La Fatturazione Elettronica e Sistemi IT Nel Contesto Europeo: Analisi di un caso aziendale

7 
 
1 
INTRODUZIONE 
 
 
 
Il presente lavoro nasce dall’analisi di uno dei tasselli fondamentali del 
fenomeno e-government che nel corso degli ultimi decenni ha caratterizzato 
l’evoluzione del settore pubblico e di quello privato. L’argomento in questione 
tratta gli aspetti fondanti su cui si basa la dematerializzazione documentale e la 
semplificazione amministrativa approfondendo in particolare ciò che riguarda 
la fatturazione elettronica, la conservazione sostitutiva e più in generale alcuni 
aspetti dei sistemi informatici che piano  piano hanno introdotto processi 
digitali in grado di coordinare l’evoluzione delle Amministrazioni pubbliche, 
degli enti privati e dei rapporti che intercorrono tra di loro. Una parte 
dell’elaborato è invece servita per contestualizzare la problematica all’interno 
dell’Unione Europea, quell’istituzione che dovrebbe diventare il luogo su cui 
mettere in moto l’azione coordinata dei singoli paesi volta a raggiungere un 
obiettivo comune, quello di un “mercato unico europeo” o meglio ancora di un 
“mercato digitale europeo”. Saranno osservate con occhio critico tutte le 
iniziative faro facenti parte della strategia Europa 2020, nella quale, abbiamo 
provato a contestualizzare le varie tematiche trattate andando a scovare i 
progetti che direttamente o indirettamente coinvolgeranno il futuro dei processi 
digitali nei rapporti business to business, business to government e viceversa.
8 
 
Per quel che concerne il tema della fatturazione elettronica e della 
conservazione sostitutiva è stato studiato e descritto il tutto a trecentosessanta 
gradi, in altre parole si è partiti da una descrizione più squisitamente tecnica 
andando a spiegare vantaggi, benefici e modalità applicative, si è poi proseguito 
attraverso il tracciato normativo percorso, allo studio del modello del ciclo 
ordine-pagamento, per poi giungere infine ad una analisi critica sulle difficoltà 
di adozione e quindi su quelle che potrebbero essere le soluzioni e gli sbocchi 
futuri. Per non cadere in considerazioni di carattere troppo astratto è stato 
preso in considerazione un case study tramite la gentile collaborazione del 
Gruppo Unifarma Distribuzione S.p.A per merito del Dott. Paolo Cugnolio con cui 
è stato possibile approfondire la tematica mettendone in evidenza i molti pregi 
ma gli altrettanti difetti. L’analisi in questione ha messo in mostra quel che 
spesso la teoria tiene nascosto, ovvero ha palesato come anche quello che 
sembra il più semplice dei processi all’interno della variegata sfera della 
documentazione digitale, in realtà nasconda insidie e costi che rendono 
impraticabile ciò che  invece sembrava agevole.  
La tesi ha voluto poi in qualche modo far riflettere il lettore andando a 
confrontare la politica italiana con quella di altri Paesi europei sempre per ciò 
che riguarda i processi descritti, si è cercato qua e la all’interno del lavoro di 
inserire possibili sviluppi ed evoluzioni si a livello normativo che tecnico per 
cercare di raggiungere i livelli che le competono di altri paesi dell’UE. Nel 
confronto, come del resto nelle altre parti dell’elaborato, sono state immesse 
una serie di tabelle e grafici che molto più di tante parole fanno capire
9 
 
attraverso i numeri quali sono i problemi dalla quale partire e come possono 
essere risolti.  
Dal momento che si è tratta la dematerializzazione di processi burocratici ma 
non solo, è stato giusto e doveroso affrontare la questione legata al cosiddetto 
“impatto ambientale” che la mancata implementazione di questi può generare. A 
tal proposito è stato valutato numericamente l’impiego di risorse e quindi 
conseguentemente il livello di risparmio nello switch off cartaceo. Non è stato 
appositamente tralasciato l’impulso che queste politiche possono dare affinchè 
si giunga ad eliminare gli sprechi con il fine ultimo di rendere le gestioni 
amministrative sempre più eco-sostenibili; si è provato a far convergere i bilanci 
ambientali degli enti pubblici (CLEAR-Life ad esempio) anche su fatturazione 
elettronica e conservazione sostitutiva e poi si è tentato di indicare la via del 
“green marketing” per quegli enti come le aziende sanitarie e le 
Amministrazioni locali che vivono sulla reputazione, andandone a spiegare più 
specificamente il concetto.  
L’idea che ha portato alla realizzazione di questo elaborato è quella di riportare 
l’attenzione su una delle questioni che di recente sta attraversando un fase che 
si può definire critica, il progetto “Europa 2020” ha chiaramente indicato la via 
che si è deciso di perseguire ma che i paesi stessi devono decidere di affrontare. 
Proprio per questo sono stati descritti in maniera concreta e reale le linee guida 
che si potrebbero seguire per permettere che tutti gli attori coinvolti entrino a 
far parte del progetto per poi potersi coordinare con gli altri Paesi membri e 
rafforzare il mercato europeo. E’ stato spiegato il tutto nella maniera più 
razionale e completa possibile cercando di trovare soluzioni adatte ad
10 
 
