Implementazione di un sistema contabile SAP. Il caso Angelo Randazzo: il ciclo passivo

Introduzione 
 
 
 
La seconda possibile spinta è data dalla ricerca del costante 
miglioramento unita alle innovazioni tecnologiche.  
Questa necessità è sentita principalmente dalle aziende leader, non 
solo verso l'esterno, nei propri mercati, ma anche verso l'interno, nella 
propria forma di organizzazione.  
La guida di un organismo complesso come una grande impresa 
moderna, infatti, impone sempre più spesso al management scelte 
fortemente critiche per lo sviluppo dell’impresa e talvolta per la sua 
stessa sopravvivenza. 
In questo scenario economico la tensione continua è una condizione 
normale di vita delle aziende. Non esistono infatti vantaggi 
competitivi raggiunti e stabilmente acquisiti: ogni concorrente assume 
questo vantaggio come un nuovo obiettivo da raggiungere e superare. 
Non è data un via di mezzo: o l’impresa riesce a mantenere costante 
questa tensione ad eccellere (leader) o è destinata a inseguire 
(follower) o addirittura a soccombere. 
La guida all’impresa non deve essere ridotta a routine ma richiede 
continuamente creatività spirito di innovazione e prontezza nel 
cogliere nuove opportunità. Per queste ragioni è essenziale che il 
funzionamento dell’impresa sia il più possibile lineare e diretto al fine 
di dare risposte più rapide ed efficaci alle sollecitazioni interne ed  
esterne. Ciò permette anche una più trasparente valutazione del ROI 
(Return On Investment) delle varie risorse a disposizione. 
I recenti sviluppi dell’ IT costituiscono strumento fondamentale per il 
raggiungimento di questi obiettivi. 
Le strutture informative, deputate a gestire tali dati ed informazioni, 
devono essere abbastanza flessibili da consentire la soddisfazione 
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Introduzione 
 
 
 
delle varie richieste nei loro caratteri di dinamicità. In questo contesto 
acquisiscono una particolare rilevanza gli sviluppi tecnologici 
applicati al campo delle informazioni. 
Negli ultimi decenni si è assistito ad una crescita dei sistemi 
informativi computerizzati, dovuta principalmente al progresso 
tecnologico, ma non solo. 
Uno dei vantaggi raggiunti nel tempo è l'automazione di processi 
ripetitivi a scarso valore aggiunto. Inoltre a favore dei sistemi 
informativi automatizzati c'è l'intercambiabilità delle informazioni con 
altri sistemi aziendali (di produzione, di marketing,...), nonché 
l'importanza che tali sistemi hanno in periodi di turbolenza del 
mercato.  
I moderni sistemi informativi sono, quindi, una componente essenziale 
delle moderne aziende e sono sempre più al centro della generazione 
di ''conoscenza'' tramite informazioni.  
La conoscenza aziendale può essere considerata come un sistema di 
informazioni, apprese e distribuite in azienda secondo diverse 
modalità e correlate tra loro da nessi funzionali, tale da consentire agli 
operatori di interpretare le diverse situazioni ambientali e interne in 
modo adeguato alle condizioni di economicità della combinazione 
produttiva e di orientare conseguentemente i propri giudizi di 
convenienza.  
Si può dire quindi che le imprese trovano nel sistema informativo un 
fondamentale fattore di conoscenza, la cui completezza influisce 
direttamente sulle stesse capacità di sviluppo dell'impresa. 
Da questo quadro ne emerge la necessita di ottenere nuovi livelli di 
controllo della propria operatività e ottenere informazioni non piu 
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Introduzione 
 
 
 
lacunose, a causa di assenze di collegamento tra i vari processi di 
business e di dati non aggiornati. 
Si suggerisce cosi, l’utilizzo di un sistema gestionale integrato, ossia 
un ERP. 
Quest’ultimo permette un controllo efficace ed efficiente delle 
operazioni aziendali e dà l’occasione alle imprese di affermarsi come 
azienda leader di settore, svilupparsi, di avere costi contenuti, 
accedendo ad informazioni sempre aggiornate in tempo reale. 
 
