POLITECNICO DI TORINO - UNIVERSITA' DEL PIEMONTE ORIENTALE “LA DIREZIONE DEI LAVORI E LA QUALITÀ”
TESI DI MASTER IN GESTIONE DEI LAVORI PUBBLICI
Arch. Mauro Bonacossa
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4.1
LA MESSA IN QUALITÀ DELLA DIREZIONE LAVORI
Nel settore dei Lavori Pubblici esistono, come detto in precedenza, una serie di servizi
che possono essere appaltati dalla Pubblica Amministrazione a soggetti esterni, come i
servizi di progettazione, di controllo del progetto, di supporto al Responsabile Unico del
Procedimento, di valutazione economica del progetto, di Direzione dei Lavori o di
supporto ad essa, congiunta o meno al controllo della sicurezza nei cantieri.
L’attività di Direzione dei Lavori è quindi un servizio che deve rispondere a particolari
esigenze richieste dal Cliente/Committente. La Qualità della fornitura dei servizi verte
su una normativa, per la qualificazione del fornitore, distinta in due famiglie.
La prima riguarda le leggi ed i decreti legislativi relativi al recepimento delle
direttive europee e regola l’affidamento degli incarichi, le forme di selezione ed i
contenuti minimi del servizio.
- Per l’individuazione dei fornitori del servizio: D.Lgs. 157/1995, D.P.R. 554/1999,
D.Lgs. 358/1992
- Per i contenuti minimi del servizio: L. 109/1994, D.P.R. 554/1999
La seconda riguarda norme tecnico-organizzative di definizione dei Sistemi di
Gestione della Qualità e norme di qualificazione del progetto e del personale, la cui
applicazione da marcatamente volontaria, sta sempre più assumendo i connotati
dell’obbligatorietà. Più precisamente, con la recente modifica della L. n.109/94,
affidando i lavori in assicurazione di Qualità si prescrive che anche la Stazione
Appaltante ed i fornitori di servizi operino in Qualità allo stesso livello degli esecutori
dell’opera, per i quali l’obbligatorietà è già consolidata.
- Per la qualificazione dei fornitori dei servizi: UNI EN ISO 9001
- Per la qualificazione dei progetti di qualsiasi natura: UNI ISO 10006
- Per la qualificazione di progetti di nuova costruzione: UNI 10722-1-2-3 ed UNI
10723
- Per la qualificazione del progetti sul costruito: progetto UNI U86.00.001.1-2
- Per la qualificazione del personale: UNI CEI EN 45013 (serve a far apprezzare
quelle piccole realtà professionali su cui risulta difficile applicare le ISO 9000)
Dunque la UNI EN ISO 9001 è la norma della serie ISO 9000 che riguarda più
direttamente l’applicazione del Sistema di Gestione della Qualità ai fornitori di servizi
esterni all’Amministrazione. Essi possono essere inclusi all’interno della
denominazione di “Aziende” che può comprendere sia studi di ingegneria che società di
professionisti; volendo si potrebbero fare rientrare in questa dicitura anche quelle
strutture della Pubblica Amministrazione che esercitano direttamente una fase del
processo edilizio, ad esempio di Direzione dei Lavori, quando non si renda necessario
delegarla all’esterno.
Il servizio di Direzione dei Lavori è pertanto il prodotto, inteso come attività
strutturata in un processo, fornito da un’Azienda o da un Ufficio Tecnico e non
concerne il concetto di prodotto inteso come opera da realizzare, per la quale sono
previsti meccanismi di controllo della Qualità differenti, di cui si darà trattazione nel
capitolo 5 “LA QUALITÀ ED IL CONTROLLO DELL’ESECUZIONE”.
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LA UNI EN ISO 9001
Negli ultimi anni, la crescente complessità del mercato ed rapidi cambiamenti delle
strutture organizzative aziendali, degli scenari di riferimento, delle tecnologie, della
concorrenza e delle richieste e delle necessità dei Clienti, hanno contribuito a rafforzare
la necessità per le Aziende di dotarsi di strumenti validi ed efficaci per creare e
rafforzare la fiducia dei Clienti, per garantire il mercato sulle “Qualità” dei prodotti e
dei servizi forniti, per migliorare l’organizzazione interna in modo da impiegare al
meglio le risorse disponibili ed aumentare la propria competitività verso alti livelli di
eccellenza. Lo strumento operativo utilizzato nel mondo aziendale per raggiungere gli
obiettivi sopra indicati e per manifestare il livello qualitativo raggiunto da un’Azienda
sono le norme relative all’Assicurazione Qualità, in particolare le norme della famiglia
ISO 9000, ed il sistema di Certificazione dei Sistemi Qualità aziendali.