aumentare l’appeal sia per le Pubbliche Amministrazioni e sia per l’impresa, con 
una particolare attenzione rivolta alle PMI tanto care al nostro territorio 
italiano.
11 
 
2 
PROFILO GENERALE DEL FENOMENO 
E-GOVERNMENT: UN AIUTO ALLE IMPRESE 
 
 
 
Gli ultimi decenni del ventesimo secolo sono coincisi con una profonda 
trasformazione della società, intesa non solo come società occidentale. Lo 
sviluppo e la diffusione esponenziale delle tecnologie di comunicazione, sempre 
più rapide e incisive, hanno sconvolto molteplici aspetti della vita sociale, 
economica, culturale e politica. Quello che è andato diffondendosi è un sistema 
economico integrato che opera simultaneamente su scala mondiale, il cui 
intento va nella direzione di una sempre maggiore flessibilità d’impresa o dei 
singoli lavoratori all’interno di un sistema globale caratterizzato da meccanismi 
di semplificazione, dematerializzazione ed internazionalizzazione del mercato e 
della gestione economica.  Di conseguenza si può dire che sia cambiata anche 
l’organizzazione del lavoro, con la nascita dell’impresa in rete e del modello di 
amministrazione digitale. 
Il fenomeno e-government è un processo avviato, e tuttora sempre più in uso, 
con la riforma Bassanini e che viene definito come “il tentativo, attuato grazie 
alle nuove tecnologie, di rendere più efficienti i rapporti tra cittadini, imprese e 
Pubbliche Amministrazioni”, e quindi come “La semplificazione delle procedure
12 
 
amministrative e dei vincoli burocratici alle attività private”.
1
 Ciò che salta subito 
all’occhio è che, al di la dei diversi modi di intendere il cambiamento, i 
programmi di e-government, verso le piccole e medie imprese, modernizzano le 
procedure degli adempimenti riducendo i tempi della burocrazia. L’obiettivo 
che si va configurando è quindi quello di creare un canale preferenziale di 
contatto tra lo stato e il lavoratore attraverso internet. L’avvento e la diffusione 
di internet sono stati accolti da più parti con favori prossimi all’entusiasmo, 
soprattutto visto la possibilità di generare simmetria d’informazione grazie ad 
una struttura in cui tutti oltre che essere consumatori erano anche portatori di 
idee. In pratica internet veniva trattato come un amico con cui poter allearsi 
nella difficile battaglia con il digital divide intesa come la possibilità di 
combattere le inefficienze di un sistema sbilanciato a favore della burocrazia.
2
 
Quello che di bello fa la rete è permettere di scambiare anche “dal basso” e 
quindi dalle imprese, dai lavoratori, dai cittadini. Certamente tutto questo non 
doveva trasformarsi in una sorta di bacheca in cui immettere semplicemente le 
informazioni ma avrebbe dovuto creare interazioni tra pubblico e privato, tra 
imprese e Pubblica Amministrazione. 
In questa circostanza quello che si vuole cercare di delineare è come il futuro di 
questa mutazione possa dare come frutto un profondo aiuto alle imprese, ma 
forse soprattutto, un altro aspetto forse sempre troppo trascurato, come possa 
rivelarsi un’arma a favore della Amministrazione pubblica che a fronte di alcuni 
                                                           
1
 Citazione: FRANCO BASSANINI, Leggi Bassanini “Legge 15 marzo 1997, n. 59”, Roma 1997 
2
 FRANCESCA DI DONATO,  Lo stato trasparente – linked open data e cittadinanza attiva, 
Edizioni ETS 2010 pp.7
13 
 
investimenti iniziali può mirare ad obiettivi di risparmio in termini di alcuni 
punti di PIL.   
Il tema dell’e-government è quello del fondamentale rapporto tra stato 
democratico e cittadino, fra Pubblica Amministrazione e imprese. Il tutto si 
collega a tre momenti: servizi, comunicazione, tecnologie e alimentato dalla 
ricerca di risultati di trasparenza dell’attività amministrativa e della crescita 
della partecipazione di cittadini e imprese alla vita amministrativa che li 
riguarda, divenendo, in tal senso, il contesto di una strategia di innovazione del 
paese.
3
 
