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LA COMMESSA
3. COMMESSE E LORO TIPOLOGIA
Cos’è una commessa ?
“Il termine commessa deriva dal verbo latino “committere”, la cui traduzione è
affidare. Il significato nella lingua italiana è diventato quello di: “attività che
l’azienda svolge su affidamento (su ordinazione) del cliente”
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La realtà produttiva delle aziende che lavorano su commessa differisce dai
problemi e dalle attività delle aziende operanti sui prodotti di massa. L'azienda
che lavora "a commessa" ha l’obiettivo di svolgere attività a valore aggiunto per
la creazione di prodotti e servizi definiti dalle specifiche del cliente. Gli ordini
clienti fanno spesso riferimento ad un "prodotto base", caratterizzato di volta in
volta da specificità richieste dal cliente (personalizzazioni) e che lo diversificano
a tal punto da poterlo fare diventare “unico”. Esempi di aziende che lavorano “a
commessa" sono le industrie di impianti industriali, navali e ferroviarie, le società
di engineering e di sviluppo software, quelle di servizi al cliente.
Un’altra definizione di commessa:
“Una commessa è un insieme di attività da portare a termine (task) in una
sequenza logico-temporale, con l'obiettivo di rispondere alle specifiche del
cliente in termini di qualità, costo e tempi di consegna”.
31
3.1 SOGGETTI ED ELEMENTI DELLE COMMESSE
I soggetti operanti sulle commesse sono due: il committente (colui che ordina il
lavoro) e il venditore (esecutore, colui che lo deve realizzare secondo le
specifiche di dettaglio fornite dal committente).
Gli elementi di una commessa sono:
La disponibilità dell’esecutore: l’azienda deve poter realizzare il
prodotto richiesto dal cliente secondo le specifiche richieste
30
WIKIPEDIA.ORG, http://it.wikipedia.org/ , stringa di ricerca: “Cos’è una commessa ?”
31
S. FOTZI, F. MANCA, Il controllo di gestione nelle aziende che producono su commessa, Ipsoa, Lavis
(TN), 2008
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La richiesta mirata del cliente con specificità del prodotto: le
specificità del prodotto e i tempi esecutivi sono stabiliti prima di iniziare
le lavorazioni
I tempi di lavorazione: la definizione della durata del lavoro, verifiche
ispettive di controllo, date di consegna richiesta e promessa
Il prezzo del prodotto: viene contrattato un prezzo per l’opera finita
Il costo del prodotto: viene create una tabella riassuntiva con tutti i costi
del prodotto e di realizzazione, aggiornabili in corso d’opera (Wip
Costing)
La programmazione e la pianificazione: l’azienda deve avere
disponibilità di mezzi e risorse capaci e competenti a svolgere il lavoro. Il
Top Management deve programmare pianificando il futuro, cosa non
sempre facile; errori in questa fase potrebbero compromettere il buon
esisto e la redditività della commessa.
3.2 LE TIPOLOGIE DI COMMESSE
Le commesse possono essere classificate per tipologia, per tipo di attività e
tipologia di costi sostenuti; di seguito una breve elenco.
Differenziazione per tipologia di commessa:
TIPOLOGIA CARATTERISTICHE
Per tipo
prodotto
Commesse di beni e servizi (beni materiali o immateriali,
prestazioni d’opera)
Per soggetto Commesse interne ed esterne (interne sono quelle per
magazzino o per reparto di azienda, esterne sono quelle
commissionate dal cliente)
Per
dimensione
Piccole e grandi commesse (differenziazione della grandezza
per rilevanza economica)
Per durata Commesse infra-annuali e pluriennali (a seconda che i tempi
di esecuzione superino o meno l’anno solare; cambiano anche
le valorizzazioni e le competenze a bilancio dei valori di
commessa)
La commessa
di progetto
Si riscontra nelle aziende di engineering o di progettazione.
Sono commesse che richiedono tempi medio-lunghi di
50
realizzazione e si caratterizzano per l’assenza di attività
puramente produttive: l'output è “il progetto"
Differenziazione per tipologia di obiettivi e costi sostenuti:
Progetto a corpo (forfait) con obbligazione dei risultati
Sono fissati gli obiettivi che il progetto deve perseguire,
Sono fissati i ricavi derivanti dal progetto
Non sono vincolati i mezzi e le risorse utilizzate (ed i costi annessi)
Economie o diseconomie sono in capo al responsabile del progetto, non al
committente
Sono a volte definiti “success fee” (obiettivi) intermedi o finali.