La Qualità di un prodotto o servizio è rappresentata dalle caratteristiche che gli
consentono di soddisfare le attese di chi lo utilizza. Non si può individuare un livello
“assoluto” di Qualità, perché questa resta legata alle esigenze degli utilizzatori, che la
definiscono di volta in volta, secondo quelle caratteristiche che il prodotto o servizio
preso in considerazione deve possedere per soddisfarli. Il livello di Qualità richiesto dal
Cliente deve poi essere raggiunto in modo non sporadico, ma costante nel tempo e per
questo è necessario che siano coinvolte tutte le funzioni aziendali.
La Qualità non è un fatto solamente tecnico, ma ha aspetti organizzativi e gestionali e va
a coinvolgere tutta l’Azienda, compresa la Direzione: questa deve avere in merito una
precisa politica e ne deve curare l’attuazione, anche considerando lo stesso rapporto tra
Qualità ed efficienza aziendale.
La versione 1994 della UNI EN ISO 9001 è quella più facilmente applicabile alle
Aziende fornitrici di servizi (studi di ingegneria, società di professionisti, ecc.) perché
risulta più agevole l’applicazione delle norme che contengono le prescrizioni relative al
progetto, piuttosto che interpretare il progetto come il prodotto dell’Azienda. Il più delle
volte, per la fornitura di servizi, si tende a procedere per semplificazioni, tralasciando i
capitoli della norma non applicabili in modo specifico alla propria struttura.
La versione 2000 della UNI EN ISO 9001, detta anche Vision 2000, promuove una
maggiore responsabilizzazione dell’organizzazione che intende adottarla e si mostra più
flessibile e semplice nell’applicazione. Al suo interno viene infatti precisato che i
disposti normativi possono essere applicati in forma ridotta a fronte di un’eventuale
diversa articolazione produttiva o delle richieste del Cliente. Questa variabilità di
impostazione lascia ampio margine di libertà nell’accogliere il Sistema di Gestione della
Qualità e risulta essere molto adatta alla natura delle Aziende fornitrici di servizi, che di
norma soddisfano svariate esigenze del Cliente, di consulenza o complementari alla
progettazione ed alla Direzione dei Lavori.
Entrando più nel merito, l’applicazione delle norme serie ISO 9000 presuppone
una più chiara impostazione della struttura organizzativa aziendale, individuando per
ogni attività le relative autorità e responsabilità e la definizione formale di tutte le
procedure che devono essere applicate in Azienda in modo efficace ed efficiente.
È necessario definire un sistema di attività pianificate e sistematiche, la cui costante
applicazione assicura che l’Azienda o meglio “l’organizzazione”, intesa come struttura
interna, è in grado di realizzare un prodotto o un servizio attraverso un processo che
soddisfi i requisiti definiti contrattualmente per la Commessa specifica, conferendole,
alla fine, i canoni della Qualità. Un simile approccio consente di acquistare fiducia nella
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Qualità dei propri processi e nella Qualità dei prodotti e di dotarsi di una base per il
miglioramento della produttività e per la crescita del proprio margine operativo.
Scorrendo velocemente i principali capitoli della UNI EN ISO 9001 si possono
fare una serie di considerazioni.
- Cap. 5: Responsabilità della Direzione
Rispetto alla precedente versione devono essere definiti i requisiti generali e gli
obiettivi della politica di Qualità dell’Azienda, come impegno specifico e non come
semplici intenti; i requisiti generali del Cliente, come specificità che caratterizza la
Commessa; i requisiti di legge, che comportano un aggiornamento costante come
requisito stesso della Commessa.
