curiosità matematica. Per tutte quelle
volte che mi sono sentito dire “Fai da solo” e che solo oggi riesco a comprendere e
apprezzare. A mio padre Andrea che, con poche parole e molti gesti, mi ha
continuamente dimostrato orgoglio per l'impegno e la dedizione. A mio fratello
Simone, che spero trovi presto la passione per lo studio e la realizzazione dei propri
progetti. Molto sentiti i ringraziamenti alle persone che mi sono state vicino lungo
questi primi tre anni di esperienza universitaria, i compagni di corso: Lorenzo
Minelli, da poco laureato alla triennale di questo stesso corso, senza l'appoggio e
l'amicizia del quale, questo risultato avrebbe di certo un sapore più amaro. Il collega,
neolaureato, Roberto Spaziani, solida spalla e grande persona che merita tutta la
stima e i migliori ringraziamenti per l'appoggio, il sostegno e l'amicizia dimostrata.
Mi permettano ora un simpatico inciso i dottori, da poco laureati, Valerio Cestarelli e
Andrea Iuliano, senza l'esempio dei quali, probabilmente, avrei preso differenti scelte
di curriculum universitario, a loro un grande grazie e un altrettanto forte in bocca al
lupo per una soddisfacente carriera. Va citato lo staff aziendale, nelle persone di
Marco Valentino, Manuela Vecchio e Gabriele Picardi, per il contributo tecnico e
personale durante l'attività svolta in azienda. Ultimi, ma ovviamente non meno
importanti, gli amici di sempre, per la costante fiducia, incoraggiamento, sostegno e
appoggio dimostrati: il grazie dunque a Giacomo Leone, ineguagliabile amico,
Gianluca Capotorto, grande persona e mente brillante, ed Eugenio Roberti, cui
auguro una rapida e gloriosa carriera. Infine per la grande pazienza dimostrata, e
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l'appoggio immancabile durante questi anni universitari, un enorme grazie alla mia
fidanzata, la bionda Elisa Pizzolla, cui devo molto e a cui dedico questo lavoro.
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Sommario
Il presente elaborato è la risposta alla necessità, riscontrata nell'azienda
Techub, di progettare una metodologia atta alla valutazione delle prestazioni dei
progetti. L'obiettivo appare subito chiaro: si vuole ideare una strategia per
monitorare il progetto lungo ogni sua fase, tale che sia in grado di fornire, a diversi
livelli di dettaglio, tutte le informazioni necessarie all'analisi di performance sotto
ogni aspetto del progetto. Tali informazioni hanno la prerogativa d'essere chiare e di
immediata lettura, in modo da permettere veloci e tempestive azioni valutativo
correttive. Gli ambiti su cui si è deciso di porre maggiormente l'attenzione sono quelli
di carattere economico e temporale; dividendo ulteriormente gli aspetti di un
progetto in qualitativi e quantitativi, si è potuto procedere identificando gli indici di
performance che costituiscono la vera e propria struttura di questo lavoro. Questi
valori, intrinsecamente legati tra loro, forniscono la percezione, chiara, univoca e di
facile interpretazione, di come il progetto, ed ogni sua sottoparte, stia procedendo. Al
presentarsi di scostamenti, di anomalie, di ritardi e di situazioni di inefficienza, gli
indici progettati evidenzieranno non solo l'effettivo abbassamento del livello di
performance, ma anche l'ambito dove esso si registra individuando, cioè, il Task e
quindi il progetto responsabili. L'idea, dunque, è proprio la seguente: progettare un
sistema di valutazione delle performance sui progetti, che segua l'intero andamento
del programma, fornendo indici valutativi durante tutto lo svolgimento del progetto
stesso. L'espressione chiave è proprio “in itinere”, atta a voler sottolineare l'esigenza
di un controllo che segua il progetto di pari passo al suo avanzamento.
La fase iniziale di studio, analisi, inquadramento del problema, ed elaborazione di
una possibile soluzione sarà oggetto dei primi quattro capitoli; il quinto capitolo, a
seguito dello studio di fattibilità che caratterizza la prima parte del documento, sarà
più strettamente di carattere operativo, poiché tratterà il vero e proprio fulcro del
progetto: l'identificazione e la scelta degli indici chiave di valutazione. L'elaborato si
concluderà con il test del sistema per valutarne l'effettiva bontà e coerenza. Il
capitolo sesto è dunque composto da due parti: la prima è quella di simulazione
mentre la seconda è incentrata sulla progettazione di un cruscotto aziendale, oggetto
di future implementazioni, per ideare un sistema che in modo automatizzato
distribuisca le informazioni raccolte ed elaborate secondo la metodologia proposta.