Progetto a stima con obbligazione di risultati e stima dei mezzi
Sono fissati gli obiettivi che il progetto deve perseguire
Le stime per i fabbisogni di risorse e mezzi (ed i costi annessi) vengono
fornite ed accettate dal committente in fase di start-up
Le risorse ed i mezzi (ed i costi annessi) messi in campo per il
perseguimento degli obiettivi sono riconosciute dal committente a
consuntivo (in base all’effettivo consumo), in funzione dello stato
avanzamento lavori e della giustificazione dei delta rispetto alla stima
iniziale.
Progetto in economia (time & material) con obbligazione di mezzi
Sono indicati gli obiettivi del progetto
Il committente acquisisce risorse o mezzi con caratteristiche specialistiche
atte a perseguire gli obiettivi
Le risorse ed i mezzi (ed i costi annessi) messi in campo per il
perseguimento degli obiettivi sono riconosciute dal committente a
consuntivo (in base all’effettivo consumo).
Note sulla commessa di produzione:
La commessa di produzione si concentra prevalentemente sugli aspetti
organizzativi, tecnici, logistici e produttivi. ¨ di notevole importanza il
controllo di scadenze e di durata delle attività poichØ i tempi di realizzazione
sono compressi ed è facile incappare in sforamenti. La gestione è mirata al
51
controllo di attività, risorse, materiali e di tutti i vincoli logici, tecnici e logistico
produttivi, limitando le valutazioni di tipo economico.
3.2.1 LE COMMESSE INTERNE
Con commessa interna si intende un particolare tipo di commessa che non
proviene dalla richiesta di un soggetto esterno all’azienda ma dall’interno della
stessa; queste commesse sono utili per rifornire magazzini e reparti produttivi e
per affiancare la normale gestione delle commesse cliente.
Esempi di commesse interne:
Rifornimento per magazzino (scorte e riassortimenti)
Rifornimento ai reparti (produzione semilavorati, componentistica)
Ricerca e sviluppo (creazione prototipi, progetti di miglioramento e
sviluppo prodotti, progetti di ricerca)
Costi persi: commessa per assorbimento di costi difficilmente imputabili
direttamente a commessa.
3.3 IL CICLO DI VITA DELLA COMMESSA
Per ciclo di vita di una commessa si intende la sequenza delle fasi operative
che partendo dalla stesura dell’offerta portano alla consegna del prodotto finito-
servizio.
In sintesi, le fasi del ciclo di vita delle commessa sono:
Stesura ed accettazione offerta
Apertura della commessa
Progettazione, scomposizione, programmazione delle attività
Esecuzione della commessa
Consegna al cliente ed assistenza
Validazione funzionale (o di prodotto)
Chiusura della commessa
Consuntivazione della commessa.
52
Fig. Le fasi operative di una commessa
32
3.4 PRODUZIONE SU COMMESSA E PER MAGAZZINO
La produzione per magazzino (o su previsione) è considerata l’antitesi di quella
per commessa (su ordinazione); le caratteristiche della produzione su commessa
possono essere messe in diretto confronto con quelle per magazzino, le
differenze riguardano essenzialmente: tipo di prodotto e valore di scambio.
La produzione per magazzino è basata su previsioni di vendita di prodotti
standard, l’analisi della storicità dell’azienda permette di eseguire valutazioni
mirate sullo storico del venduto. Il valore di scambio è modesto per la
produzione su magazzino, altissimo per la produzione su commessa; un alto
valore di scambio comporta anche un alto valore di rischio; le aziende che
operano su commessa devono eseguire una valida analisi dei rischi per gestire gli
imprevisti.
La commessa è un progetto: nella produzione su commessa il prodotto è unico
e dato che è sempre necessaria una fase di progettazione, si può dire che “una
commessa equivale ad un progetto”.
32
I. FACCHINETTI, Contabilità analitica, calcolo dei costi e decisioni aziendali, Il sole 24ore, 2001
53
Tabella di confronto tra produzione per magazzino e produzione su commessa
33
ELEMENTI DI
CONFRONTO
PRODUZIONE PER
MAGAZZINO
(PREVISIONE)
PRODUZIONE SU
COMMESSA
(ORDINE CLIENTE)
Tipo prodotto Standard Ogni volta diverso, su
specifiche cliente
Valore prodotto Basso Elevato
Numerosità prodotti Alta Bassa
Progettazione prodotti Su esigenze azienda Definite con
committente
Sequenza ciclo operativo Acquisto fattori
produttivi vendita
prodotto
Vendita prodotto
acquisto fattori
produttivi
Caratteristiche struttura
produttiva
Rigida, costosa Flessibile, poco costosa
Commercializzazione
prodotti
Marketing classico Diretta al cliente, per
settore
Struttura organizzativa Funzionale A matrice
33
Si veda S. FOTZI, F. MANCA, Il controllo di gestione nelle aziende che producono su commessa,
Ipsoa, Lavis (TN), 2008
54
IL PM PER LA GESTIONE DELLE COMMESSE
4. IL PM PER LA GESTIONE DELLE COMMESSE
La commessa è un progetto
Come già anticipato nei capitoli precedenti, è possibile fare questa assunzione:
“commessa = progetto” (o insieme di progetti). L’insieme di tutte le commesse
attive in un certo periodo di tempo e di stessa tipologia è chiamato portafoglio
commesse; in base alle esigenze di complessità rilevate e da gestire, è possibile
utilizzare un pool di progetti per gestire anche una singola commessa (dipende
dalla complessità delle commesse).
