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2 DEFINIZIONE DEI FLEXFIELDS
I flexfields sono dei campi di dati flessibili che l’organizzazione può personalizzare in base alle
esigenze aziendali senza dover ricorrere alla programmazione e che consentono di eseguire la
personalizzazione di Oracle Applications richiedendo, pertanto, una spiegazione approfondita che
consenta di utilizzarli al meglio. Inoltre, una volta ottenute le informazioni relative alla
pianificazione e all'impostazione di una funzione di Oracle Applications costruita mediante un
flexfield, risulterà molto più facile impostare qualsiasi altra funzione di Oracle Applications che
utilizza un flexfield.
HR utilizza due tipi di flexfields: i flexfields chiave ed i flexfields descrittivi.
• Key flexfields o flexfields chiave: sono campi che è possibile personalizzare per inserire i
valori di più segmenti, ad esempio codici identificativi, numeri di conto e così via. Nel corso
dell'installazione di Oracle Applications, i tecnici che si occupano dell'implementazione
nell'organizzazione personalizzano i flexfields chiave in modo che contengano segmenti di
codice significativi per la società. Viene definito il significato di ciascun segmento, i valori
validi e il significato di tali valori. I flexfields chiave consentono, quindi, a ciascuna
organizzazione di utilizzare lo schema di codice desiderato.
• Descriptive flexfields o flexfields descrittivi: sono campi che possono essere personalizzati
per l'inserimento di informazioni supplementari per cui non sono già disponibili dei campo
in HR. I flexfields descrittivi forniscono uno ‘spazio di espansione’ personalizzabile
all’interno delle maschere. È possibile utilizzare i flexfields descrittivi per individuare
informazioni aggiuntive, esclusive e di grande rilevanza per l’azienda, che la maschera non
potrebbe acquisire in altro modo. I flexfields descrittivi possono essere sensibili al contesto
se le informazioni memorizzate nell’applicazione variano in base ad altri valori inseriti nella
maschera dagli utenti. All’interno di una maschera un flexfield descrittivo appare come un
campo senza nome costituito da un solo carattere racchiuso tra parentesi. Quando si
posiziona il cursore in un flexfield descrittivo personalizzato viene visualizzata una finestra
popup dotata del numero di campi necessari per l’organizzazione.
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2.1 Concetti fondamentali sui flexfields
Prima di procedere all’analisi dell’implementazione dei flexfields è utile chiarire alcuni termini.
Segmento
Un segmento è un campo secondario all'interno di un flexfield. Quando si personalizza un flexfield,
si definiscono l'aspetto e il significato dei singoli segmenti. Nel database un segmento è
rappresentato da una colonna della tabella.
Nei flexfields chiave un segmento in genere descrive una particolare caratteristica dell'entità
identificata dal flexfield.
Valori, convalida e insiemi di valori
L'utente finale inserisce un valore in un segmento mentre utilizza un'applicazione. In genere il
flexfield convalida ciascun segmento confrontandolo con un gruppo di valori validi (un "insieme di
valori" o attributi), in genere predefiniti. "Convalidare un segmento" significa che il flexfield
confronta il valore inserito da un utente con quelli dell'insieme di valori (attributi) per tale
segmento.
È possibile impostare il flexfield in modo che convalidi automaticamente i valori di segmento
inseriti dall'utente finale confrontandoli con una tabella di valori validi. Se l'utente finale inserisce
un valore di segmento errato, verrà visualizzato automaticamente un elenco in cui potrà scegliere un
valore valido.
Un insieme di valori può essere considerato un "contenitore" di valori. È’ possibile scegliere i tipi di
valori da inserire nell'insieme di valori indicandone la lunghezza, il formato e così via.
In genere i segmenti vengono convalidati e ciascun segmento di un particolare flexfield utilizza un
diverso insieme di valori. È possibile assegnare un singolo insieme di valori a più segmenti e
perfino condividere gli insiemi di valori tra più flexfields. Per la maggior parte degli insiemi di
valori, è possibile inserire in un segmento del flexfield solo i valori esistenti nell'insieme di valori
assegnato.
Struttura
Una struttura del flexfield è una configurazione di segmenti. Se si aggiungono o rimuovono
segmenti o si modifica l'ordine dei segmenti di un flexfield, si ottiene una struttura diversa.
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2.2 Implementazione dei flexfields
Il processo generale di implementazione e utilizzo dei flexfields si articola nelle seguenti fasi:
1. Pianificazione
2. Definizione
2.2.1 Pianificazione dei flexfields
Come per l'implementazione di una nuova applicazione, la pianificazione è indubbiamente la fase
più importante e probabilmente la più laboriosa dell'implementazione dei flexfields, e come tale
richiede la massima attenzione.
