Il congresso scientifico: tecniche e problematiche organizzative

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l’esperto di marketing, il pubblicitario, l’albergatore, il ristoratore, il tour 
operator, il segretario, il traduttore, il curatore di pubbliche relazioni, insomma 
tutte le realtà professionali tipicamente  impegnate nel settore 
turistico/congressuale. 
Come non farsi affascinare da questa realtà soprattutto dopo aver avuto la fortuna 
di far parte di una azienda dinamica e coinvolgente composta da grande 
professionisti. 
 
 
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INTRODUZIONE 
 
Il congresso deve essere considerato come un sistema comunicativo inserito in un 
più complesso assetto sociale, economico e culturale. Questo strumento risponde 
all’evoluzione moderna dell’atavico bisogno di ogni essere umano di comunicare, 
bisogno che ai giorni nostri ha maturato la nuova necessità di integrazione con un 
processo più profondo di formazione. Infatti i due imperativi alla base di ogni 
evento congressuale sono: comunicare e formare. 
Ricercando basi storiche su cui fondare la nascita di una forma moderna di 
congresso si può risalire al Concilio di Trento ed al Congresso di Vienna, 
espressioni già compiute di questo fenomeno. È però solo intorno agli anni 
’60/’70 che si è potuto assistere ad uno sviluppo crescente del mercato; il 
progresso tecnologico, sia nel campo della telecomunicazione che in quello dei 
trasporti, unitamente al crescente bisogno di incontrarsi e confrontarsi sono state 
le due leve principali di questo processo di sviluppo. 
A questo punto è importante da sottolineare l’assoluta predominanza del mondo 
scientifico all’interno del bacino d’utenza del mercato congressuale. L’attività di 
questo settore è promossa per il 90% da istituti, organismi e associazioni 
scientifiche che utilizzano questo strumento come principale mezzo di 
comunicazione. Nasce da questa consapevolezza la scelta di optare per una 
trattazione del tecniche organizzative congressuali mantenendo particolare 
attenzione per i risvolti nel campo degli scientifici. 
Sia qualitativamente che quantitativamente si può ormai intendere il mercato 
congressuale come una vera e propria “industria del congresso” i cui soggetti  
operanti si diversificano per tipologia, tecnologia e ruolo. In prima istanza trovano 
spazio in questo settore realtà lavorative legate tradizionalmente al turismo, 
agenzie  di viaggio, imprese alberghiere, di ristorazione e trasporto. Il crescente 
movimento economico del settore insieme alla necessità di nuove professionalità, 
in grado di rispondere puntualmente alle esigenze tecnico-organizzative, hanno 
fatto nascere in secondo istanza realtà impegnate esclusivamente nel mercato 
congressuale: imprese organizzatrici di congressi, enti gestori di Centri 
Congressuali e fornitori di servizi tecnici specializzati. Figura centrale nel 
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contesto della filiera congressuale è quella del Professional Congress Organizer 
(PCO); questo tipo d’impresa si sta ritagliando un ruolo guida in tutto il sistema 
congressuale. 
Durante il percorso che si sta per intraprendere si analizzerà la realtà italiana, una 
delle più significative a livello mondiale, seconda fino a pochi anni fa solo agli 
Stati Uniti d’America. Si individueranno i riflessi delle congiunture socio-
economiche a livello mondiale all’interno del settore congressuale definendone i 
fattori necessari per il rinnovamento. Si definirà il congresso sottolineandone le 
caratteristiche di forte ritualità considerandolo come sistema comunicativo 
all’interno di una relazione con il settore turistico. Di seguito si analizzeranno le 
diverse fasi operative che passano dalla progettazione di un congresso scientifico 
alla sua realizzazione in un’ottica di marketing congressuale, una derivazione 
diretta del marketing dei servizi. Capire le motivazioni soggiacenti l’impegno dei 
diversi attori in un evento aiuterà ad intuirne le finalità inseguite all’interno del 
quadro più generale delle funzioni che caratterizzano lo strumento congresso. A 
completamento di questo percorso verrà presentato il caso pratico riguardante l’8° 
Congresso Nazionale della Società Italiana di Neonatologia. 
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1 – CHE COS'È UN CONGRESSO 
 
