Introduzione
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La seconda possibile spinta è data dalla ricerca del costante
miglioramento unita alle innovazioni tecnologiche.
Questa necessità è sentita principalmente dalle aziende leader, non
solo verso l'esterno, nei propri mercati, ma anche verso l'interno, nella
propria forma di organizzazione.
La guida di un organismo complesso come una grande impresa
moderna, infatti, impone sempre più spesso al management scelte
fortemente critiche per lo sviluppo dell’impresa e talvolta per la sua
stessa sopravvivenza.
In questo scenario economico la tensione continua è una condizione
normale di vita delle aziende. Non esistono infatti vantaggi
competitivi raggiunti e stabilmente acquisiti: ogni concorrente assume
questo vantaggio come un nuovo obiettivo da raggiungere e superare.
Non è data un via di mezzo: o l’impresa riesce a mantenere costante
questa tensione ad eccellere (leader) o è destinata a inseguire
(follower) o addirittura a soccombere.
La guida all’impresa non deve essere ridotta a routine ma richiede
continuamente creatività spirito di innovazione e prontezza nel
cogliere nuove opportunità. Per queste ragioni è essenziale che il
funzionamento dell’impresa sia il più possibile lineare e diretto al fine
di dare risposte più rapide ed efficaci alle sollecitazioni interne ed
esterne. Ciò permette anche una più trasparente valutazione del ROI
(Return On Investment) delle varie risorse a disposizione.
I recenti sviluppi dell’ IT costituiscono strumento fondamentale per il
raggiungimento di questi obiettivi.
Le strutture informative, deputate a gestire tali dati ed informazioni,
devono essere abbastanza flessibili da consentire la soddisfazione
Introduzione
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delle varie richieste nei loro caratteri di dinamicità. In questo contesto
acquisiscono una particolare rilevanza gli sviluppi tecnologici
applicati al campo delle informazioni.
Negli ultimi decenni si è assistito ad una crescita dei sistemi
informativi computerizzati, dovuta principalmente al progresso
tecnologico, ma non solo.
Uno dei vantaggi raggiunti nel tempo è l'automazione di processi
ripetitivi a scarso valore aggiunto. Inoltre a favore dei sistemi
informativi automatizzati c'è l'intercambiabilità delle informazioni con
altri sistemi aziendali (di produzione, di marketing,...), nonché
l'importanza che tali sistemi hanno in periodi di turbolenza del
mercato.
I moderni sistemi informativi sono, quindi, una componente essenziale
delle moderne aziende e sono sempre più al centro della generazione
di ''conoscenza'' tramite informazioni.
La conoscenza aziendale può essere considerata come un sistema di
informazioni, apprese e distribuite in azienda secondo diverse
modalità e correlate tra loro da nessi funzionali, tale da consentire agli
operatori di interpretare le diverse situazioni ambientali e interne in
modo adeguato alle condizioni di economicità della combinazione
produttiva e di orientare conseguentemente i propri giudizi di
convenienza.
Si può dire quindi che le imprese trovano nel sistema informativo un
fondamentale fattore di conoscenza, la cui completezza influisce
direttamente sulle stesse capacità di sviluppo dell'impresa.
Da questo quadro ne emerge la necessita di ottenere nuovi livelli di
controllo della propria operatività e ottenere informazioni non piu
Introduzione
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lacunose, a causa di assenze di collegamento tra i vari processi di
business e di dati non aggiornati.
Si suggerisce cosi, l’utilizzo di un sistema gestionale integrato, ossia
un ERP.
Quest’ultimo permette un controllo efficace ed efficiente delle
operazioni aziendali e dà l’occasione alle imprese di affermarsi come
azienda leader di settore, svilupparsi, di avere costi contenuti,
accedendo ad informazioni sempre aggiornate in tempo reale.
Introduzione
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Obiettivi
Il presente lavoro si pone come obiettivo la descrizione
dell’evoluzione dei principali strumenti a disposizione delle imprese
per raggiungere elevati livelli di efficienza.
In particolare ci occuperemo dell’implementazione, all’interno di
un’azienda di medie dimensioni che opera nella realtà imprenditoriale
italiana nel settore retail ottica e multimedia, di un sistema ERP di tipo
SAP RETAIL ONE che consente il raggiungimento di una elevata
efficienza ed efficacia di gestione d’impresa, ottimizzando tutti i
processi e le operazioni svolte dalle singole funzioni aziendali, grazie
alla caratteristica fondamentale dell’integrazione.
L’introduzione di un sistema gestionale integrato, quale SAP RETAIL
ONE, permetterà di ottenere numerosi vantaggi competitivi a livello di
costo, di organizzazione e quindi gestione globale delle risorse.
Con l’introduzione di SAP RETAIL ONE, l’azienda potrà avere
sempre un quadro aggiornato della situazione aziendale che la porterà
ad effettuare analisi sempre piu precise e mirate.