La fase di pianificazione può essere suddivisa in passaggi secondari ma strettamente correlati:
2.2.1.1 Scelta dei flexfields da implementare
I prodotti Oracle Applications si basano su alcuni flexfields chiave che rappresentano la parte
centrale delle applicazioni e che è necessario impostare.
2.2.1.2 Analisi di un flexfield specifico
Poiché ciascun flexfield chiave e descrittivo ha una finalità diversa, è necessario conoscere
esattamente tale finalità e i requisiti del flexfield da definire.
2.2.1.3 Pianificazione della struttura
Per ciascun flexfield che si desidera implementare, è necessario pianificare una o più strutture di
segmenti. È possibile personalizzare completamente l'aspetto della finestra popup del flexfield per
ciascuna struttura, compresi il titolo e il numero, l'ordine, la lunghezza e i prompt dei segmenti. Gli
elementi della finestra popup del flexfield, ad esempio il titolo o i prompt, possono essere
modificati in qualsiasi momento, mentre una volta acquisiti i dati del flexfield, non è più possibile
modificare il numero, l'ordine e la lunghezza massima dei segmenti. Pertanto, le strutture vanno
pianificate attentamente anche in considerazione di esigenze future.
2.2.1.4 Pianificazione dei segmenti
È necessario scegliere due lunghezze per ciascun segmento: la lunghezza visualizzata e la
lunghezza massima. La lunghezza visualizzata è la lunghezza del segmento che l'utente vede nella
finestra popup. Se la lunghezza visualizzata è minore della lunghezza massima, l'utente deve
scorrere il segmento per visualizzare interamente il contenuto.
2.2.1.5 Pianificazione della convalida dei segmenti
Pianificare la convalida di ciascun segmento. Identificare i tipi di valori che verranno utilizzati nei
segmenti del flexfield. Queste scelte influiscono sull'impostazione dei valori e degli insiemi di
valori.
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2.2.1.6 Preparazione della documentazione della pianificazione.
È consigliabile pianificare i flexfields nel modo più completo possibile, indicando anche i potenziali
valori di segmento, prima di iniziare a definirli nelle maschere di Oracle Applications. Una volta
iniziato a utilizzare i flexfields per acquisire dati, non è possibile modificarli. La modifica di un
flexfield che include già dei dati può richiedere un processo di conversione complesso.
2.2.2 Definizione dei flexfields
La definizione del flexfield è una procedura che risulta semplice dopo avere completato e
documentato la fase di pianificazione.
2.2.2.1 Definizione degli attributi
In base alle modalità che si desidera utilizzare per la convalida dei segmenti, saranno necessari 10-
30 minuti per definire ogni insieme di valori o attributo (in genere un insieme di valori per
segmento, o un numero inferiore se si intende condividere gli insiemi di valori oppure non si
desidera utilizzare gli insiemi di valori per determinati segmenti). Si noti che in questa fase non
avviene la definizione dei valori effettivi, bensì la definizione dei contenitori dei valori.
2.2.2.2 Definizione delle strutture dei segmenti
Questa rappresenta la fase principale della definizione di un flexfield e comprende la definizione dei
titoli della struttura, dei prompt, dell'ordine e delle dimensioni del segmento. A seconda del numero
di strutture e segmenti disponibili, saranno necessari 20-90 minuti per flexfield.
2.2.2.3 Definizione dei valori
A seconda delle modalità che si desidera utilizzare per la convalida dei segmenti, saranno necessari
1-3 minuti per la definizione di ogni valore dipendente o indipendente in una maschera di Oracle
Applications. Se si dispone di sistemi esistenti, potrebbe essere necessario creare un programma per
importare i valori preesistenti nelle tabelle di Oracle Applications.
2.2.2.4 Definizione delle caratteristiche aggiuntive
Se si desidera utilizzare caratteristiche aggiuntive, quali le regole di convalida incrociata o la
sicurezza dei valori del flexfield, sarà necessario definire tali caratteristiche in questa fase.