L’organizzazione viene dunque articolata in processi per soddisfare i requisiti
suddetti, prevedendo differenti strategie a seconda della tipologia di servizio fornito
ed individuando le responsabilità all’interno del proprio organigramma aziendale
permanente a cui si affianca, per ogni Commessa, un organigramma specifico.
La Direzione dovrà fornire al proprio personale un’accurata formazione e verificherà
la bontà del proprio Sistema di Gestione della Qualità per mezzo di pianificati
controlli ed ispezioni e con l’apporto della documentazione del Sistema Qualità, di
Commessa ed esterna.
- Cap. 6: Gestione delle Risorse
Definisce la coordinazione ed il coinvolgimento/addestramento delle risorse umane,
la gestione delle informazioni e del flusso delle stesse, le infrastrutture e l’ambiente
di lavoro in generale.
Vista la forte dipendenza dell’Azienda dai flussi di mercato, essa può avere problemi
di discontinuità delle risorse umane a disposizione e può far ricorso ad
organizzazioni esterne che affianchino quella stabile interna secondo
un’articolazione di studi e società a network, evento peraltro previsto dalla normativa
sui Lavori Pubblici con le associazioni temporanee di impresa anche per gli studi
professionali. Diventa quindi utile produrre una serie di procedure che regolino
l’interfacciamento ed il funzionamento dei raggruppamenti.
- Cap. 7: Realizzazione del Prodotto
Identificati e riesaminati i requisiti del Cliente, si suddivide il processo produttivo tra
le attività di progettazione e quelle relative all’erogazione di un servizio quale può
essere la Direzione dei Lavori.
Il controllo del processo poggia su diversi supporti: un efficiente interfacciamento
organizzativo e tecnico tra i soggetti coinvolti; la selezione e la valutazione dei
prodotti approvvigionati da fornitori esterni; la valutazione del prodotto fornito dal
Cliente; una funzionale rintracciabilità e identificabilità, anche al fine della
conservazione, della propria documentazione prodotta come risultato del processo;
un periodico controllo della strumentazione atta a dimostrare la conformità dei
prodotti/servizi ai requisiti specifici. Ne consegue che, accanto alla validazione
tradizionale del progetto in senso stretto, si afferma la validazione del processo
verificato mediante l’adeguatezza del prodotto o del servizio.
- Cap. 8: Misurazioni, Analisi e Miglioramento
I controlli devono essere pianificati e registrati al ricevimento di prodotti esterni, nel
corso dell’attività produttiva o erogativa e alla fine del processo. Ad essi si
affiancano le verifiche ispettive interne e l’accertamento delle corrette applicazioni
del Sistema di Gestione della Qualità.
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Le non conformità del proprio prodotto/servizio o quelle dei prodotti forniti da
soggetti esterni, sono oggetto di analisi, anche statistiche, per studiare azioni
correttive e preventive che agiscano d’anticipo rispetto a possibili non conformità
future.
Attraverso la determinazione di possibili indicatori di soddisfazione del cliente (liste
di riscontro, analisi documentali, interviste, ecc.) e di efficienza ed efficacia
strutturale interna, si procede secondo un processo di miglioramento continuo che
deve essere misurabile e, nel caso di ricorso ai raggruppamenti temporanei, diventa
fondamentale definire una Direzione o un Responsabile della Qualità comune, unico
per tutti gli associati.
L’individuazione e l’analisi dei processi svolti dall’Azienda sono quindi il primo
passo per l’adozione del Sistema di Gestione della Qualità, attraverso il loro
monitoraggio si controlla la loro capacità di conseguire i risultati previsti. I dati
sull’adeguatezza e sull’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità e dei processi
realizzativi vengono successivamente esaminati ed analizzati per individuare proposte
ed azioni di miglioramento, anche in termini di efficienza economica.
La documentazione prevista da un Sistema di Gestione della Qualità è suddivisa su
quattro livelli (manuale, procedure, istruzioni, modulistica) ed è da considerarsi un
modello da adattare alle singole realtà, secondo le singole esigenze e secondo le
dichiarazioni documentate sulla politica e sugli obiettivi per la Qualità .
