Gli eventi culturali. Un'analisi organizzativa: il caso In vino Venere

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con competenze specifiche nel campo della comunicazione  e delle relazioni 
pubbliche ma anche dal punto di vista organizzativo e gestionale. Proprio per 
quanto riguarda i modelli organizzativi si analizzano le tre principali tipologie di 
configurazioni organizzative che tramite analisi empiriche sono risultate essere le 
più diffuse:  l’organizzazione specialistica tipica delle aziende impegnate in 
maniera specifica nell’organizzazione e gestione di eventi dotate di una struttura 
stabile e permanente,  l’ organizzazione interna nella quale un’azienda predispone 
una attività organizzativa, un ufficio o un team di lavoro, con il compito di 
realizzare l’evento, e l’organizzazione ad hoc in cui si crea una sorta di  azienda 
temporanea, che rappresenta uno specifico progetto ed è  di durata prestabilita 
commisurata a quella della realizzazione del progetto stesso.   Si sono, quindi, 
approfondite le fasi del progetto di gestione tipiche di un evento culturale: la fase 
dell’ideazione in cui l’evento viene sviluppato nei suoi contenuti, nell’idea 
progetto, nelle linee generali, nelle caratteristiche distintive, negli obiettivi 
principali e collaterali, nelle funzioni che deve assolvere; la fase dell’attivazione 
dove viene valutata la fattibilità reale dell’evento, rispetto alle possibilità e le 
disponibilità esistenti (risorse, condizioni, consenso), e rispetto alle questioni 
“chiave” (disponibilità di un’ artista, prenotazione spazi o acquisto diritti) 
vengono attivate le prime esplorazioni ed operazioni preliminari; la fase della 
pianificazione , estremamente delicata e strategica, è quella in cui si procede alla 
programmazione operativa dell’avvenimento a seguito di un’accurata 
predisposizione e raccolta di informazioni. Si identificano le attività e le azioni da 
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intraprendere nel dettaglio, i tempi di preparazione in cui esse devono essere 
assolte, le risorse da reperire. Si pone particolare attenzione, infine, sugli aspetti 
economico finanziari e sull’individuazione dei tempi e delle modalità di controllo 
del piano operativo; la fase dell’attuazione in cui il progetto viene materialmente 
eseguito, seguendo le scelte adottate nelle fasi precedenti; la fase del 
completamento che consiste principalmente nella rendicontazione al fine di 
ottenere i finanziamenti pubblici o privati che di solito vengono assegnati a monte 
del progetto ma materialmente erogati in toto o a saldo di eventuali tranches una 
volta che il progetto è concluso;  la fase della valutazione che prevede un’ analisi 
di ciò che è stato fatto ed una verifica dei risultati al fine di verificare il 
raggiungimento degli obiettivi prefissati e il valore prodotto per quei soggetti 
partner (organismi coproduttori, sponsor, finanziatori, istituzioni) con cui si vuole 
stabilizzare un rapporto nel tempo.  
 E’ stato infine analizzato un evento reale, “In Vino Venere”. Questo evento, 
organizzato dalle “Donne del Vino”, un’associazione di sole donne impegnate in 
prima persona nella filiera enogastronomica come produttrici, ristoratrici, chef o 
sommelier, nasce dall’esigenza di valorizzare proprio la filiera enogastronomica 
campana attraverso un convegno, che quest’anno ha avuto come tema centrale “Il 
vino e i tesori del Mediterraneo”, ed un percorso  tra i vini ed i piatti più prelibati 
della cucina campana. Dell’ evento “In Vino Venere” è stata analizzata la 
configurazione organizzativa ed i meccanismi di coordinamento tra gli attori 
coinvolti. 
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CAPITOLO 1 
GLI EVENTI : UN’ANALISI ORGANIZZATIVA 
 
 
Paragrafo 1 : Gli eventi: peculiarità e tipologie 
 
 
 