Il termine congresso deriva dal verbo latino Congredior, camminare insieme, 
incontrarsi in un luogo e procedere sia fisicamente che mentalmente verso un 
nuovo concetto. Nell’antichità si camminava insieme durante i pellegrinaggi verso 
templi o santuari oppure per assistere a particolari eventi culturali o sportivi quali 
le prime Olimpiadi. Il primo passo verso ciò che noi intendiamo congresso si ha 
con le assemblee popolari nelle poleis greche; esse avvenivano nell’agorà, parola 
con cui s’intendeva sia l’assemblea sia il luogo fisico dove questa si svolgeva. Il 
modello greco dell’agorà non è però sufficiente a spiegare le origini degli eventi 
aggregativi come vengono intesi oggi; il verbo congredior possiede un forte 
richiamo alla spazialità, per raggiungere l’obiettivo della riunione non solo 
bisogna stare insieme, incontrarsi, è necessario anche camminare. E’ probabile 
che questa sfaccettatura semantica trovi origine nelle antiche scuole greche di 
Filosofia, chiamate peripatetiche dal greco peripatos (=passeggiare), in cui gli 
alunni passeggiavano insieme al maestro; una delle più importanti è sicuramente il 
Liceo di Aristotele. 
Esempi di congressi si possono ritrovare nei grandi concili ecclesiali del XV 
secolo, Costanza 1414 e Basilea 1435, anche se per poter parlare di veri e propri 
congressi moderni bisogna aspettare il XIX secolo. Primo tra questi, per valore 
storico e per grandezza dell’evento, è il Congresso di Vienna del 1814; i sovrani 
europei si ritrovarono tutti insieme accomunati dallo stesso desiderio: risistemare 
l’assetto politico-istituzionale del continente dopo la Rivoluzione Francese e il 
ciclone Napoleone. Già in questo primo esempio si possono ritrovare alcune delle 
caratteristiche tipiche dell’evento congresso: vi era un tema centrale del quale si 
sarebbe discusso tramite un programma ben strutturato di riunioni ed assemblee, 
vi erano una serie di attività ludiche e ricreative che, apparentemente slegate 
dall’analisi del tema centrale, permettevano la conoscenza reciproca dei 
congressisti e un ampio dibattito informale sui temi trattati ed infine vi era un 
programma appositamente studiato per gli accompagnatori, in questo caso 
cortigiani al seguito del sovrano, che permetteva loro di trascorrere le giornate in 
escursioni turistiche della zona. Numerosi furono nell’Ottocento i congressi 
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organizzati da vari organismi, che fossero essi governativi o meno, sui temi più 
disparati: dalla politica alla religione, dall’economia alla scienza. Degno di nota è 
il I Congresso degli Scienziati Italiani svoltosi a Pisa nel 1839; i partecipanti 
furono ben quattrocento e sebbene l’unità d’Italia non fosse stata ancora sancita 
essi, considerandosi tali, scelsero di definirsi in questo modo. Questo è un 
esempio di come, lungo tutta la sua evoluzione storica, l’evento congresso abbia 
sempre dimostrato di essere la prima “istituzione” che sanciva le nuove tendenze 
politiche, scientifiche e sociali. Nel nostro tempo l’evento congresso non solo è 
ben conosciuto ma sembra molto difficile trovare un individuo che non abbia mai 
partecipato ad uno. Il settore dei congressi è diventato uno dei motori economici 
più importanti del turismo sebbene sia importante ribadire che non è 
esclusivamente assimilabile ad esso. Il congresso fondamentalmente è un “sistema 
di comunicazione” nato dal desiderio primordiale dell’uomo di comunicare; il 
turismo è solo il maggior beneficiario in termini economici, tutta la società trova 
giovamento dall’organizzazione di congressi in quanto spesso è proprio 
all’interno di queste manifestazioni che si trasmettono le  nuovo conoscenze in 
ambito scientifico. Infatti sulla totalità dei congressi quelli scientifici, in 
particolare quelli medici, ritagliano la fetta più importante raggiungendo il 93% 
degli eventi organizzati; ecco perché parlare di congresso scientifico è molto 
simile che parlare di congresso in generale. 
Se si escludono le innovazioni tecnologiche introdotte negli anni, gli elementi 
caratterizzanti dell’evento congresso sono rimasti pressoché immutati per quasi 
due secoli. Anche la diffusione di Internet non ha stravolto la struttura dei 
congressi; come sostiene Maria Cristina Dalla Villa: “Evidentemente gli umani, 
non poi così ‘disumanizzati’ dalla rete, hanno ancora bisogno di vedersi, di 
incontrarsi, di discutere: senza il contatto fisico manca l’atmosfera, la confidenza, 
anche il dubbio, che si generano solo quando le persone sono fisicamente presenti 
e si incontrano.”.
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 Dalla Villa Maria Cristina, Il Congresso: dalla progettazione alla realizzazione, ETAS, 
Milano, 2000 
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1.1 - LA REALTA’ ITALIANA 
 
Il sistema congressuale italiano sta vivendo un momento di crisi. Lasciati alle 
spalle gli anni d’oro della fine del millennio culminati nelle attività dedicate al 
Giubileo, il segmento congressuale dell’industria dell’ospitalità ha attraversato i 
venti mesi più difficili degli ultimi venti anni. 
 
Tabella 1 – La dinamica dell'attività congressuale in Italia 
 1° Sem. 2002 1° Sem. 2003 1° Sem. 2003 
 1° Sem. 2001 2° Sem. 2002 1° Sem. 2002 
Numero di incontri -8,00% 33,40% -6,10% 
Numero di partecipanti -7,00% 52,10% 5,20% 
Giornate di presenza congressuale -15,00% 34,40% -3,60% 
Dati tratti dalle analisi del sistema congressuale italiano eseguite dall'Osservatorio Congressuale
Italiano 
 
 
Sebbene i dati inerenti al primo semestre 2003 lascino intravedere una flebile 
speranza di miglioramento, il settore turistico congressuale italiano è davanti ad 
un bivio: continuare sulla vecchia strada percorsa fino ad ora oppure intraprendere 
un serio percorso di rinnovamento in risposta al numero crescente di concorrenti 
internazionali che si stanno affacciando a livello mondiale. Da sottolineare è il 
fatto che questa crisi non ha colpito esclusivamente la realtà italiana, tutto il 
mercato congressuale è stato vittima di questo momento di recessione. Ora che i 
momenti più drammatici sembrano sorpassati, o comunque in fase di sorpasso, 
sono necessarie opere di innovazione per non perdere il treno dei primi della 
classe. Storicamente l’Italia si inseriva ai primi posti tra i paesi organizzatori di 
eventi di tipo congressuale immediatamente dietro a Stati Uniti d’America; le 
ragioni di questo primeggiare sono riscontrabili nella vocazione turistica del 
nostro paese che mai ha trovato difficoltà nell’offrire opportunità ricettive per 
tutto il settore turistico. In questi ultimi anni la situazione sta cambiando e l’Italia 
sta lentamente scendendo le posizioni della classifica sopraccitata lasciando 
spazio a nuove realtà più innovative e concorrenziali sia sul lato dei prezzi che 
dell’offerta logistica.