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Introduzione 
 
 
 
Obiettivi 
Il presente lavoro si pone come obiettivo la descrizione 
dell’evoluzione dei principali strumenti a disposizione delle imprese 
per raggiungere elevati livelli di efficienza. 
In particolare ci occuperemo dell’implementazione, all’interno di 
un’azienda di medie dimensioni che opera nella realtà imprenditoriale 
italiana nel settore retail ottica e multimedia, di un sistema ERP di tipo 
SAP RETAIL ONE che consente il raggiungimento di una elevata 
efficienza ed efficacia di gestione d’impresa, ottimizzando tutti i 
processi e le operazioni svolte dalle singole funzioni aziendali, grazie 
alla caratteristica fondamentale dell’integrazione. 
L’introduzione di un sistema gestionale integrato, quale SAP RETAIL 
ONE, permetterà di ottenere numerosi vantaggi competitivi a livello di 
costo, di organizzazione e quindi gestione globale delle risorse. 
Con l’introduzione di SAP RETAIL ONE, l’azienda potrà avere 
sempre un quadro aggiornato della situazione aziendale che la porterà 
ad effettuare analisi sempre piu precise e mirate.  
Tutto ciò, applicato ad un contesto economico come quello attuale, 
caratterizzato da mercati aperti, da un regime di forte concorrenza, da 
una crescente globalizzazione, offrirà la possibilità di essere piu 
competitivi, creativi, innovativi e capaci di cogliere nuove 
opportunità. 
 
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CAPITOLO I:  
IL SISTEMA 
INFORMATIVO 
AZIENDALE 
 
 
 
Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
1.1 Caratteristiche generali dei sistemi informativi  
Nello scenario competitivo attuale, i nuovi modelli organizzativi dei 
processi produttivi e l’impatto delle nuove tecnologie impongono un 
adeguamento delle imprese alla realtà. 
È necessario infatti che all’interno delle stesse non ci siamo barriere 
tra le diverse funzioni aziendali, ma collaborazione ed integrazione di 
competenze e responsabilità. 
In questo quadro, il management deve essere in grado di prendere 
decisioni il più velocemente possibile e di poter disporre di tutte le 
informazioni necessarie in tempi rapidissimi. 
Infatti, con il nascere di forti tensioni competitive, ed il continuo 
modificarsi delle condizioni del quadro ambientale, il management ha 
la necessita di tenere sotto controllo, in maniera integrata, le globali 
condizioni di svolgimento delle attività aziendali attraverso l’analisi 
ed il monitoraggio di un numero di variabili in costante crescita. 
È proprio per questo che l’impresa deve essere dotata di un sistema 
informativo in grado di distribuire le informazioni. 
Un sistema informativo aziendale si può definire come l’insieme di 
persone, reti, macchine, applicazioni software e processi che 
permettono all’azienda di disporre delle informazioni giuste al 
momento giusto. 
È quindi un sistema di componenti in grado di raccogliere, processare, 
immagazzinare e scambiare dati per distribuire informazioni utili per 
prendere decisioni, pianificare e controllare un’azienda. 
Possiamo dunque comparare il sistema informativo aziendale ad un 
vero e proprio sistema nervoso dell’azienda stessa. 
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Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
In quest’ottica bisogna fare però attenzione perché avere a 
disposizione una quantità eccessiva di informazioni (ridondanza) 
potrebbe non essere positivo ma, al contrario, portare il management a 
non poterle controllare tutte. Il rischio principale è dunque quello di 
perdere di vista informazioni importanti: per questo è anche 
importante la selezione delle informazioni e la loro modalità di 
reportistica (informazioni giuste alle persone giuste scritte in modo 
che queste ultime possano comprenderle). 
I sistemi informativi costituiscono oggi una componente essenziale 
delle moderne aziende e sono sempre più al centro della generazione 
di conoscenza tramite informazioni. 
Le imprese trovano, nel sistema informativo, un fondamentale fattore 
di conoscenza, la cui completezza influisce direttamente sulle stesse 
capacita di sviluppo d’impresa. 
Fig. 1.1  Il sistema informativo aziendale 
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Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
1.2 Il sistema informativo e il sistema delle informazioni 
Prima di definire le componenti e le tipologie dei sistemi informativi, 
dobbiamo distinguere il sistema informativo vero e proprio dal 
sistema delle informazioni, spesso sovrapposto ad esso.  
L’espressione sistema informativo sta ad indicare l’insieme di 
elementi responsabili delle attività di rilevazione e rappresentazione 
dei fenomeni, svolte in modo sistematico e organizzato, attraverso 
tecnologie appropriate.  
La situazione di un’impresa, così come risulta dal sistema delle 
informazioni che la rappresenta (informazioni qualitative, quantitative, 
monetarie, non monetarie), dipende dai valori che assumono le 
variabili che descrivono le attività aziendali, ma dipende anche dalle 
logiche di rappresentazione adottate, cioè dai metodi di rilevazione e 
di rappresentazione dei fenomeni.  
Tra le varie possibilità disponibili per la rappresentazione dei 
fenomeni, l’azienda sceglie abitualmente il metodo che essa ritiene:  
 
