Capitolo 5 Fatturazione Elettronica: L’approccio in Italia
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CAPITOLO 5
FATTURAZIONE ELETTRONICA:
L’approccio in Italia
5.1 Premessa
Dopo aver sondato le esperienze internazionali, in contesti legati alla Pubblica
Amministrazione e quindi più facilmente confrontabili con il modello che si vuole
perseguire, in questo capitolo vengono descritti alcuni casi italiani rappresentativi
della recente evoluzione del mercato dei servizi attinenti o comunque collaterali
alla fatturazione elettronica. Questa analisi è finalizzata a fornire un panorama
delle iniziative in Italia più significative nel contesto in esame.
1
5.2 Esperienza Poste Italiane Spa
5.2.1 Percorso attuativo
Nell’ultimo anno Poste Italiane Spa ha sviluppato un modello di outsourcing di
servizi inerenti il processo di gestione della smaterializzazione di una fattura in
tutte le sue fasi, dall'emissione alla spedizione al destinatario, occupandosi anche
dell'archiviazione ottica sostitutiva in assoluta conformità alle norme CNIPA.
In particolare, i servizi offerti riguardano sia il ciclo attivo che il ciclo passivo
delle fatture e sono perfettamente integrati con gli altri servizi della gamma di
offerta Poste Italiane, in una soluzione completa e modulare.
1
Si consulti a tal proposito anche il capitolo inerente alla Dematerializzazione ed il caso
Poste Italiane Spa
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In breve: sei libero di distribuire e modificare l'opera, purché venga sempre citato il suo autore o detentore del diritto d'autore.
Capitolo 5 Fatturazione Elettronica: L’approccio in Italia
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Poste Italiane si è attivata in questo contesto non appena il quadro normativo di
riferimento ha fornito alcuni elementi operativi indispensabili per operare nel
rispetto delle regole
Il passaggio verso la gestione del ciclo di fatturazione secondo il nuovo modello
elettronico è motivato dai benefici attesi relativi al miglioramento complessivo
della gestione amministrativa e delle relazioni con clienti e fornitori, riconducibili
principalmente a:
• tracciabilità delle fatture e relativi processi di accesso/recupero (fatture
attive e passive);
• miglioramento delle attività operative e riduzione dei tempi di lavorazione
con consistente recupero di risorse (principalmente fatture passive);
• riduzione dei costi del delivery (recapito fatture attive);
• minori costi relativi agli spazi fisici occupati dagli archivi cartacei (fatture
attive e passive)
5.2.2 Attori
Il servizio di Fatturazione Elettronica, che coinvolge tre società del gruppo
(Posteitaliane, Postecom e Postel) è oggi orientato principalmente ad una clientela
business (piccole/medie aziende).
2
Postecom è il gestore dell’interfaccia web del servizio, cioè il portale cui l’utente
accede e sul quale inserisce le informazioni per la generazione della fattura
elettronica.
Sempre allo stesso Postecom è affidato il compito di apporre la firma digitale e la
marcatura temporale necessarie all’autenticazione della fattura in termini
giuridici. Ultimo incarico allo stesso assegnato è la conservazione sostitutiva delle
fatture.
2
Cfr www.postecom.it
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Posteitaliane partecipa attivamente al ciclo di creazione e gestione delle fatture
mediante la contabilizzazione delle stesse, oltre alla consegna dell’eventuale
fattura analogica su supporto cartaceo all’utente finale.
Infine il ruolo di Postelprint 3 è strettamente connesso alla generazione della
fattura su supporto cartaceo, in quanto lo stesso Postelprint vede nel suo core
business la ricezione della documentazione in formato digitale e la stampa degli
stessi documenti.
Figura 5.1 – Il servizio integrato di Poste Italiane
È da porre in evidenza che un fattore rilevante per il buon esisto del progetto è
stata la costituzione di un gruppo di lavoro interfunzionale attraverso il quale è
stato possibile attivare le necessarie sinergie; il gruppo, coordinato attraverso una
funzione di Project Management, era costituito dai rappresentati di tutti gli ambiti
interessati. In fase di analisi, sono stati interessati i seguenti tre ambiti:
• Processuale/Operativo: sono state coinvolte le funzioni di Amministrazione
con compiti di ridefinizione dei processi, in particolare Ciclo Attivo e Passivo e
per la definizione dei requisiti funzionali del sistema.
• Tecnologico: le Funzioni ICT e l’ Outsourcer sono state attivate per l’analisi
di fattibilità tecnica e l’implementazione dei sistemi.
3
Cfr www.postelprint.com
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• Normativo: le funzioni che si occupano di materia fiscale hanno verificato la
coerenza delle scelte di processo e tecniche con la normativa di riferimento.