Nel Manuale della Qualità vengono considerati e formulati gli indirizzi generali
dell'Azienda in materia di Qualità. Visto che le ISO 9000 prefigurano una gestione per
processi, in cui si definisce il “cosa” si deve attuare ed il “chi” deve operare, diventa
necessario costruire delle procedure che rispondano ai requisiti elencati dalla norma e
descrivano azioni e scelte. L’efficacia delle procedure, benché esse sole non bastino a
evitare gli inconvenienti e la non conformità, va rivista periodicamente. Nell’ambito dei
documenti descrittico-prescrittivi sono inoltre richiesti i documenti necessari per
assicurare la pianificazione, il funzionamento ed il controllo dei processi. Infine, con
riferimento ai documenti di identificazione dello stato del sistema, è richiesta la
predisposizione delle registrazioni.
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4.2
IL PIANO DI QUALITÀ DELLA COMMESSA
L'Azienda redige uno specifico Piano di Qualità della Commessa per la fornitura
del servizio di Direzione dei Lavori, in modo conforme alle norme UNI EN ISO 9001,
nei seguenti casi:
- su espressa richiesta da parte della Committenza per opere il cui iter completo si
svolga in regime di Qualità;
- a seguito di impegno in sede di trattativa o di offerta;
- ove l'Azienda sia mandataria nel caso di raggruppamento con altre strutture
professionali.
Il Piano di Qualità della Commessa rappresenta la trasposizione del Sistema
Qualità dell’Azienda sul singolo servizio e coincide con il Piano di Commessa così
come indicato nella procedura P - GESTIONE DELLA DIREZIONE DEI LAVORI,
eventualmente integrato da una Procedura di coordinamento per stabilire i principi che
regoleranno i rapporti fra la Committenza e l'Azienda o raggruppamento, le modalità di
gestione dei flussi informativi e dei momenti di acquisizione di nullaosta o pareri tra il
gruppo di lavoro ed il Committente.
In particolare, il Piano di Commessa comporta:
1. la definizione della struttura organizzativa, mediante la redazione dell'Organigramma
di Commessa,
2. la predisposizione, ai fini della pianificazione e controllo del progetto, dei seguenti
documenti:
- elenco dei dati e requisiti di base, nel quale sono riportati tutti i dati ed i riferimenti
di base per lo sviluppo delle attività;
- Cronoprogramma, che esprime la correlazione temporale delle attività tecniche e
pianifica i momenti di riesame e verifica della progettazione, e di verifica
dell'avanzamento;
- elenco degli elaborati relativi alle diverse attività tecniche; durante lo sviluppo delle
attività, tale elenco potrà subire modifiche che non andranno comunque ad incidere
sulla completezza del risultato tecnico, ma ne miglioreranno invece la definizione.
Oltre che dai suddetti documenti, il Piano di Qualità della Commessa è costituito
da pertinenti procedure estratte dal Sistema Qualità aziendale, opportunamente
modificate per adeguarle alle necessità gestionali ed operative proprie della Commessa:
P - REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ
P - PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE
P - GESTIONE DELLE PROPRIETÀ DEL CLIENTE
P - GESTIONE DELLA DIREZIONE DEI LAVORI
P - MONITORAGGIO E MISURAZIONE DI PROCESSI E PRODOTTI
P - AZIONI PREVENTIVE E AZIONI CORRETTIVE
Nelle pagine seguenti si definirà per ognuna di esse un possibile modello
schematico dando specifici riferimenti nominali alle istruzioni di lavoro (IL) e alla
modulistica (M).
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LE PROCEDURE
REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ
1. SCOPO
La procedura definisce il Sistema gestionale dei documenti di registrazione della
Qualità delle attività aziendali, in relazione alle modalità e alle responsabilità per la
loro: identificazione, raccolta, catalogazione, protezione, reperibilità, archiviazione,
durata di conservazione, periodicità di aggiornamento ed eliminazione. La registrazione
consente di fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell’efficace funzionamento
del sistema di gestione per la Qualità e permette la facile lettura, identificabilità e
rintracciabilità dei documenti che servono nell’esecuzione di un processo.
2. APPLICABILITÀ
La presente procedura si applica alla documentazione di registrazione della Qualità
applicabile a tutti i Settori aziendali. La documentazione in oggetto è così suddivisa:
documentazione di Sistema e documentazione di Commessa.