¾ Il più adeguato, con riferimento alle finalità conoscitive della 
realtà in questione 
 
¾ Il più fedele nel rappresentare i fenomeni stessi 
 
E’ evidente, ad esempio, che la rappresentazione del risultato 
economico di un’azienda dipende dai valori assunti dalle variabili 
caratterizzanti i fenomeni che determinano tale risultato, nonché dai 
metodi adottati per la rilevazione e valutazione di tali variabili.  
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Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
Queste scelte condizionano in concreto le procedure di acquisizione 
dei dati e di produzione di informazioni, dando origine a sistemi 
informativi completamente differenti. Le logiche prescelte per la 
rappresentazione dei fenomeni non fanno parte in senso stretto del 
sistema delle informazioni, ma condizionano e determinano le 
informazioni medesime.  
Le logiche e i metodi di rilevazione e misurazione dei fenomeni non 
sono parte integrante neppure del sistema che produce le informazioni, 
ma ne sono un presupposto fondamentale; essi hanno un impatto 
rilevante sul sistema che produce le informazioni in quanto 
determinano le modalità di rappresentazione dei fenomeni.  
Il concetto di sistema informativo deve perciò essere disgiunto dal 
concetto di sistema delle informazioni, perché queste ultime sono il 
risultato prodotto dal sistema informativo, termine che sta ad indicare 
l’insieme delle attività che si devono svolgere per la produzione delle 
informazioni e le modalità organizzative con cui devono essere 
condotte tali attività, nonché gli strumenti tecnologici con cui 
svolgerle. 
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Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
1.3 Componenti e tipologie dei sistemi informativi 
Pur individuando un asset intangibile ad alto potere competitivo, il 
sistema informativo non sempre è chiaramente e immediatamente 
identificabile all’interno dell’azienda, nascosto com’è dai vari sistemi 
di responsabilità. Ciononostante negli ultimi decenni si è capita 
l’importanza che ha questo strumento per poter ottenere un vantaggio 
competitivo.  
Il sistema informativo dovrebbe essere considerato come qualunque 
altro fattore, la cui corretta configurazione contribuisce alla 
generazione dei risultati aziendali ed al reperimento di risorse coerenti 
con le esigenze dell’azienda.  
Quando è possibile individuarlo in forma esplicita, esso è composto 
dai seguenti elementi:  
 
¾ Un patrimonio di dati (rappresentano la materia prima con cui si 
producono le informazioni) 
 
¾ Un insieme di procedure per l’acquisizione e il trattamento di 
dati e per la produzione di informazioni 
 
¾ Un insieme di persone che sovrintendono a tali procedure 
 
¾ Un insieme di mezzi e strumenti necessari per il trattamento, il 
trasferimento e l’archiviazione di informazioni 
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Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
Possiamo dire che una componente essenziale del sistema informativo 
sono le persone, oltre alle (diverse) tipologie di informazioni, di 
procedure e di attrezzature utilizzate.  
Pur essendo le IT determinanti nel supportare le decisioni del sistema 
informativo, un’analisi in tal senso deve prescindere dagli strumenti 
messi a disposizione dalla tecnologia.  
A questo proposito una prima distinzione dei sistemi informativi 
potrebbe essere quella tra sistemi informatizzati e non informatizzati, 
intendendo con la prima espressione sistemi che si basano 
sull’informatica (per il trattamento dei dati e delle informazioni) e con 
la seconda sistemi che non utilizzano tali tecnologie. Nella realtà 
odierna, evidentemente, stanno scomparendo sistemi del secondo tipo. 
Un’altra classificazione distingue i sistemi informativi tra personali ed 
aziendali e tra pianificati e non pianificati. Con la prima dicitura si fa 
riferimento alle strutture informative sviluppate dai singoli individui, 
definite personali perché strettamente legate alle specifiche 
competenze della persona, ad esempio uno schedario manuale oppure 
forme più complesse di database. Normalmente queste tipologie di 
sistemi si sviluppano in quelle aziende dove non sono disponibili altri 
sistemi informativi di supporto alle decisioni. 
In generale, un sistema informativo aziendale è costituito da una 
componente tecnologica data da un insieme di mezzi e strumenti 
utilizzati per supportare il processo informativo. Tale componente 
tecnologica prende il nome di sistema informatico. 
 
