Presentazione
2
un’impresa è sempre alla ricerca per mantenersi competitiva; e, per finire, in
termini di incremento della flessibilità di un’organizzazione che abbia deciso di
adottare il Groupware.
La tesi è volta a dimostrare l’esistenza di una relazione positiva tra utilizzo
della tecnologia in esame e “appiattimento” della struttura organizzativa, resa
così più adatta, perché più flessibile, a rispondere alle esigenze del mercato in
quanto caratterizzata da un numero di livelli gerarchici estremamente ridotto,
dalla delega delle decisioni e da un grado di apertura e partecipazione da parte dei
lavoratori di gran lunga più marcata rispetto a quello che contraddistingue le
imprese “piramidali” tradizionali.
L’aspetto innovativo consiste nel considerare le varie tecnologie della
collaborazione, per mezzo delle potenzialità testé accennate, come variabili
strategiche in grado di portare un’organizzazione a conseguire i maggiori
successi aziendali. Si è osservato che solitamente le applicazioni Groupware sono
utilizzate a supporto di processi molto rigidi, ove l’interazione degli utenti con il
sistema consiste per lo più nella produzione e spedizione di documenti elettronici
lungo percorsi rigidamente prestabiliti, in cui l’impatto con le metodologie e i
comportamenti lavorativi è decisamente relativo. Le aziende, quindi, sono
orientate ad acquisire tecnologie, anche all’avanguardia, che però vengono
destinate quasi unicamente a trasferire da supporti cartacei a database dati e
informazioni, a supportare gli utenti nell’elaborazione di calcoli più o meno
complessi e a razionalizzare in tal modo procedure standard come quelle di
contabilità, paghe e stipendi. In altre parole si richiede alla tecnologia di
razionalizzare processi esistenti, assai strutturati, e di “tradurli” in applicazioni
software.
La tesi è stata suddivisa in quattro capitoli, dei quali i primi due sono di
introduzione e descrittivi, mentre i restanti sono più aperti ad implicazione
pratiche.
Presentazione
3
Con maggiore dettaglio, nel primo capitolo si sono descritte le funzionalità
delle tecnologie in esame e, dopo aver riportato alcune delle numerose definizioni
proposte da informatici, manager o studiosi di management, si è definito il
Groupware come un sistema informatico che supporta l’attività di persone che
lavorano ad un obiettivo comune, agevolando la loro cooperazione, interazione e
coordinamento e fornendo loro modalità differenziate di comunicazione e la
condivisione del contesto operativo costituito da informazioni e programmi.
Si sono, inoltre, illustrate alcune categorie funzionali, che vanno
dall’Electronic Mail e Messaging alle Collaborative Internet Based Applications,
per dimostrare che il problema non è quello della disponibilità di prodotti
tecnologici, ma quello di impiegarli in modo opportuno.
Per finire si è evidenziato che, affinché il Groupware possa esplicare al
meglio le sue potenzialità, occorre aver la capacità di saper mettere in discussione
il modus operandi di un’azienda, che dovrà confidare nelle capacità dell’uomo
sia come singolo che come membro di un team.
Nel secondo capitolo si è tentato di prevedere in che modo il Groupware
modificherà i contenuti materiali e simbolici del lavoro di gruppo, ovvero il
rapporto tra lavoratori e organizzazione. Si è così evidenziato la rilevanza del
team nell’azienda, con l’approfondimento dei concetti di “gruppo”, “gruppo di
lavoro” e “lavoro di gruppo”. Chi scrive ha ritenuto inoltre opportuno distinguere
i team in differenti categorie, a seconda della loro composizione, dimensione,
grado di formalizzazione, durata e localizzazione, poiché il capitolo terzo mira a
dimostrare che gruppi diversi percepiscono in modo differente l’efficacia del
Groupware. In seguito si è descritto qual è il grado di utilizzo di quest’ultimo,
posizionato nella fase di introduzione del suo ciclo di vita, e il tipo di gruppo
attualmente più diffuso in azienda, che è di elevate dimensioni, prevalentemente
concentrato nella medesima sede, permanente e che impiega applicazioni per lo
Presentazione
4
più di tipo procedurale ad uso di una unità organizzativa specifica, cui è
assegnato il presidio di una funzione aziendale.
Nelle conclusioni si è effettuata una previsione su come si modificherà il
modo di lavorare sia a livello “macro” che “micro”, cioè in termini di qualità di
vita al di fuori e all’interno dell’azienda, la quale, a parere di chi scrive, tenderà a
migliorare.
Nel terzo capitolo si sono analizzate le caratteristiche e le relazioni tra il
Groupware, considerato variabile indipendente, e altre variabili dipendenti,
rappresentate dal numero di informazioni scambiate tra i membri di un team
supportato dalle tecnologie in esame, dall’efficacia di queste ultime, intesa come
miglioramento della performance di gruppo, dall’apprendimento collaborativo e
dalla struttura organizzativa di un’azienda.
In seguito, come conseguenza delle osservazioni e riflessioni sulle relazioni
suddette, si è ipotizzato che i membri di un gruppo supportato dal Groupware
accrescerà l’efficacia dell’apprendimento collaborativo tramite la crescita dei
benefici e la riduzione degli svantaggi derivanti dall’elaborazione di informazioni
all’interno di gruppi; che team diversi percepiranno in modo differente l’efficacia
del Groupware; che vi sarà una relazione positiva tra utilizzo di quest’ultimo e
“appiattimento” della struttura organizzativa, il quale implicherà una progressiva
perdita di importanza dei ruoli tipicamente manageriali. Una volta formulate le
ipotesi, per ciascuna si sono, in un primo momento individuate le variabili
indipendenti e quelle dipendenti da indagare e da misurare, e, in un secondo
momento, si sono proposti dei metodi finalizzati a convalidarle, col richiamo di
alcuni esperimenti tramandatoci dalla letteratura.