3. RIFERIMENTI
P - PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE
P - GESTIONE DELLE PROPRIETÀ DEL CLIENTE
P - GESTIONE DELLA DIREZIONE DEI LAVORI
P - AZIONI PREVENTIVE E AZIONI CORRETTIVE
4. RESPONSABILITÀ
La responsabilità di assicurarsi che la documentazione sia gestita in modo corretto e
completo nel rispetto di quanto definito nella presente procedura e che sia applicabile al
processo (Commessa/Contratto) per il quale è stata elaborata è di chi elabora la
documentazione stessa e di chi ne esegue la verifica.
La responsabilità di verificare il mantenimento di quanto prescritto in materia di
controllo delle registrazioni della Qualità è del Responsabile Assicurazione Qualità.
La responsabilità dell'aggiornamento della presente Procedura è del Responsabile
Assicurazione Qualità.
5. MODALITÀ OPERATIVE
Nella tabella seguente, sono chiaramente identificati tutti i documenti di registrazione
della Qualità riferiti al processo Attività di Commessa - Direzione dei Lavori e, per
ciascun documento, sono precisate le informazioni relative a:
- procedura che genera il documento
- responsabilità di redazione e/o controllo; raccolta gestione e archiviazione; accesso
alle consultazioni;
- tempi di conservazione
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Tabella: Documenti di Registrazione della Qualità
RESPONSABILITÀ
Attività Procedura DOCUMENTI Raccolta, gestione e
archiviazione (1)
Accesso alla
consultazione (2)
Tempo di
conservaz.
(3)
Riesame
Contratto
PROCESSI
RELATIVI AL
CLIENTE
- Contratto riesaminato
- Amministrazione
- Responsabile Gare
ed Appalti
- Direttore dei Lavori
- Presidente Direttore
Generale
- Amministrazione
- Direttore dei Lavori
3 anni (dalla
chiusura del
Contratto)
Materiale
fornito dal
Cliente
GESTIONE
DELLE
PROPRIETÀ
DEL CLIENTE
- Modulo Prodotto fornito dal
Cliente
- Direttore dei Lavori
- Direttore dei Lavori
- Assistenti di Settore
3 anni
Attività di
Commessa -
Direzione
dei Lavori
GESTIONE
DELLA
DIREZIONE
DEI LAVORI
- Elenco Dati e Requisiti Base
- Organigramma di Commessa
- Verbale di Consegna Lavori
- Verbali di Sospensione Lavori
- Verbali di Ripresa Lavori
- Ordini di Servizio
- Giornale dei Lavori
- Libretto delle Misure
- Registro di Contabilità
- Sommario del Registro
- Stati di Avanzamento Lavori
- Certificati di Pagamento
- Verbale di Ultimazione Lavori
- Certificato di Regolare
Esecuzione (eventuale)
- Relaz. di accompagnamento
al conto finale
- Nota Cronologica
- Direttore dei Lavori
- Direttore dei Lavori
- Assistenti di Settore
3 anni
Azioni
Correttive e
Preventive
AZIONI
PREVENTIVE E
AZIONI
CORRETTIVE
- Modulo Richiesta Azioni
Preventive/Correttive
- Responsabile
Assicuraz. Qualità
- Direttore dei Lavori
- Responsabile
Assicurazione Qual.
- Direttore dei Lavori
5 anni
(1) L’archiviazione può avvenire su supporto cartaceo o informatico
(2) Funzioni con accesso diretto. Le altre Funzioni hanno accesso previa consultazione della Funzione che ha la gestione
(3) In caso di contrasto con le prescrizioni legislative, prevalgono quest’ultime
6. MODULISTICA
M - PRODOTTO FORNITO DAL CLIENTE
M - ELENCO DEI DATI E REQUISITI DI BASE
M - NOTA CRONOLOGICA
M - RICHIESTA AZIONI PREVENTIVE/CORRETTIVE
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PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE
1. SCOPO
Scopo della procedura è quello di definire responsabilità, modalità operative e gestione
delle attività di predisposizione, riesame e inoltro di offerta, nonché di definizione e
riesame del Contratto o incarico.