 
 
 
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Fanno parte del sistema informatico: 
 
¾ Software applicativo 
 
¾ Middleware cooperativo 
 
¾ Software di base (sistema operativo) 
 
¾ Hardware 
 
 
Fig 1.2   Localizzazione del Sistema Informativo Aziendale e del Sistema 
Informatico nell’ambiente. 
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1.4 Dai dati alle informazioni 
Secondo la definizione qui in uso i sistemi informativi trattano dati e 
producono informazioni. Partono cioè dai primi per ottenere 
informazioni attendibili, come risultato finale. Questo processo merita 
qualche approfondimento.  
Il dato è una rappresentazione originaria, oggettiva e non interpretata 
di un fenomeno, mentre l’informazione è l’insieme di uno o più dati, 
classificati, organizzati, interpretati e utili per qualcuno, in modo da 
avere un significato.  
Le caratteristiche delle informazioni sono quindi strettamente 
collegate anche alle caratteristiche dei dati. I dati sono la materia 
prima del processo di costruzione delle informazioni e sono costituiti 
da simboli (lettere, numeri,…) che rappresentano realtà fisiche o 
concettuali. Di solito si tratta della rappresentazione di eventi già 
accaduti.  
Una situazione particolare è rappresentata dai dati che si riferiscono ad 
eventi previsti o ipotizzati: è il caso della formulazione di stime o 
previsioni di eventi da cui partire per stendere i piani aziendali. 
Comunque, anche in questo caso si può parlare di dati elementari, da 
cui si parte per la produzione di informazioni. 
Quindi, la produzione delle informazioni parte da dati elementari 
iniziali, che rappresentano i fenomeni e gli eventi così come si 
presentano nella realtà, per arrivare alla costruzione di dati sintetici, da 
cui al momento opportuno si possono ricavare le informazioni per i 
vari destinatari. Il processo con cui si passa dai dati alle informazioni 
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Il sistema informativo aziendale                                                                Capitolo I 
 
 
 
è chiamato processo elaborativo e può essere concettualmente distinto 
in tre fasi:  
 
¾ Acquisizione dei dati 
 
¾ Elaborazione dei dati 
 
¾ Emissione dell’informazione.  
 
I dati elementari o sintetici, non immediatamente utilizzabili da chi 
necessita di informazioni, sono convertiti, per effetto di elaborazioni, 
in informazioni significative e comprensibili per i destinatari. Si noti 
che, mentre i dati elementari hanno un carattere intrinseco di 
oggettività, i dati sintetici trovano la loro giustificazione in base ad 
esigenze tecniche ed economiche.  
Da un punto di vista tecnico, sarebbe impossibile archiviare tutti i dati 
elementari da cui possono trarre origine le informazioni finali di cui 
necessita un’impresa. Inoltre i tempi richiesti, per ricavare dai dati 
elementari le informazioni, risulterebbero eccessivamente lunghi. 
Questo problema è risolto oggi dagli innumerevoli strumenti tecnici 
messi a disposizione. 
Alle considerazioni tecniche si devono aggiungere le valutazioni 
economiche, nel senso che sarebbe eccessivamente costoso, qualora 
sia realizzabile, produrre informazioni dai dati elementari. Basti 
pensare ai costi di mantenimento di archivi giganteschi e all’inutile 
spesa che si avrebbe, se per ricavare informazioni simili, si dovesse 
sempre ripartire dai dati elementari.  
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