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Introduzione
L'informatica e l'automazione dei processi, nel panorama odierno del mondo
del lavoro, sono sempre più ricercate e in continua crescita; si dà sempre più
importanza ad aspetti di gestione dei progetti con riscontri dell'operativo rispetto al
pianificato per ottimizzare e ridurre al massimo i rischi nella fase esecutiva: si
focalizza l'attenzione, dunque, sulle attività di Controllo e Gestione. Controllo,
rispetto a vincoli precedentemente definiti, rispetto ad andamenti previsti, ad
obiettivi e sottoobiettivi prefissati, e Gestione, dei Task, delle singole attività e dei
processi sotto ogni aspetto. Lo studio delle performance subentra proprio in questo
ambito con l'intento di ottimizzare, ed eventualmente suggerire, interventi mirati a
quelle aree o attività i cui indici di performance, indicano scostamenti più o meno
significativi dall'atteso, consentendo così un'analisi in itinere che risulterà utile in
materia di management. Definire delle chiare, precise, e utili chiavi di lettura
sull'avanzamento del progetto è uno strumento ottimo per monitorarlo e per disporre
di validi elementi di feedback sui quali operare scelte e valutazioni in materia di
ripianificazione; a livello aziendale, quindi, si porrà molta attenzione alla fase di
definizione di questi item volti al controllo. È dunque fondamentale poter disporre di
strumenti adatti per valutare, in corso d'opera, i progetti.
L'orientamento sempre più accentuato all'ottimizzazione di costi e di durata ed
efficienza, ha portato l'automazione dei processi anche sotto il punto di vista del
controllo, introducendo così uno scenario in cui la riduzione dei rischi e l'aumento
della velocità e tempestività di intervento consentono un' elevata affidabilità ed
efficienza.
Proprio in questo ambito si è sviluppato il seguente documento, che è il risultato di
un'attività di Tirocinio presso l'azienda Techub; la Società ha per oggetto, sia in Italia
che all'estero, l'espletamento di servizi informatici e studi di fattibilità e consulenze
ad essi correlati, e, in particolare, l'erogazione di servizi di system e network
integration infrastrutturale ad elevato valore aggiunto oltre che la fornitura di
soluzioni in outsourcing di standard elevati.
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La Mission
La società che ha ospitato il tirocinio, appunto Techub, si pone l'obiettivo,
citando dal sito aziendale, di fornire alla clientela servizi di "Technical Advisory",
garantendo visione strategica, pianificando e assicurando la qualità, il TCO ed il ROI
delle soluzioni proposte; focalizza inoltre l'attenzione sullo sviluppo e
commercializzazione di soluzioni applicative per il mercato del credito al consumo
che siano innovative, non solo nello strato tecnologico, ma soprattutto come
approccio al cliente ed agli operatori specializzati con l'obiettivo di incrementare il
vantaggio competitivo.
Questo studio, intrapreso in Techub, si colloca nel settore della gestione dei progetti,
con l'obiettivo di fornire un sistema automatizzato per la rilevazione di chiavi
valutative sui progetti, e con l'intento di facilitarne lo studio di performance durante
lo svolgimento dei progetti stessi. Il tirocinio, svolto in questo ambito, propone una
soluzione alla necessità aziendale, in materia di ottimizzazione del processo di
controllo e gestione dei porgetti, mediante lo studio e la progettazione di un sistema
che fornisca, in modo automatizzato, elementi di valutazione volti al controllo dei
sistemi analizzati.
Il contesto e l'obiettivo
Poter disporre di elementi di feedback sui progetti, direttamente collegati
all'andamento dei Task che costituiscono i progetti stessi, costituisce una base
importante per un sistema aziendale solido e in grado di formulare veloci e frequenti
valutazioni mirate alla gestione e al controllo delle attività; l'obiettivo è quello di
migliorare e automatizzare i processi sullo studio di andamento e performance dei
progetti in modo da avere un chiaro e immediato quadro concernente le
caratteristiche su cui più si vuole porre l'attenzione, quelle caratteristiche, cioè, che si
ritengano essere le aree cruciali per il buon svolgimento di un progetto; parleremo di
indici chiave di performance, ovvero KPI, e di fattori critici per il successo,
dall'acronimo inglese CSF . L'automazione in questo ambito introduce vantaggi
significativi, sopratutto in materia di gestione e velocizzazione delle azioni correttive,
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riuscendo a gestire ottimamente i feedback, i quali, vengono raccolti con scadenze
temporali prefissate, e poi raggruppati per ogni Task d'interesse. Raccolta,
elaborazione, memorizzazione e produzione di informazioni: questi sono i passaggi
che trasformano i dati in informazioni utili al management per poter gestire i
progetti cui i dati stessi sono legati. La valutazione di un progetto, tipicamente,
avviene al termine del suo completamento, e si riduce quindi all'analisi delle
prestazioni finali rispetto a quanto pianificato; la pecca di tale sistema è che esso non
fornisce elementi utili alla valutazione in itinere del progetto, non fornisce cioè,
elementi che possano evidenziare degli scostamenti, delle carenze, o dei ritardi che
potranno influenzare negativamente l'intero programma. L'idea è proprio la
seguente: progettare un sistema di valutazione delle performance sui progetti, che
segua l'intero andamento del programma, fornendo indici valutativi durante tutto lo
svolgimento del progetto stesso. L'espressione chiave è proprio “in itinere”, atta a
voler sottolineare l'esigenza di un controllo che segua il progetto di pari passo al suo
avanzamento. Potendo infatti disporre di dati in “tempo reale
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” sull'andamento del
programma, si potranno effettuare scelte, a livello di management, in tempo utile,
evitando, così, problemi di entità maggiore frutto di un controllo sporadico o
parziale.