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2.3 Definizione dei Flexfields Chiave
Esistono 5 strutture di flexfield chiave che è necessario definire per poter definire un Business
Group in Oracle HRMS. Tali strutture sono:
1. Mansione (HR)
2. Posizione (HR)
3. Livello (HR)
4. Gruppo persone: E’ associato all’assegnazione dei dipendenti ed è usato per identificare
determinati gruppi di dipendenti all’interno dell’azienda. In HR è necessario specificare almeno
un segmento per questo flexfield, se ciò non viene fatto non sarà possibile utilizzare la finestra
dell’assegnazione. (Payroll)
5. Allocazione costi: Le informazioni sull'allocazione dei costi vengono normalmente utilizzate
per registrare i dettagli relativi alla determinazione dei costi dei dipendenti associati ai risultati
di un ciclo paghe. Se è installato Oracle Payroll, i costi possono essere associati ai risultati del
ciclo paghe e trasferiti al sistema General Ledger. Se Oracle Payroll non è installato, è possibile
utilizzare il flexfield per inserire le informazioni relative all'allocazione dei costi. (Payroll)
6. Analisi personale: Il flexfield chiave Analisi personale viene utilizzato per registrare
informazioni speciali personali che non sono incluse come informazioni standard. Ogni tipo di
informazioni viene definito come una Struttura separata del flexfield. Ad esempio, è possibile
impostare una struttura in cui inserire le informazioni mediche. Questo flexfield viene utilizzato
nelle aree dei dettagli informazioni speciali per persone e requisiti corrispondenti per mansioni e
posizioni. L’implementazione di questo flexfield può avvenire anche in un secondo
momento.(HR)
I flexfields Mansione, Posizione e Livello sono usati per modellare le strutture di lavoro in base ai
requisiti dell’azienda; Gruppo di persone, Allocazione costi e Analisi personale, invece, servono per
informazioni addizionali o analitiche.
Ogni Business Group ha un unico set di key flexfields, eccezione fatta per Analisi personale che
può essere usato da diversi B.G.
Dopo aver pianificato i flexfields secondo i criteri già visti precedentemente (si veda par. 2.2.1) si
passa alla loro implementazione.
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2.4 Implementazione dei flexfields chiave
I passi da seguire per l’implementazione dei flexfields sono:
1 Collegarsi al sistema con la responsabilità Amministratore di sistema
2 Passare alla finestra Segmenti flexfield chiave (Applicazione->Flexfield->Chiave).
3 Selezionare il nome dell'applicazione e il titolo del flexfield chiave che si desidera definire.
In questa finestra non è possibile creare un nuovo flexfield né modificare il nome di un
flexfield esistente. Per i flexfields dell'applicazione che supportano più strutture è possibile
creare una nuova struttura inserendo una riga. Per definire la prima struttura del flexfield, è
necessario selezionare la struttura predefinita del flexfield che viene visualizzata
automaticamente. Per modificare una struttura esistente, utilizzare i tasti freccia per
selezionare il titolo della struttura desiderata. È possibile modificare il titolo di una struttura
del flexfield esistente sovrascrivendo il vecchio titolo. Questo nome verrà visualizzato
quando si sceglie una struttura flexfield e comparirà come titolo della finestra del flexfield
chiave.
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4 Utilizzare la finestra Segmenti per definire i segmenti per il flexfield.
Il titolo della finestra include il nome del flexfield corrente. Se la definizione del flexfield è
congelata (cioè, se la casella di controllo Congela definizione flexfield è selezionata), questa
finestra impedisce di annullare la validità dei dati esistenti relativi al flexfield ma non
consente di accedere al campo Abilitato o Attributi. È possibile definire tanti segmenti
quante sono le colonne di segmento definite nella tabella flexfield. Questa finestra esegue
automaticamente la query di tutti i segmenti definiti precedentemente. È possibile creare un
nuovo segmento per il flexfield inserendo una riga.
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5 Inserire il nome del segmento che si desidera definire. Il nome del segmento deve iniziare
con una lettera e può contenere solo lettere, numeri, spazi o caratteri di sottolineatura (_).
Indicare se possibile utilizzare questo segmento del flexfield, abilitando la casella di
controllo Abilitato. Il flexfield non visualizza i segmenti disabilitati. È’ possibile definire
tanti segmenti quante sono le colonne di segmento definite nella tabella delle combinazioni
di flexfield chiave. Per proteggere l'integrità dei dati, è opportuno non disabilitare un
segmento se è già stato utilizzato per inserire i dati.
6 Selezionare il nome della colonna che si desidera utilizzare per il segmento del flexfield.
Se si sta definendo contemporaneamente più di un segmento nella stessa struttura, accertarsi
di utilizzare colonne univoche per ciascun segmento. Se si tenta di utilizzare una singola
colonna per più segmenti nella stessa struttura, non è possibile salvare le modifiche o
compilare la struttura. Le colonne scelte per i segmenti vengono visualizzate nell'elenco dei
valori solo dopo aver salvato i dati.
7 Inserire il numero di segmento per questo segmento. Questo numero indica la posizione
relativa in corrispondenza della quale questo segmento appare in una finestra del flexfield.