Per completare la fase realizzava sono stati attivati i rappresentanti dei seguenti
ambiti interessati:
• Contrattuale: Ufficio Legale e Ufficio Acquisti hanno presidiato la
formalizzazione dei contratti e degli accordi con Outsourcer e Clienti
• Commerciale: funzioni Business e Commerciali hanno curato la promozione
dell’iniziativa e la formalizzazione degli accordi con i Clienti
• Change Management: Organizzazione e Risorse Umane hanno collaborato
nella formalizzazione degli incarichi previsti dalla normativa (vedi Responsabile
della Conservazione Sostitutiva)
5.2.3 Fattori critici di successo
La strategia adottata dal gruppo Poste può essere sintetizzata in una serie di fattori
chiave, quali:
• l’avvio tempestivo della fatturazione elettronica e della conservazione
sostitutiva delle fatture lato Ciclo Attivo, adottando una soluzione a minimo
impatto sui sistemi IT e avviando in parallelo una fase di ottimizzazione
sistemi/processi;
• l’avvio del servizio, anche lato Ciclo Passivo, dopo aver re-ingegnerizzato
l’attuale flusso di processo (estensione agli uffici territoriali dei nuovi processi
automatici di acquisizione/registrazione delle fatture ed implementazione della
conservazione sostitutiva delle fatture passive);
• l’affidamento a Postecom (insourcer del Gruppo) delle attività di apposizione
della firma elettronica qualificata e del riferimento temporale sulle fatture emesse;
• inoltro telematico delle fatture;
• conservazione sostitutiva a norma CNIPA.
L’attività è stata affidata a Postecom sulla base di una valutazione di opportunità:
oltre ad essere un certificatore accreditato a norma CNIPA, gestisce per Poste
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Italiane i sistemi di conservazione digitale di documenti (bollettini) e presenta un
alto livello di integrazione IT con Poste.
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5.2.4 Riepilogo del macroflusso globale
Figura 5.2 – Modello del servizio Poste Italiane
Creazione della fattura
Un ottimo spunto offerto dal caso Poste è rappresentato dalle fasi di creazione ed
invio della fattura.
ll momento della creazione si compone di diverse fasi:
• ricezione dei dati trasmessi via telematica (per esempio ISDN, ecc…) o
tramite upload sul portale Postel (ww.postel.it);
• creazione del documento e sua conversione in PDF;
• apposizione della marca temporale e della firma digitale;
• archiviazione ottica sostituiva in conformità con le norma CNIPA su
CSGD (Centro Servizi di Gestione Documentale).
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Invio della fattura
Postel mette a disposizione del cliente diverse modalità di invio in modalità
elettronica, tra le quali:
• Postemail A.R.
con postemail a.r. i messaggi inviati vengono depositati su un server di Poste
Italiane mentre al destinatario viene inviata una e-mail di notifica che lo informa
circa la ricezione del messaggio. È il destinatario stesso a doversi collegare ad una
url indicata nell'e-mail per accedere alla propria area riservata e scaricare il
messaggio sul proprio computer. Nella cartella stato spedizioni vengono inserite
le notifiche di tutte le azioni effettuate dal destinatario. In questo modo il mittente
può conoscere esattamente quando il destinatario del messaggio ha scaricato e
visualizzato il messaggio.
• Mail Service
con Mail Service è possibile creare un gruppo chiuso di partner (tipo una filiera)
tramite la creazione di un account per ogni destinatario. Quest'ultimo riceve su un
unico indirizzo e-mail la corrispondenza proveniente dall'azienda mittente. Mail
Service si integra perfettamente con l'operatività in essere presso l'azienda cliente
svincolandola di fatto, da qualsiasi attività specifica e liberando risorse per le
attività "core".
5.2.5 Punti di attenzione e suggerimenti per il modello di riferimento
Il modello offerto da Poste Italiane costituisce sicuramente uno degli esempi più
significativi di gestione del ciclo di fatturazione elettronica e ne fa uno dei player
più rappresentativi del nuovo mercato.
Il ruolo di Poste Italiane assume particolare importanza nel processo di
valutazione del mercato.
Un altro elemento di interesse è costituito dalla multicanalità di accesso: la
trasmissione telematica dei dati di fattura (EDI) e la possibilità di “upload” di un
file dal Portale evidenziano un certo livello di flessibilità nei confronti dei fruitori
del servizio.
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Infine un aspetto meritevole di particolare attenzione, a causa della forte
componente tecnologica del progetto, è sicuramente la regolamentazione dei
rapporti con il “gestore del servizio”.
Nel caso del gruppo Poste il “gestore del servizio” (di fatto un insourcer) è
rappresentato da Postecom, per il quale è stato necessario definire con particolare
cautela tutti i termini contrattuali, ponendo particolare attenzione agli elementi
distintivi. Oltre ai tipici elementi contrattuali (oggetto, durata, obblighi delle parti,
corrispettivi, penali, risoluzione, ecc..), il contratto stipulato è stato corredato di
documenti, che costituiscono parte integrante e sostanziale dello stesso, in cui si
contemplano nel dettaglio gli elementi necessari alla garanzia della qualità e della
sicurezza dei processi affidati in gestione.
