Le dinamiche organizzative e gestionali dell'evento "Bacco Artigiano" di Rufina

Parte 1: Stato dell’arte 
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Parte 1  
 
Stato dell’arte 
Questa tesi nasce da un’esperienza di tirocinio universitario, svoltosi presso la società 
ArtEventi di Pontassieve (Firenze) e ha come obiettivo lo studio della fase progettuale, 
della strategia organizzativa e delle attività di promozione adottate da questa società in 
occasione dell’evento “Bacco Artigiano”. Evento che riveste un ruolo rilevante per il 
paese di Rufina dove si è svolto e al quale ho collaborato attivamente nelle fasi di 
gestione e organizzazione. 
Proviamo a dare una definizione di evento partendo dall’etimologia della parola stessa: 
e-ventum (da e-venire), ovvero il risultato di un divenire, un movimento, una dinamica 
per cui qualcosa viene fuori, viene alla luce un oggetto e un soggetto che si esprimono, 
si comunicano, si manifestano, interpretando l’evento come manifestazione di qualcosa 
(l’oggetto), di qualcuno attraverso qualcosa (soggetto attraverso l’oggetto). Proprio 
attraverso l’analisi dalla sua etimologia l’evento rivela la sua natura (la natura di se 
stesso, dal suo essere) che metaforicamente può essere paragonato alla “vita”, poiché 
ogni cosa è soggetta al tempo e alla trasformazione; come l’essere la vita dell’evento ha 
una gestazione (fase progettuale), una nascita (fase organizzativa e gestionale), una 
crescita (fase di svolgimento) nella quale, negl’anni, avvengono mutamenti anche 
significativi ma non per forza apparenti, e una fine (fase di chiusura evento e 
conseguente analisi). Rimanendo su un piano filosofico, Eraclito afferma che tutto 
scorre (panta rei), che tutto è in perenne movimento; in questa concezione il divenire è 
una condizione strettamente necessaria dell’essere, della vita stessa come di quella 
dell’evento. Esemplificativo è l’esempio del fiume: Eraclito afferma che è impossibile 
bagnarsi due volte nello stesso fiume, perché dopo la prima volta, sia il fiume (nel suo 
perenne scorrere) sia l’uomo (l’evento, nel suo perenne divenire) non sono più gli stessi. 
Con questa introduzione ho voluto inquadrare l’evento aggregativo, ludico o quant’altro 
all’interno di una cornice che va oltre il momento in cui l’evento stesso si determina, 
infatti, l’evento ha la capacità di far crescere, maturare la comunità e la cultura che lo 
ospita. Evento, quindi inteso come motore di crescita sia per il futuro di una società che 
si definisce nel suo divenire, sia dei singoli soggetti che dell’evento sono i fruitori.
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Ogni giorno nel nostro paese si svolgono migliaia di eventi che, per la maggior parte 
delle volte, sono legati alla comunicazione d’impresa ma spesso, come nel nostro caso, 
sono finalizzati anche alla promozione di prodotti di tipo culturale, intendendo la cultura 
non solo come patrimonio collettivo statico ma anche come espressioni artistiche. 
Cultura che ingloba tutte quelle manifestazioni che compongono la storia e l’identità dei 
territori e della collettività. Sono tra l’altro proprio i territori (le comunità, le istituzioni, 
le realtà locali) a rivalutare la propria dimensione culturale, fatta tanto da asset tangibili 
come il patrimonio architettonico, storico-artistico, archeologico e naturalistico, quanto 
soprattutto di asset intangibili. Rientrano in quest’ambito le feste, le iniziative espositive 
e di spettacolo, le manifestazioni enogastronomiche, il revival di dialetti e tradizioni, 
l’artigianato, le industrie culturali se presenti. E’ proprio la dimensione culturale in 
quanto insieme di risorse e di opportunità a costituire un ottimo trampolino di lancio per 
lo sviluppo e l’attrattività dei luoghi ma anche per la costruzione di un senso e di una 
maggiore qualità della vita. 
L’evento acquisisce quindi una doppia valenza: una naturalmente legata al settore 
economico, di cui l’evento riveste il ruolo di strumento essenziale di comunicazione 
aziendale ed entra a far parte delle attività di marketing, e l’altra collegata alla 
produzione artistica e culturale. Le aspettative dei soggetti richiamati dall’evento 
richiedono in primo luogo qualità sociale e culturale capace di valorizzare i propri 
territori e le proprie tradizioni, il rischio è di offrire un prodotto finalizzato quasi 
esclusivamente alla spettacolarizzazione del lato consumistico e alla mercificazione di 
cultura. 
L’evento si distingue dalle altre forme di comunicazione aziendale per i risultati che 
riesce a dare: un budget contenuto, infatti, permette di ottenere un soddisfacente ritorno 
in termini di pubblico e di media. Esso inoltre ha la capacità di rafforzare l’immagine 
della marca (brand image), pilotare la domanda e aumentare la percezione positiva 
dell’azienda nei confronti del consumatore effettivo e potenziale. Nell’ambito culturale, 
invece, l’evento risponde alle esigenze dei consumatori contemporanei proponendo 
stimolazioni originali e suscitando, attraverso momenti di aggregazione, il senso di 
appartenenza ad un gruppo sociale. Esso diventa, quindi, lo strumento per raggiungere il 
benessere, ed in particolare assume un ruolo referenziale rispondendo al bisogno di 
identificazione tipico nei membri della metropoli contemporanea.
Parte 1: Stato dell’arte 
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In una società dove il consumo rappresenta lo strumento principale d’investimento 
esistenziale, la partecipazione ad esempio ad un performing art diventa un pretesto per 
condividere dei “risultati collettivi” e per sentirsi parte di una “tribù sociale”. 
La necessità di sviluppare i settori legati ai servizi, alla comunicazione, alla moda e al 
tempo libero porta i creatori di eventi culturali a creare prodotti sempre diversi che 
siano in grado di soddisfare le esigenze dei “city users”. 
L’evento culturale in ogni modo nasce e si sviluppa grazie all’attività di comunicazione 
dell’organizzazione ideatrice, con il fine di renderlo visibile e potenzialmente fruibile 
dal maggior numero di persone; portavoce dell’ideologia di chi lo organizza, del vissuto 
del suo pubblico e delle opere presenti, l’evento appare agli occhi dei partecipanti come 
un medium che, integrando gli elementi ideali del prodotto con le esigenze 
comunicative, si racconta e parla di sé. 
Alla luce di quanto detto possiamo affermare, che la distinzione tra eventi “aziendali” 
ed eventi “culturali” è una distinzione puramente pratica: cambiano le modalità o 
l’ambiente in cui è allestito l’evento, ma sia nell’ambito aziendale che in quello 
culturale siamo in presenza di un soggetto, economica o culturale che sia la sua natura, 
che ha la necessità di comunicare con il proprio pubblico, ed è in tale contesto che mi 
propongo con questo lavoro di analizzare un evento, il Bacco Artigiano, evento 
aziendale e culturale allo stesso tempo, del quale cercherò di trattare la realizzazione 
dell’evento in base alle tre fasi: gestione e organizzazione della pianificazione, 
svolgimento e dopo evento.
Parte 2: Fondamenti elementari di comunicazione 
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Parte 2 
 