Il seguente lavoro è proprio la risposta alla necessità di disporre di un sistema
informativo, affiancato da un sistema di notifica, che, orientato ai responsabili di
unità e/o di progetto, sia basato sull'analisi di performance; quanto trattato in questo
elaborato è una possibile soluzione, frutto di questa esigenza, che vede proposti sia
elementi valutativi che metodi di analisi. Ovviamente, è di fondamentale importanza
l'ambiente in cui tale progetto si sviluppa, e, più precisamente, le strategie aziendali
nel quale esso deve inserirsi: Techub adotta la metodologia Scrum, che verrà
analizzata nel capitolo IV , basata sulla scomposizione dei progetti in sottocommesse
agevolandone la controllabilità e la gestione. Scrum è una strategia che prevede agili
blocchi di lavoro seguiti da frequenti e brevi riunioni. Questo approccio, piuttosto
flessibile e dinamico, permette l'introduzione del sistema di cui è oggetto il tirocinio,
collocandolo nelle numerose fasi di Review progettuali che scandiscono
l'avanzamento del progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Per render tutto questo
1 Non si tratta di vero e proprio Real Time, bensì di dati raccolti con frequenze fissate e tipicamente
settimanali: si intende infatti raggiungere il miglior livello di controllo possibile al minoro costo,
senza quindi aggravare di dettaglio eccessivo la fase di analisi e raccolta delle informazioni.
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possibile si deve analizzare nello specifico gli aspetti caratterizzanti di un progetto,
evidenziarne le aree che si ritengano essere focali e studiare opportuni indici
valutativi; nel seguente documento verranno trattati gli aspetti qualitativi e
quantitativi identificabili in un progetto, e, più nel dettaglio, caratteristiche di natura
economica e temporale fondamentali per poter valutare l'avanzamento e l'andamento
dell'insieme di Task di cui si vuole avere rapporto. Dall'analisi di questi aspetti si
procederà identificando opportuni indici di valutazione che saranno l'ossatura del
sistema proposto; l'intento è di estrapolare indici adatti allo studio di performance da
usare come elementi valutativi, sia durante che al termine del progetto, e che tali
valori costituiscano un valido aiuto per l'attività di gestione e controllo dei processi.
Sarà dunque necessario, progettare come tali valori possano integrarsi con la
struttura organizzativa aziendale, ovvero determinare una metodologia di
accostamento di questo progetto alla strategia adottata in Techub, cioè combinare il
sistema valutativo al contesto circostante.
Il lavoro oggetto della tesi si affianca ad un progetto già esistente in Techub, che,
nato all'interno della società, ha lo scopo di ottimizzare la raccolta di dati inerenti ai
progetti sviluppati nell'azienda: dati relativi ai fogli ore dei dipendenti, raggruppati
in Business Unit, e relativi all'allocazione delle risorse aziendali rispetto ai progetti
seguiti. Questo applicativo per la raccolta delle informazioni è Techiop, ancora in
stato di completamento; da esso si è potuto attingere per tutte le informazioni utili
nella valutazione dei progetti, ricavando dati sulle ore spese per singolo progetto e
per singola Business Unit. Techiop, allo stato attuale, è utilizzato per la raccolta di
dati riguardanti tutti i progetti, completati e in corso d'opera, presenti in Techub. Il
progetto, alla base di questo tirocinio, ha dunque l'obiettivo duplice di progettazione
e successivamente, di test, del sistema di valutazione sopra descritto. La fase di
progettazione, dallo studio di fattibilità alla chiara definizione degli indici valutativi,
sarà la parte principale di questo documento, seguita poi, nei capitoli finali, da un
caso pratico di simulazione su un progetto esistente.
La fase iniziale di studio, analisi, inquadramento del problema, ed elaborazione di
una possibile soluzione sarà oggetto dei primi quattro capitoli; il quinto capitolo, a
seguito dello studio di fattibilità che caratterizza la prima parte del documento, sarà
più strettamente di carattere operativo, poiché tratterà il vero e proprio fulcro del
progetto: l'identificazione e la scelta degli indici chiave di valutazione.
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