Tra i documenti significativi si sottolineano:
• allegato tecnico, con dettaglio delle funzionalità richieste per ogni
flusso/processo individuato, dettaglio delle attività (lato PI e lato
Postecom) necessarie per la corretta gestione dei flussi, descrizione
dell’ambiente tecnologico (piattaforme hardware e software utilizzate per
l’erogazione dei servizi);
• documento di Service Level Agreement (SLA), in cui si individuano, con
riferimento a specifiche attività e tempistiche di esecuzione, ambito di
applicazione, livelli di servizio attesi, ed eventuali penali;
• manuale per la conservazione sostitutiva, contenente il dettaglio delle
procedure operative per la conservazione elettronica e la descrizione
dell’ambiente tecnologico (piattaforme hardware e software utilizzate per
l’erogazione dei servizi);
• allegato “Delega del Responsabile della Conservazione” contenente la
descrizione puntuale delle attività delegate dal Responsabile della
conservazione.
• la persona specificatamente individuata di Postecom per la gestione del
sistema di conservazione, la persona di PI per l’attività di verifica della
corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione.
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5.3 Il Corporate Banking Interbancario (CBI) di ABI
(Associazione Bancaria Italiana)
5.3.1 Premessa
Il Corporate Banking Interbancario, noto come CBI, è un servizio bancario
telematico che consente ad un'azienda di qualsiasi dimensione di lavorare
direttamente, tramite il proprio computer, con tutte le banche con le quali
intrattiene rapporti.
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Realizzato con il coordinamento dell'ABI , si propone di garantire alla clientela
imprenditoriale adeguati livelli di servizio, anche attraverso il controllo del
rispetto delle regole.
In particolare, il CBI si propone di:
centralizzare i rapporti di un'impresa verso l'intero sistema bancario;
fornire una vasta gamma di funzioni finanziarie, informative e
commerciali;
utilizzare sempre lo stesso standard di comunicazione;
fornire un servizio basato sulla cooperazione delle banche, senza ridurre
gli spazi competitivi.
I servizi CBI offerti dalle banche vengono veicolati tramite una infrastruttura
governata da ACBI. La rete CBI connette circa 690 banche italiane ed oltre
740.000 aziende in ottica end-to-end, ed abilita una serie di servizi innovativi,
compliant con gli standard internazionali, afferenti non solo all’area di gestione
del pagamento/incasso (SEPA 6 compliant), ma anche all’area di gestione
documentale, di rendicontazione e riconciliazione.
4
Per approfondimenti: www.cbi.it
5
Per ulteriori informazioni consultare:www.abi.it
6
SEPA Single Euro Payment Area; per approfondimenti:www.sepa.com
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5.3.2 Attori
Il processo messo in atto dal CBI vede la partecipazione di quattro macroattori
che assumono ruoli ben distinti.
La Banca Proponente è la banca che offre il servizio CBI e con la quale l'impresa
stipula il contratto.
La banca proponente:
• si pone come interfaccia verso il sistema interbancario;
• si fa carico dello scambio delle disposizioni e delle informazioni con le
altre banche;
• garantisce la riservatezza delle informazioni, grazie all'impiego di appositi
sistemi di cifratura;
• Effettua il controllo dei dati;
• cura l'installazione del software CBI sul computer dell'impresa;
• assume la responsabilità della corretta esecuzione del servizio nei
confronti del sistema bancario e dell'impresa.
Dal punto di vista operativo:
• acquisisce le informazioni inviate dall'impresa e le inoltra alle banche
passive;
• riceve i dati dalle banche passive nei tempi e con le modalità concordate;
• invia i dati all'impresa nei tempi e con le modalità concordate.
La Banca Passiva è la banca che si interfaccia con l’utente destinatario delle
fatture:
• riceve le disposizioni;
• tratta le informazioni ricevute nel rispetto delle norme concordate per i
servizi di incasso e pagamento;
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Capitolo 5 Fatturazione Elettronica: L’approccio in Italia
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• garantisce la riservatezza delle informazioni, grazie all'impiego di appositi
sistemi di cifratura;
• invia i dati di ritorno previsti;
• invia le informazioni con le modalità e nei tempi concordati.
La banca proponente e la banca passiva possono entrambe gestire il servizio
direttamente oppure avvalersi di uno o più Soggetti veicolatori affinché gestiscano
gli aspetti tecnici del servizio di cui si sono fatti carico.
È proprio in riferimento a tali soggetti Soggetti Veicolatori che si sottolinea la
significatività del modello in questione.
Tali soggetti effettuano le attività di accentramento e di smistamento dei flussi
sulla rete CBI in nome e per conto delle banche proponenti e passive. Questo è un
ruolo di particolare importanza a livello economico ed in termini di sviluppo del
modello in questione, poiché rappresenta una nuova opportunità di business del
mercato. Il vuoto lasciato potrebbe essere colmato da una lunga serie di soggetti
in possesso del know-how fiscale, giuridico ed informatico necessario ad entrare a
far parte del ciclo. Tali competenze sono in possesso di molti soggetti giuridici
che potrebbero offrire una lunga serie di servizi accessori che potrebbero rendere
estremamente appetibile il ruolo sul mercato per i potenziali Soggetti Veicolatori,
unitamente all’ampliamento dei servizi per i soggetti attivi e passivi. I soggetti
identificati come End User sono clienti CBI che - attraverso la sottoscrizione di
un apposito contratto con le banche associate - usufruiscono dei servizi CBI.
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