Un segmento con un numero basso appare prima di un segmento con un numero più alto. I
segmenti dipendenti devono essere inseriti dopo il segmento dal quale dipendono nella
finestra del flexfield. Se viene inserito un numero di segmento già definito per il flexfield,
viene visualizzato un messaggio di avvertenza. Tale messaggio rappresenta solo un
promemoria indicante che il numero di segmento è in uso. Se si tenta di congelare un
flexfield in cui due segmenti condividono lo stesso numero di segmento, il flexfield non
viene compilato. Per la maggior parte dei flexfields, se ai segmenti vengono assegnati
numeri separati da ampi intervalli (ad esempio 10, 20, 30 ...) indicanti le loro posizioni
relative, è possibile aggiungere i segmenti alla struttura in modo più semplice.
8 Indicare se questo segmento deve apparire nella finestra del flexfield. Se non viene
visualizzato, è opportuno specificare un valore ed un tipo predefiniti in modo che l'utente
non deve inserire un valore per questo segmento. Se non viene visualizzato un segmento e
non si specifica un valore predefinito, quando si utilizza questo flexfield potrebbero apparire
messaggi di errore
9 Definire il Value Set del flexfield. Il Value Set determina il tipo di valori che l’utente può
scegliere per ogni segmento. Gli attributi del Value Set controlleranno il tipo di valori che
potranno essere immessi e quanti caratteri ogni segmento può contenere. Se non si sceglie
un insieme di valori, il segmento si comporterà come se stesse utilizzando un insieme di
valori con convalida di tipo Nessuno, tipo di formato Car, la stessa larghezza della colonna
relativa al segmento del flexfield chiave di origine, caratteri alfabetici maiuscoli e minuscoli
e senza giustificazione a destra o zeri iniziali o finali. Per compilare il flexfield, è necessario
utilizzare un insieme di valori per tutti i segmenti la cui colonna di origine non è Car.
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Scegliere Minimo o Massimo nel campo Intervallo se si desidera che il flexfield convalidi il
valore del segmento in base al valore di un altro segmento presente in questa struttura. I
segmenti con un intervallo di tipo Minimo devono apparire prima dei segmenti con un tipo
Massimo (il valore del segmento di tipo Minimo deve essere inferiore rispetto a quello di
tipo Massimo). Ad esempio, se si definiscono due segmenti chiamati "Data inizio" e "Data
fine", è possibile richiedere che gli utenti inseriscano una data di fine posteriore a quella di
inizio. "Data inizio" potrebbe essere di tipo Minimo e "Data fine" di tipo Massimo. In questo
esempio, il segmento "Data inizio" deve apparire prima del segmento "Data fine", altrimenti
non è possibile compilare il flexfield. Se si sceglie Minimo per un segmento, è necessario
scegliere Massimo per l'altro segmento della struttura (e viceversa). In caso contrario, il
flexfield non può essere compilato. Se il tipo degli attributi è Coppia, questo campo è di sola
visualizzazione ed il valore usa come impostazione predefinita quello specificato per
Coppia.
10 Selezionare la casella di controllo Abilitato per fare in modo che la struttura venga utilizzata
dal flexfield chiave. Pur non essendo possibile eliminare strutture da questa finestra (in
quanto vi viene fatto riferimento in altre parti del sistema), è comunque possibile disattivarle
in qualsiasi momento. Per utilizzare una struttura è necessario attivarla. È necessario attivare
almeno una struttura per ciascun flexfield chiave. Se si disattiva una struttura che include
dati, non è possibile utilizzarla per creare nuove combinazioni o eseguire query sulle
informazioni in essa incluse.
11 Selezionare il carattere che si desidera utilizzare per separare i valori o le descrizioni dei
segmenti del flexfield quando nelle maschere vengono visualizzati descrizioni o segmenti
concatenati. Scegliere attentamente il carattere separatore in modo che non entri in conflitto
con i dati del flexfield. Se, ad esempio, i dati contengono numerosi punti ( . ) all'interno di
valori numerici o monetari, evitare di utilizzare il punto come separatore. Se si inserisce un
valore di segmento che include il carattere separatore dei segmenti, nei campi dei valori
concatenati del flexfield tale carattere verrà visualizzato come accento circonflesso (^) per
distinguerlo dal separatore dei segmenti. Questa modifica serve solo per la visualizzazione
concatenata e non influenza il valore.
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12 Se si desidera eseguire la convalida incrociata di più segmenti utilizzando le regole di
convalida incrociata, selezionare la casella di controllo Convalida incrociata segmenti. Per
definire regole di convalida incrociata che descrivano combinazioni valide, utilizzare la
maschera Regole convalida incrociata. Per disattivare le regole di convalida incrociata
esistenti, deselezionare la casella di controllo.