Dopo aver letto tutto questo moto perpetuo di cui si resa protagonista 
l’innovazione tecnologica e la società dell’informazione , possiamo arrivare a 
supporre, con una bassa dose di rischio, che possa davvero esistere lo 
strumento che può consentire allo stato, in tutte le sue articolazioni, di aiutare 
anziché apparire come un avversario o come un ostacolo. Lo strumento in 
questione è l’informatica, o meglio quella pratica virtuosa che prende il nome di 
“governo elettronico”.
4
 Quella del governo elettronico è l’unica via per la 
responsabilizzazione del cittadino e quindi del lavoratore. “Qual è la forma di 
governo migliore? Quella che ci insegna a governarci da soli!”
5
 Questo altro non 
è il primo regalo che uno stato può farsi e può fare per una migliore 
razionalizzazione delle spese, della gestione e dei controlli.  
                                                           
3
 LUIGI TIVELLI – SERGIO MASINI, Un nuovo modo di governare: l'e-government e il 
cambiamento della Pubblica Amministrazione, Fazi Editore, 2002 pp.9-10 
4
  LUIGI TIVELLI – SERGIO MASINI, Un nuovo modo di governare: l'e-government e il 
cambiamento della Pubblica Amministrazione, Fazi Editore, 2002 pp.20 
5
 Cit. Johann Wolfgang Goethe
14 
 
L’introduzione dell’e-government deve attivare poi quel processo di 
restituzione della fiducia nelle istituzioni, un sentimento che deve fare da ponte 
tra i soggetti interessati e che dev’essere l’ingrediente base per un buon 
governo. La reputazione è uno degli strumenti fondamentali per permettere 
all’amministrazione di crescere e vivere in sintonia con l’ambiente. 
Naturalmente appare scontato che per il buon esito e per il pieno 
raggiungimento dell’efficienza, cittadini e imprese devono essere disposti a 
utilizzare i servizi stessi con regolarità. A tal proposito si può affermare che  le 
imprese già utilizzano i servizi con maggior profitto rispetto ai comuni cittadini. 
Tutto ciò è dovuto al fatto che la riduzione degli oneri amministrativi dovuti a 
questo governo elettronico rappresentano uno dei primi, per ordine di 
importanza, step della strategia per migliorare la perfomance e la produttività 
economica; la burocrazia può essere particolarmente onerosa per le piccole 
imprese, dove in proporzione la quota di risorse che vanno destinate alla 
gestione amministrativa è maggiore di quanto non lo sia per le grandi imprese.
6
  
Le strategie che vengono comunemente utilizzate a livello europeo consistono 
nell’impiego di ICT, dalla registrazione elettronica, alla fatturazione elettronica e 
alla possibilità per imprese e cittadini di registrarsi e pagare le imposte on line. 
La Pubblica Amministrazione prima di “oggi” è stata erroneamente concepita 
come una vera e propria piramide, che vedeva i cittadini al fondo, il governo al 
vertice e nel mezzo tutto quello che viene definito l’apparato burocratico. 
Fortunatamente col tempo qualcosa è cambiato e continuerà a cambiare, un po’ 
per merito dei cittadini e un po’ perché l’e-government sta guidando il vero 
                                                           
6
 OECD, Uno sguardo sulla Pubblica Amministrazione 2010,  pp. 102
15 
 
cambiamento, alla piramide va sostituendosi la rete, che viene usata per una 
gestione aziendale in sinergia con le esigenze di quella che era la punta della 
vecchia piramide, e cioè il governo.
7
 
Questo primo capitolo dell’elaborato è quindi dedicato principalmente all’analisi 
dei costi che le imprese subiscono dalle inefficienza delle Pubbliche 
Amministrazioni.  Si mette in evidenza come una gestione efficace ed efficiente 
delle Pubbliche Amministrazioni si rifletta sul benessere e sulla competitività di 
un paese. Per le imprese ad esempio, essa è in grado di determinarne il livello di 
costi che devono sostenere per finanziarne la produzione e non solo, da essa 
dipendono anche gli oneri che vengono ad imporsi nel corso di tutta la vita 
aziendale. 
L’inefficienza burocratica è da tempo indicata come la causa principale della 
scarsa competitività dell’economia italiana.
8
 
In una indagine che venne svolta dall’Istat e dall’Unioncamere nel 1996 
s’indicava il livello di fruizione dei servizi amministrativi svolti da alcune 
categorie di uffici pubblici, la qualità e il livello di soddisfazione delle imprese 
nei rapporti con le Amministrazioni pubbliche e le modalità di contatto con gli 
uffici. Il 93,7% delle imprese dichiarò di aver avuto, nel corso del 1996, almeno 
un contatto con le Pubbliche Amministrazioni, in particolar modo con gli uffici 
comunali. 
9
 Quando ci si appresta a fare una indagine di questo tipo è facile 
intuire che il giudizio sulla qualità dei servizi erogati deve partire da alcuni 
                                                           