PerchØ utilizzare il pm per la gestione delle commesse?
Il pm gestisce principalmente l’aspetto tecnico delle commesse e non quello
finanziario, è adatto alla gestione delle commesse di produzione. La commessa
di produzione si concentra prevalentemente sugli aspetti organizzativi, tecnici,
logistici e produttivi. ¨ di notevole importanza il controllo di scadenze e di
durata delle attività poichØ i tempi di realizzazione sono compressi ed è facile
incappare in sforamenti. La gestione è mirata al controllo di attività, risorse,
materiali e di tutti i vincoli logici, tecnici e logistico produttivi, limitando le
valutazioni di tipo economico.
34
Il pm può utilizzare le proprie tecniche in ogni singola fase del ciclo di vita della
commessa per garantire che il risultato finale sia buono e che il cliente sia
soddisfatto.
I vantaggi principali dell’utilizzo del pm sono:
Garantire efficienza ed efficacia in tutto il ciclo di vita della commessa
Scomposizione delle commesse in parti piø piccole (WBS, OBS)
Schedulazione delle attività (task)
Controllo continuo degli step operativi
Controllo di tempi, costi, risorse
Monitoraggio dell’avanzamento delle commesse (WIP, SAL)
Monitoraggio delle performance complessive delle commesse
34
S. TONCHIA, F. NONINO, Project Management, gestire l’innovazione nei prodotti e nei servizi,
Milano, Il Sole 24 Ore Spa, 2
a
ed. 2010
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Azioni correttive (dal sistema di qualità)
Possibilità di certificare in qualità le procedure da utilizzare
(formalizzazione delle procedure)
Soddisfazione del cliente.
4.1 STRUMENTI E E METODOLOGIA DEL PM
Il pm può essere utilizzato in ogni fase del ciclo di vita della commessa, tramite
l’applicazione di strumenti, tecniche e metodologie ben definite (alcune già viste
nel cap. due relativo al pm) permette una corretta e procedurale gestione della
commessa; nei successivi paragrafi saranno illustrate queste tecniche.
Gli elementi (strumenti e metodologia) che prenderemo in esame per la
gestione delle commesse saranno:
Organizzazione
Fasi, Work Package
Project Plan
WBS (Work Breakdown Structure)
OBS (Organizational Breakdown Structure)
SAL (Stato Avanzamento Lavori)
Sintesi di Commessa (CPH, RPH, Revenue, MDC, Portale di Progetto,
Knowledge Base).
4.2 UN MODELLO DI UTILIZZO PER LE COMMESSE
Sarà ora illustrato un breve modello di utilizzo delle tecniche del pm per la
gestione delle commesse; alcune di queste tecniche sono già state analizzate nel
cap. due relativo alle tecniche di pm; in questo caso il modello utilizzato è
relativo ad un’azienda di servizi che opera su commessa.
La trattazione sarà relativa a queste tre fasi della gestione del progetto:
La preparazione
L’esecuzione
La chiusura
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Ricordando ancora l’assunzione iniziale, cioè quella dell’equivalenza tra
commessa e progetto, e che il pm si occupa principalmente di gestire gli aspetti
tecnici della gestione, saranno trattati questi argomenti:
La preparazione del progetto
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La presa in carico del progetto
Il ruolo del Project Leader
La pianificazione e la definizione del Team e dei ruoli di progetto.
Organizzazione e metodologia di progetto
Definizione ambito e perimetro
Comunicazione e integrazione
La Pianificazione finanziaria
L’identificazione e il piano di gestione dei rischi di progetto
La realizzazione del progetto.
Il controllo operativo ed economico periodico di commessa
Le attività del pm: i documenti operativi e di controllo economico
WIP e SAL di progetto.
La chiusura del progetto
Monitoraggio delle Performance e relazione finale.
Fig. Imp, Le tecniche di pm per la gestione delle commesse
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S. TONCHIA, F. NONINO, Project Management, gestire l’innovazione nei prodotti e nei servizi,
Milano, Il Sole 24 Ore Spa, 2
a
ed. 2010
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