“Con il termine “evento” si intende ogni possibile tipo di avvenimento: 
manifestazioni espositive, sfilate, inaugurazioni, congressi, convegni, workshop, 
ricorrenze stagionali o aziendali, cosi come una festa aziendale, una serata in un 
qualsiasi locale, apparentemente ludica, ma che ha invece precisi scopi 
comunicazionali(…)L’elenco potrebbe essere più lungo perché evento significa 
un contenitore vasto con confini non delimitati, dove possono trovare 
collocazione iniziative diverse una dall’altra, con un solo denominatore comune: 
la necessità di un’organizzazione che sappia aggregare alcuni ingredienti.” 
(Pecchenino, 2002, pag.6). 
Gli eventi hanno sempre assunto una particolare rilevanza nell’attività di 
comunicazione. Essi venivano utilizzati, però, in principio, per completare una 
campagna di comunicazione con un impatto già predefinito; assumevano quindi 
una rilevanza che, sebbene non si possa ritenere secondaria nel piano di 
comunicazione, non era comunque centrale nella comunicazione aziendale.  
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Negli anni Settanta l’evento, conservando sommariamente queste caratteristiche, 
viene diversificato nelle sue tipologie con l’aumento di presenze di opinion leader 
e feste colorate. 
E’ negli anni Ottanta che gli eventi sono protagonisti di un processo evolutivo. 
Vengono effettuati nelle location
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 più impensate, dalle fabbriche fatiscenti alle 
navi, e perdono la propria caratteristica di strumento di comunicazione e 
diventano principalmente momento ludico, fine a se stesso. 
Negli anni Novanta l’evento subisce un ulteriore evoluzione, passando da 
accessorio, all’interno di un piano di comunicazione, a momento in cui la 
comunicazione è protagonista con più target a confronto, nello stesso momento. 
“L’evento risponde alla volontà dell’azienda di svolgere un’attività di 
comunicazione verso attori esterni o interni ai confini aziendali. Esso rappresenta 
pertanto un’occasione di dialogo che ha luogo in un contesto apparentemente 
lontano dall’ambito aziendale, dalla routine quotidiana di lavoro; cosicchè 
l’efficacia dei flussi comunicazionali e dei messaggi trasmessi dipende dalla 
percezione del carattere informale e non coercitivo dell’avvenimento, specie 
quando coinvolti risultano i dipendenti dell’azienda. L’evento si afferma pertanto 
come l’attività core delle politiche di marketing dell’azienda, da cui prende corpo 
tutta l’attività di comunicazione dell’impresa” (Pecchenino, 2002). 
Proprio le politiche di comunicazione delle imprese che devono soddisfare 
esigenze in continua mutazione, come i mutamenti nelle relazioni sociali a livello 
                                                 
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 La sede dove ha luogo l’evento può essere un albergo, una sala congressi, un locale tipo 
discoteca o un ristorante, un castello o l’azienda stessa. 
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planetario, ma anche i rivoluzionari cambiamenti indotti dalla tecnologia, fanno si 
che anche il settore degli eventi sia in continua evoluzione come le stesse 
tipologie di eventi. Tanto che “Non esiste alcun accordo, comunemente ed 
internazionalmente accettato dagli studiosi, dagli operatori e dai loro organismi di 
rappresentanza, sulla codifica delle definizioni che indichino con certezza e 
definiscano in termini precisi le varie tipologie di riunioni e di eventi. Non c’è a 
tutt’oggi accordo completo neanche sul più recente testo prodotto dalla IAPCO
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(Meeting Industry tecnology, 2000)  che ha codificato 907 fra singoli termini e 
frasi in uso nel settore” (Maresu). 
Inoltre una stessa tipologia di evento, identificabile in base ad una codifica 
accettata, può avere forme di svolgimento miste, significati e finalità diversi, a 
seconda dell’organismo promotore. Ad esempio il termine meeting nella sua 
genericità può essere di carattere sportivo, sociale, formativo. 
Si prova qui a suddividerli in base alle finalità, in base ai soggetti coinvolti ed in 
base a specifiche aree tematiche. 
Gli eventi possono essere suddivisi in base alle finalità: 
- Eventi di marketing communication (lanci di prodotto, iniziative legate a 
sponsorizzazioni commerciali, party ecc); 
- Eventi di comunicazione economico finanziaria (road show, presentazioni alla 
comunità finanziaria ecc.); 
                                                 
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 The International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO), una 
organizzazione no-profit fondata nel 1968, registrata in Svizzera, è l’associazione ufficiale per 
organizzatori professionisti,meeting planners e manager di congressi nazionali ed internazionali 
conventions e special events. 
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- Eventi istituzionali (anniversari celebrativi, iniziative legate a 
sponsorizzazioni istituzionali ecc.); 
- Eventi di enterteinment. 
In base ai soggetti coinvolti si possono classificare in : 
- Eventi comunicazione (convention, conferenze stampa, partecipazione a fiere, 
congressi ecc.) 
- Eventi sponsorizzati (come quelli nello sport, nella cultura, nella musica, nel 
tempo libero). 
Possono essere inoltre suddivisi per specifiche aree tematiche: 
- Eventi culturali e artistici (mostre d’arte, rassegne e festival musicali, teatrali, 
cinematografici, di danza, dell’enogastronomia, del folklore, spettacoli di 
vario genere e natura) 
- Eventi religiosi (il Giubileo, i congressi delle varie chiese e confessioni 
religiose) 
- Eventi sportivi (olimpiadi, campionati mondiali, europei e meeting delle varie 
discipline sportive) 
- Eventi commerciali (fiere e borse dei vari settori merceologici) 
- Esposizioni (possono essere universali e internazionali specializzate e il loro 
svolgimento, calendario e assegnazione sono stabiliti dal Bureau International 
des Expositions).