Tutto ciò, applicato ad un contesto economico come quello attuale,
caratterizzato da mercati aperti, da un regime di forte concorrenza, da
una crescente globalizzazione, offrirà la possibilità di essere piu
competitivi, creativi, innovativi e capaci di cogliere nuove
opportunità.
SEZIONE I:
I SISTEMI
INFORMATIVI
AZIENDALI
CAPITOLO I:
IL SISTEMA
INFORMATIVO
AZIENDALE
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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1.1 Caratteristiche generali dei sistemi informativi
Nello scenario competitivo attuale, i nuovi modelli organizzativi dei
processi produttivi e l’impatto delle nuove tecnologie impongono un
adeguamento delle imprese alla realtà.
È necessario infatti che all’interno delle stesse non ci siamo barriere
tra le diverse funzioni aziendali, ma collaborazione ed integrazione di
competenze e responsabilità.
In questo quadro, il management deve essere in grado di prendere
decisioni il più velocemente possibile e di poter disporre di tutte le
informazioni necessarie in tempi rapidissimi.
Infatti, con il nascere di forti tensioni competitive, ed il continuo
modificarsi delle condizioni del quadro ambientale, il management ha
la necessita di tenere sotto controllo, in maniera integrata, le globali
condizioni di svolgimento delle attività aziendali attraverso l’analisi
ed il monitoraggio di un numero di variabili in costante crescita.
È proprio per questo che l’impresa deve essere dotata di un sistema
informativo in grado di distribuire le informazioni.
Un sistema informativo aziendale si può definire come l’insieme di
persone, reti, macchine, applicazioni software e processi che
permettono all’azienda di disporre delle informazioni giuste al
momento giusto.
È quindi un sistema di componenti in grado di raccogliere, processare,
immagazzinare e scambiare dati per distribuire informazioni utili per
prendere decisioni, pianificare e controllare un’azienda.
Possiamo dunque comparare il sistema informativo aziendale ad un
vero e proprio sistema nervoso dell’azienda stessa.
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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In quest’ottica bisogna fare però attenzione perché avere a
disposizione una quantità eccessiva di informazioni (ridondanza)
potrebbe non essere positivo ma, al contrario, portare il management a
non poterle controllare tutte. Il rischio principale è dunque quello di
perdere di vista informazioni importanti: per questo è anche
importante la selezione delle informazioni e la loro modalità di
reportistica (informazioni giuste alle persone giuste scritte in modo
che queste ultime possano comprenderle).
I sistemi informativi costituiscono oggi una componente essenziale
delle moderne aziende e sono sempre più al centro della generazione
di conoscenza tramite informazioni.
Le imprese trovano, nel sistema informativo, un fondamentale fattore
di conoscenza, la cui completezza influisce direttamente sulle stesse
capacita di sviluppo d’impresa.
Fig. 1.1 Il sistema informativo aziendale
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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1.2 Il sistema informativo e il sistema delle informazioni
Prima di definire le componenti e le tipologie dei sistemi informativi,
dobbiamo distinguere il sistema informativo vero e proprio dal
sistema delle informazioni, spesso sovrapposto ad esso.
L’espressione sistema informativo sta ad indicare l’insieme di
elementi responsabili delle attività di rilevazione e rappresentazione
dei fenomeni, svolte in modo sistematico e organizzato, attraverso
tecnologie appropriate.
La situazione di un’impresa, così come risulta dal sistema delle
informazioni che la rappresenta (informazioni qualitative, quantitative,
monetarie, non monetarie), dipende dai valori che assumono le
variabili che descrivono le attività aziendali, ma dipende anche dalle
logiche di rappresentazione adottate, cioè dai metodi di rilevazione e
di rappresentazione dei fenomeni.
Tra le varie possibilità disponibili per la rappresentazione dei
fenomeni, l’azienda sceglie abitualmente il metodo che essa ritiene:
Il più adeguato, con riferimento alle finalità conoscitive della
realtà in questione
Il più fedele nel rappresentare i fenomeni stessi
E’ evidente, ad esempio, che la rappresentazione del risultato
economico di un’azienda dipende dai valori assunti dalle variabili
caratterizzanti i fenomeni che determinano tale risultato, nonché dai
metodi adottati per la rilevazione e valutazione di tali variabili.
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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Queste scelte condizionano in concreto le procedure di acquisizione
dei dati e di produzione di informazioni, dando origine a sistemi
informativi completamente differenti. Le logiche prescelte per la
rappresentazione dei fenomeni non fanno parte in senso stretto del
sistema delle informazioni, ma condizionano e determinano le
informazioni medesime.
Le logiche e i metodi di rilevazione e misurazione dei fenomeni non
sono parte integrante neppure del sistema che produce le informazioni,
ma ne sono un presupposto fondamentale; essi hanno un impatto
rilevante sul sistema che produce le informazioni in quanto
determinano le modalità di rappresentazione dei fenomeni.