Per maggiore chiarezza si richiama la vecchia Norma UNI EN ISO 9001 v.1994, che
definisce l'offerta come la "risposta di un'Azienda alla domanda di soddisfare i requisiti
di un possibile Contratto per la fornitura di un prodotto" e definisce il Contratto come i
"requisiti concordati tra Azienda e Cliente e comunicati mediante un mezzo qualsiasi".
Secondo le nuove UNI EN ISO 9001 e 9004 v.2000, l’Azienda attua e tiene aggiornati
tali processi per assicurare un’adeguata comprensione delle esigenze e delle aspettative
delle parti interessate e per una loro traduzione in requisiti che l’organizzazione
aziendale deve essere in grado di soddisfare. Ciò comprenderà, attraverso un’efficace
comunicazione con il Cliente, l’individuazione ed il riesame delle attinenti informazioni
prima che l’organizzazione si impegni a fornire il prodotto al Cliente.
2. APPLICABILITÀ
La presente procedura si applica alle attività relative alla stesura di offerte e riesame del
Contratto derivanti da richieste dirette o da gare d'appalto per la fornitura di servizi
relative all’attività di Direzione Lavori.
3. RIFERIMENTI
P - REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ
4. RESPONSABILITÀ
Le responsabilità relative all'attuazione della presente procedura sono precisate al
paragrafo 5. MODALITÀ OPERATIVE
La responsabilità dell'aggiornamento della presente Procedura è del Responsabile
Assicurazione Qualità.
5. MODALITÀ OPERATIVE
Le attività di definizione e riesame del Contratto possono essere ricondotte a due fasi
esecutive:
-formulazione, riesame ed inoltro dell'offerta;
-riesame del Contratto/incarico.
5.1 Formulazione, riesame ed inoltro dell'offerta
5.1.1 Gare e appalti
Il Responsabile Gare ed Appalti, con la collaborazione del Responsabile del Settore
maggiormente interessato, procede ad un attento esame dei documenti di gara al fine
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di valutare l’interesse e l’opportunità di partecipare e assicura che eventuali
incongruenze trovino opportuna evidenziazione, chiarimento e risoluzione.
Il Responsabile Gare ed Appalti assicura inoltre l'esame di aspetti sia tecnici sia di
carattere amministrativo dei documenti di gara.
Nel caso si decida di presentare l'offerta, il Responsabile Gare ed Appalti, con la
collaborazione del Responsabile del Settore maggiormente interessato, assicura la
distribuzione dei compiti al Direttore dei Lavori designato e ai Responsabili di
Settore coinvolti, al fine di conseguire le informazioni necessarie a predisporre
un’adeguata documentazione di offerta. Conseguite queste, provvede ad assemblare
la documentazione di offerta, a verificarla a fronte dei requisiti del bando e, quindi,
ad assicurare il corretto inoltro, previa sottoscrizione dei documenti di gara da parte
del legale rappresentante e degli altri soggetti interessati, in accordo con le richieste
formulate dai potenziali committenti.
La firma del legale rappresentante e degli altri soggetti interessati attesta l'avvenuto
riesame dell'offerta.
5.1.2 Offerte dirette
Le richieste d'offerta direttamente rivolte dal Cliente all'Azienda, vengono analizzate
a cura del Responsabile del Settore maggiormente interessato che diviene il
Responsabile dell'Offerta.
In caso di riscontro positivo, il Responsabile dell'Offerta esegue analisi di fattibilità:
sia per quanto attiene gli aspetti tecnici, sia per individuare eventuali necessità di
risorse e mezzi non disponibili all'interno dell'Azienda. Procede altresì alla
distribuzione dei compiti al Direttore dei Lavori designato e ai Responsabili di
Settore coinvolti.
Qualora i requisiti descritti non fossero esplicitamente definiti, il Responsabile
dell'Offerta provvede ad interagire con il potenziale Committente e/o a ricavare
informazioni e documenti mancanti durante l'elaborazione dell'offerta. Per alcuni
aspetti, in mancanza di indicazioni dal possibile Committente, si fa riferimento alle
condizioni abitualmente adottate dall'Azienda, tenendo in conto il tipo di rapporto
esistente e le politiche aziendali perseguite con il Committente.