7
 LUIGI TIVELLI – SERGIO MASINI, Un nuovo modo di governare: l'e-government e il 
cambiamento della Pubblica Amministrazione, Fazi Editore, 2002 pp.23 
8
 SIMONA AQUINO, La semplificazione dei rapporti fra imprese e Pubbliche Amministrazioni, 
Franco Angeli, 2006 pp.11 
9
 SIMONA AQUINO, La semplificazione dei rapporti fra imprese e Pubbliche Amministrazioni, 
Franco Angeli, 2006 pp.16
16 
 
aspetti: la professionalità del personale pubblico, la trasparenza dei servizi 
necessari e quindi la facilità di accesso dell’impresa ai servizi erogati ed infine i 
tempi necessari per soddisfare le richieste. Tre aspetti dove si è inserita 
l’informatizzazione delle PA . 
Oltretutto, come già in parte introdotto precedentemente, è emerso un altro 
dato importante che aumenta l’importanza del nostro lavoro, l’incidenza degli 
oneri per gli adempimenti burocratici arriva a corrispondere a circa l’1% dei 
costi aziendali complessivi. L’incidenza oltretutto è tanto maggiore quanto 
minori sono le dimensioni dell’impresa, qui si comprende come in un contesto 
come quello italiano, dominato per di più da piccola e media impresa, assume 
ancor maggiore importanza la riduzione e l’annullamento laddove possibile di 
queste voci da bilancio. I costi degli adempimenti burocratici tanto per 
intenderci, erano costituiti dalle giornate di lavoro perse dai dipendenti e dalle 
spese di consulenza rese necessarie dalle complessità delle procedure.
10
 Per 
altro pur essendo di non poco conto, questo costo non rende giustizia in quanto 
non tiene conto di alcuni disagi resi, quali: ritardi di attuazione dei programmi 
aziendali, investimenti non fatti perché attesa troppo lunga, problemi derivanti 
dal fatto di non sapere, fino all’ultimo, se un certo iter burocratico giungerà a 
buon fine, disincentivi derivanti dal fatto di non esser sicuri di avere tutte le 
carte a posto derivanti anche da una scarsa trasparenza dei dati necessari. 
Restava difficile con una cornice come questa poter dipingere un quadro in cui 
si permettesse alle imprese di crescere ed innovare. Questa era la situazione in 
Italia prima del concretizzarsi del governo elettronico.   
                                                           
10
 SIMONA AQUINO, La semplificazione dei rapporti fra imprese e Pubbliche Amministrazioni, 
Franco Angeli, 2006 pp.17
17 
 
Per la maggior parte dei casi poi, le relazioni principali riguardavano gli 
adempimenti fiscali e subito dopo erano rappresentate dalla richiesta di 
certificati e documenti ufficiali.   
L’informatica per poter dunque dare un utile contributo deve insinuarsi in 
queste richieste velocizzando i procedimenti.  Attraverso l’utilizzo dei sistemi 
informatizzati è possibile raccogliere, conservare ed elaborare una enorme 
quantità di dati e informazioni che possono essere resi disponibili in qualsiasi 
momento e con estrema tempestività. Questo aspetto già di per se costituisce un 
enorme vantaggio in termini sia quantitativi che qualitativi.
11
 Ad esempio 
attraverso l’utilizzo di un sistema “on-line” un responsabile vendite di una 
azienda può tenersi costantemente aggiornato sui prodotti attualmente in 
magazzino, può sapere quali sono i prodotti di maggior successo, può sapere 
quale cliente ha di fronte e se è già stato contattato in passato; insomma come si 
può facilmente intuire un sistema “intranet” costituito da un circuito interno e 
da un database aggiornato può fornire un valido aiuto verso quei famosi 
obiettivi di efficienza. Lo stesso esempio, anche se con altri dati e oggetti, può far 
venire in mente il vasto campo d’analisi ricoperto dal circuito interbancario in 
cui per esempio, semplificando di molto la questione, ogni banca è a conoscenza 
di quello che altre banche fanno con aziende di cui entrambe siano 
concessionarie di un fido; se una banca dovesse richiedere le anticipazioni 
bancarie fornite al cliente, con tutta probabilità nel giro di poco tempo anche le 
altre si troverebbero a fare lo stesso. Diventa dunque facilmente comprensibile 
                                                           
11
 MANUEL BORDIGNON, Il controllo di gestione. Strumenti, evoluzione, esigenze e potenzialità, 
Editrice Le Fonti 2008 pp.210