Il concetto di sistema informativo deve perciò essere disgiunto dal
concetto di sistema delle informazioni, perché queste ultime sono il
risultato prodotto dal sistema informativo, termine che sta ad indicare
l’insieme delle attività che si devono svolgere per la produzione delle
informazioni e le modalità organizzative con cui devono essere
condotte tali attività, nonché gli strumenti tecnologici con cui
svolgerle.
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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1.3 Componenti e tipologie dei sistemi informativi
Pur individuando un asset intangibile ad alto potere competitivo, il
sistema informativo non sempre è chiaramente e immediatamente
identificabile all’interno dell’azienda, nascosto com’è dai vari sistemi
di responsabilità. Ciononostante negli ultimi decenni si è capita
l’importanza che ha questo strumento per poter ottenere un vantaggio
competitivo.
Il sistema informativo dovrebbe essere considerato come qualunque
altro fattore, la cui corretta configurazione contribuisce alla
generazione dei risultati aziendali ed al reperimento di risorse coerenti
con le esigenze dell’azienda.
Quando è possibile individuarlo in forma esplicita, esso è composto
dai seguenti elementi:
Un patrimonio di dati (rappresentano la materia prima con cui si
producono le informazioni)
Un insieme di procedure per l’acquisizione e il trattamento di
dati e per la produzione di informazioni
Un insieme di persone che sovrintendono a tali procedure
Un insieme di mezzi e strumenti necessari per il trattamento, il
trasferimento e l’archiviazione di informazioni
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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Possiamo dire che una componente essenziale del sistema informativo
sono le persone, oltre alle (diverse) tipologie di informazioni, di
procedure e di attrezzature utilizzate.
Pur essendo le IT determinanti nel supportare le decisioni del sistema
informativo, un’analisi in tal senso deve prescindere dagli strumenti
messi a disposizione dalla tecnologia.
A questo proposito una prima distinzione dei sistemi informativi
potrebbe essere quella tra sistemi informatizzati e non informatizzati,
intendendo con la prima espressione sistemi che si basano
sull’informatica (per il trattamento dei dati e delle informazioni) e con
la seconda sistemi che non utilizzano tali tecnologie. Nella realtà
odierna, evidentemente, stanno scomparendo sistemi del secondo tipo.
Un’altra classificazione distingue i sistemi informativi tra personali ed
aziendali e tra pianificati e non pianificati. Con la prima dicitura si fa
riferimento alle strutture informative sviluppate dai singoli individui,
definite personali perché strettamente legate alle specifiche
competenze della persona, ad esempio uno schedario manuale oppure
forme più complesse di database. Normalmente queste tipologie di
sistemi si sviluppano in quelle aziende dove non sono disponibili altri
sistemi informativi di supporto alle decisioni.
In generale, un sistema informativo aziendale è costituito da una
componente tecnologica data da un insieme di mezzi e strumenti
utilizzati per supportare il processo informativo. Tale componente
tecnologica prende il nome di sistema informatico.
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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Fanno parte del sistema informatico:
Software applicativo
Middleware cooperativo
Software di base (sistema operativo)
Hardware
Fig 1.2 Localizzazione del Sistema Informativo Aziendale e del Sistema
Informatico nell’ambiente.
Il sistema informativo aziendale Capitolo I
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1.4 Dai dati alle informazioni
Secondo la definizione qui in uso i sistemi informativi trattano dati e
producono informazioni. Partono cioè dai primi per ottenere
informazioni attendibili, come risultato finale. Questo processo merita
qualche approfondimento.
Il dato è una rappresentazione originaria, oggettiva e non interpretata
di un fenomeno, mentre l’informazione è l’insieme di uno o più dati,
classificati, organizzati, interpretati e utili per qualcuno, in modo da
avere un significato.
Le caratteristiche delle informazioni sono quindi strettamente
collegate anche alle caratteristiche dei dati. I dati sono la materia
prima del processo di costruzione delle informazioni e sono costituiti
da simboli (lettere, numeri,…) che rappresentano realtà fisiche o
concettuali. Di solito si tratta della rappresentazione di eventi già
accaduti.
Una situazione particolare è rappresentata dai dati che si riferiscono ad
eventi previsti o ipotizzati: è il caso della formulazione di stime o
previsioni di eventi da cui partire per stendere i piani aziendali.
Comunque, anche in questo caso si può parlare di dati elementari, da
cui si parte per la produzione di informazioni.
Quindi, la produzione delle informazioni parte da dati elementari
iniziali, che rappresentano i fenomeni e gli eventi così come si
presentano nella realtà, per arrivare alla costruzione di dati sintetici, da
cui al momento opportuno si possono ricavare le informazioni per i
vari destinatari. Il processo con cui si passa dai dati alle informazioni
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