L'offerta elaborata viene infine riesaminata e sottoscritta dal legale rappresentante o
dal Responsabile dell'Offerta prima del suo inoltro al Cliente; l'apposizione della
firma attesta l'avvenuto riesame dell'offerta.
Sia nel caso di gare d’appalto che di richiesta diretta, il Responsabile del Settore
maggiormente interessato può assumere il ruolo di Direttore dei Lavori designato.
5.2 Controllo del Contratto/incarico
5.2.1 Risposta del Committente
A seconda della tipologia di offerta, si applicano differenti procedure.
Nel caso di richiesta diretta del Cliente, il Responsabile dell’Offerta designato
mantiene contatti per eventuali chiarimenti e precisazioni. In ogni caso, con adeguato
anticipo rispetto al termine di validità dell'offerta, il Responsabile dell’Offerta
designato stabilisce un contatto con il possibile Committente per segnalare
l'approssimarsi della data di scadenza e verificare la sussistenza dell'interesse.
Nel caso di gara d'appalto, sarà cura del Responsabile Gare o Appalti, o del
Responsabile del Settore maggiormente interessato, mantenersi informato e, ove
possibile e ritenuto opportuno, partecipare alle procedure di aggiudicazione
direttamente o con un proprio rappresentante.
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In entrambi i casi, quando il responso è negativo, la documentazione di offerta viene
conservata in modo da assicurare reperibilità e completezza. Il Responsabile Gare o
Appalti, o il Responsabile del Settore maggiormente interessato, secondo
competenza, assicurano l'archiviazione della documentazione d'offerta per 1 anno.
5.2.2 Accettazione dell'offerta da parte del Cliente
Nel caso in cui il Cliente richiedesse integrazioni, modificazioni o precisazioni della
documentazione di offerta, il Responsabile Gare o Appalti, o il Responsabile del
Settore maggiormente interessato provvedono, in collaborazione con gli altri
Responsabili di Settore interessati, a verificare la possibilità di accoglierle.
5.2.3 Riesame e controllo del Contratto trasmesso dal Cliente
A seguito della comunicazione dell'affidamento dell'incarico da parte del Cliente,
l'Azienda provvede all'assegnazione, secondo competenza, dell'incarico di
Responsabile della Commessa. Tale incarico è, di norma, assegnato al Direttore
Lavori designato. In caso di Commesse di particolare rilievo, il ruolo di Responsabile
della Commessa viene assunto direttamente dal Presidente Direttore Generale o dal
Responsabile Promozione Italia ed Estero.
Il riesame e controllo del Contratto emesso dal Committente è un compito svolto dal
Responsabile della Commessa, con l'eventuale supporto dei vari Responsabili di
Settore interessati. L'attività è finalizzata all'analisi ed al confronto del Contratto
rispetto all'offerta emessa, in particolare per quanto attiene:
- i contenuti tecnici;
- gli aspetti relativi alla fornitura e relativi limiti e/o vincoli;
- i costi ed i tempi di realizzazione.
Qualora il Responsabile della Commessa rilevasse sul documento contrattuale, o
sulla sua bozza, scostamenti rispetto a quanto indicato nell'offerta, assicura la
discussione e la definizione degli scostamenti con il Cliente al fine di raggiungere gli
accordi necessari a procedere alla conferma d'incarico o al rifiuto del medesimo. Nel
caso di riscontro positivo l'evidenza oggettiva dell'avvenuto riesame e verifica dei
punti sopra citati è fornita dall'apposizione sulla prima pagina di detti documenti
della scritta “Riesaminato” da parte del Responsabile della Commessa.
Qualora fosse stata riesaminata la sola bozza del Contratto, l’Amministrazione al
ricevimento del Contratto provvede a comparare il contenuto con quello della bozza
riesaminata dal Responsabile della Commessa e ad apporre sul Contratto la scritta
“Riesaminato” con data e firma.
I documenti originali d'ordine e di Contratto trasmessi dal Cliente vengono
conservati a cura dell’Amministrazione in modo da assicurare reperibilità ed integrità
in accordo alla procedura P - REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA
QUALITÀ, a meno di richieste specifiche da parte del Cliente.
Conclusa la fase di riesame e di accettazione del Contratto, l'Azienda provvede
all'apertura della Commessa.
6. MODULISTICA
Nessuna
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