FEC – Fondamenti elementari di comunicazione 
 
La comunicazione 
Partendo dal presupposto che l’evento è relazione ovvero comunicazione e la cultura è 
comunicazione, comunicare con gli eventi è il percorso di fondo con il quale la società 
si conosce, riconosce e costruisce attorno a questa identità vitale; di conseguenza mi 
preme dare una panoramica su cosa sia la comunicazione. 
Per quanto riguarda il significato di comunicazione, si intende quello di trasmettere e 
ricevere dei messaggi che siano comprensibili dalle due parti, ovvero l’uomo ricevente e 
quello emittente, diventando così, la comunicazione, il mezzo del loro “processo di 
relazione”. Questo processo di scambio di informazioni e di influenzamento reciproco, 
avviene in un determinato contesto, che può subire delle interferenze; quindi 
distinguiamo due campi, uno formato da requisiti per una buona comunicazione e 
l’altro, formato da fattori di alterazione della comunicazione. 
Requisiti per una buona comunicazione: 
 Chiarezza 
 Precisione 
 Obbiettività 
 Tempestività 
 Continuità 
 Interesse 
Fattori di alterazione della comunicazione: 
 L’errore 
 La distorsione 
 Il disturbo 
 Il rumore di fondo 
 L’equivoco 
 La dispersione
Parte 2: Fondamenti elementari di comunicazione 
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I supporti della comunicazione 
La comunicazione avviene utilizzando mezzi di supporto diversi quali: la parola (orale-
scritta); il comportamento dell’emittente (mimica facciale, modo di gesticolare, 
posizione corporea) e gli oggetti che comunque sono ricollegabili all’emittente o 
all’oggetto della comunicazione, che producono sul ricevente un’immagine che 
modifica la percezione del messaggio. Il primo supporto fa parte della cosiddetta 
comunicazione verbale mentre gli altri due fanno parte della comunicazione non 
verbale, delle quali la più importante è la comunicazione non verbale, perché manda 
messaggi inconsci dal nostro spazio personale, rivelandoci segnali istantanei di come sta 
“andando” la nostra relazione con l’altro. 
 
L’efficacia del messaggio: i 5 assiomi della comunicazione 
Nella comunicazione riconosciamo cinque assiomi, ovvero proprietà di base della 
comunicazione che hanno implicazioni fondamentali sul rapporto tra gli interlocutori e 
l’efficacia della comunicazione stessa, che sono: 
 Non si può non comunicare (ci sarà sempre un influenza tra chi comunica e 
l’emittente); 
 Ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto (cosa si dice) ed uno di relazione 
(come viene detto); 
 Gli esseri umani comunicano sia con il linguaggio numerico (es. una lingua – simboli 
matematici – ideogrammi) che con quello analogico (es. gesti – tono delle 
espressioni – postura); l’obbiettivo è S.M.A.R.T. come: semplice, misurabile, 
appetibile, raggiungibile e tempificabile; comunicare è agire per obbiettivi, da cosa 
devo – voglio dire/fare a quale obbiettivo – voglio – devo – posso conseguire; ogni 
comunicazione esprime anche un significato di relazione contraddittorio, dove lo 
scopo comune è l’influenzamento reciproco e lo scopo opposto è influenzare l’altro 
senza essere influenzati, quindi il gioco di relazione è il termine chiave della 
metacomunicazione. Per questo la massima sensibilità delle persone è sulle 
metacomunicazioni ricevute ovvero sulla comunicazione delle comunicazioni stesse. 
 La comunicazione è più o meno efficace a seconda delle posizioni simmetriche 
(basate sulle eguaglianze) o complementari (basate sulle differenze) della relazione 
interpersonale, la comunicazione è efficace quando le posizioni sono reciprocamente