12 Per attivare gli inserimenti dinamici, selezionare la casella di controllo Consenti inserimenti
dinamici. Se si desidera che gli utenti possano creare nuove combinazioni in finestre che non
utilizzano una particolare tabella delle combinazioni, è possibile consentire gli inserimenti
dinamici di nuove combinazioni valide nella tabella generica. Se invece si desidera inserire
nuove combinazioni valide da un'unica finestra dell'applicazione creata per gestire una
tabella di combinazioni specifica, è necessario disattivare gli inserimenti dinamici. È’
possibile aggiornare questo campo solo se il flexfield dell'applicazione è stato creato in
modo da consentire gli inserimenti dinamici. In caso contrario, il campo è di sola
visualizzazione.
13 Congelare la struttura del flexfield selezionando la casella di controllo Congela definizione
flexfield. Non congelare il flexfield se si desidera impostarne o modificarne i segmenti
oppure modificare l'aspetto della finestra del flexfield chiave. Mentre il flexfield è
congelato, infatti, non è possibile eseguire la maggior parte delle modifiche.
14 Compilare il flexfield congelato scegliendo il pulsante Compila. Al momento della
compilazione, le modifiche apportate verranno salvate automaticamente.
Per utilizzare il flexfield, è necessario congelarne e compilarne la definizione. In presenza di
più strutture del flexfield, è necessario congelare, salvare e compilare separatamente
ciascuna struttura. Se si decide di modificare la definizione del flexfield, è necessario
scongelarla e salvarla nuovamente dopo averla modificata. Il flexfield deve essere
ricompilato ogni volta che si apportano modifiche utilizzando questa maschera. Le
modifiche apportate saranno visibili non appena congelato e ricompilato il flexfield, mentre
avranno effetto sugli utenti solo dopo che questi avranno cambiato responsabilità e saranno
usciti e quindi si saranno riconnessi all'applicazione.
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2.5 Implementazione dei flexfields descrittivi
Come per i flexfields chiave, anche in questo caso prima di iniziare l’implementazione è necessario
specificare i requisiti.
Innanzi tutto è possibile definire due tipi di segmenti per i descriptive flexfields:
• Segmenti globali: segmenti che appaiono sempre nella finestra del flexfield.
• Segmenti sensibili al contesto: segmenti che appaiono o meno a seconda delle informazioni
presenti nella maschera.
Se sono presenti segmenti sensibili al contesto, il flexfield descrittivo richiede informazioni di
contesto (un valore di contesto) che determina quali segmenti sensibili al contesto visualizzare. Un
flexfield descrittivo può ottenere informazioni di contesto da un campo qualsiasi della maschera o
da un campo speciale (un campo di contesto) incluso nella finestra popup del flexfield descrittivo.
Se il flexfield descrittivo deriva le informazioni di contesto da un campo della maschera (sia visibile
che nascosto per gli utenti), tale campo sarà denominato ‘campo di riferimento’ per il flexfield
descrittivo.
All'utente finale un campo di contesto appare come un normale segmento, completo del relativo
prompt. Tuttavia, i campi di contesto si comportano diversamente dai normali segmenti del
flexfield, sia globali che sensibili al contesto. Quando un utente inserisce un valore di contesto nel
campo di contesto, a seconda del valore inserito verranno visualizzati segmenti sensibili al contesto
diversi. È possibile definire diversamente anche un campo di contesto. Si utilizza un campo di
contesto anziché un campo di riferimento se nessun campo della maschera è valido come campo di
riferimento, oppure se si desidera che l'utente controlli direttamente quale segmento sensibile al
contesto visualizzare. Un segmento sensibile al contesto appare solo dopo avere scelto le
informazioni di contesto corrispondenti. I segmenti sensibili al contesto possono apparire
immediatamente solo se le informazioni di contesto corrispondenti vengono derivate da un campo
della maschera prima che l'utente passi al flexfield descrittivo.
Il un flexfield descrittivo con segmenti sensibili al contesto, una "struttura" è rappresentata dai
segmenti globali e dai segmenti sensibili al contesto di un particolare valore del campo di contesto.
Infatti, una struttura è costituita da tutti i segmenti che, una volta scelta la struttura, appaiono
contemporaneamente in una finestra popup.
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Differenza nel descrittivo a seconda del tipo di contratto.
Contratto a tempo indeterminato.
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Contratto CFL o a tempo determinato.
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I passi di implementazione dei flexfields descrittivi sono all’incirca gli stessi di quelli chiave a
differenza, solo, che non è necessario congelarli e compilarli.
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