Per concludere, nel quarto capitolo si è proposto uno strumento di lavoro
che consenta ai centri di responsabilità di avviare la realizzazione del progetto
“Groupware”.
Presentazione
5
Si è così definita una metodologia che propone schemi di analisi utili per chi
deve valutare la fattibilità dell’adozione di tecnologia Groupware, basati su un
processo sequenziale ed iterativo che inizia con la fase di indagine preliminare,
volta a rilevare l’esistenza di problemi di comunicazione. Individuate e definite le
esigenze informative, si passerà alla fase dello studio di fattibilità, il cui compito,
specificato che scopo dell’intervento consiste nell’introduzione in azienda del
Groupware, è quello di determinare e valutare le caratteristiche di massima di
quest’ultimo, di formalizzare un piano temporale di realizzazione e di effettuare
una valutazione di convenienza economica e un’analisi qualitativa del rischio.
Qualora il piano finalizzato all’installazione del Groupware fosse considerato
fattibile, seguirà la fase di pianificazione, rappresentata dalla delineazione dei
piani realizzativi concernenti le applicazioni da adottare, le risorse umane,
tecniche e finanziarie, e gli interventi organizzativi da effettuare. In caso
contrario, si ripercorrerà il processo dall’inizio per individuare eventuali errori
commessi nelle varie fasi.
CAPITOLO PRIMO
LE TECNOLOGIE DELLA COLLABORAZIONE
1.1 Un’introduzione al Groupware
Verso la fine degli Anni Ottanta, negli Stati Uniti alcuni studiosi
1
, che
provenivano dalle più svariate discipline, che vanno dalla computer science alla
sociologia, alla psicologia e al management, ma che condividevano il medesimo
interesse verso le tecnologie a supporto del lavoro di gruppo, coniarono per
queste ultime il termine generico di “Computer Supported Cooperative Work”
(CSCW)
2
, che indica la disciplina scientifica che studia, da un lato, il modus
operandi di chi lavora, e, dall’altro, gli effetti esercitati dalla comunicazione
elettronica sul comportamento di gruppo. Si osserva però che purtroppo non
sussiste una definizione univoca di CSCW; così nel tentativo di presentarne una,
1
Tra questi studiosi si possono citare per la loro importanza Douglas Engelbart e Anatol Holt, padri
fondatori della computer science. Per approfondimenti si veda l’articolo “Alle origini del groupware” di
Dario Colombo, della Rivista “ZeroUno” n° 134, marzo 1993, pp. 22-23, ricco anche di riferimenti
bibliografici.
2
Per approfondimenti si veda: “ Computer-Supported Cooperative Work and Groupware”, di Saul
Greenberg, London: Academic Press, 1991, p.423.
Le tecnologie della collaborazione
7
ci si può riferire al suo obiettivo primario, che consiste nella ricerca di come la
tecnologia mediata da computer possa essere impiegata per migliorare la
performance del lavoro di gruppo supportandolo nella dimensione spazio-
temporale. In altre parole, oggetto del CSCW è l’interazione sociale tra persone,
resa possibile dall’impiego di computer, e non la tecnologia in quanto tale, perché
da sola non è in grado di creare collaborazione.
In seguito, per identificare la famiglia dei sistemi che si proponevano come
mezzi idonei per il supporto del lavoro cooperativo si sono adottati altri termini,
come, per esempio, quelli di Tecnologie della Cooperazione, in Europa, di Work
Group Computing Systems e di Groupware, negli Stati Uniti.
Sarà proprio quest’ultima denominazione a ricorrere in questo lavoro, sia
perchè è quella correntemente più utilizzata, sia perché, a parere di chi scrive, è,
anche se concisa, quella più adatta e completa. Difatti essa è a sua volta composta
da due vocaboli, rispettivamente “Group” e “Ware”. Il primo, che significa
“gruppo”, connota compartecipazione, disinteresse e apertura verso gli altri;
mentre il secondo, che letteralmente si può tradurre come “oggetti”, richiama alla
mente per l’appunto gli oggetti informatici, cioè la tecnologia, che supportano il
lavoro svolto in team. Quest’ultimo, grazie al Groupware, può migliorarsi con la
partecipazione dei suoi membri, situati in luoghi fisicamente diversi, alle attività
comuni in modo tale che il gruppo abbia una produttività almeno altrettanto
buona, se non migliore, di quella che avrebbe se tutti coloro che vi appartengono
fossero fisicamente nello stesso luogo; ovvero permettendo ad un team i cui
membri sono tutti fisicamente nello stesso sito di essere più produttivi di quanto
non lo sarebbero senza l’ausilio dei sistemi informatici, con la rimozione di vari
processi senza valore aggiunto.
Quindi, in poche parole, per “Groupware” si intende quella categoria di
software espressamente progettati per supportare l’attività di persone che
Le tecnologie della collaborazione
8
lavorano in gruppi costituiti e definiti come tali in funzione di un processo
produttivo o di un obiettivo che li accomuna.
L’origine di questa tecnologia va ricercata in due fattori convergenti
rappresentati da un lato dall’affermarsi di nuove filosofie di organizzazione
aziendale e dall’altro dalla disponibilità di tecnologie innovative.
Per quanto concerne il primo fattore, si osserva che nelle nuove teorie
vengono elaborati concetti, che verranno ripresi e approfonditi nel secondo
capitolo, come quello di azienda “piatta”, “organizzazione che apprende”,
altrimenti definita “learning organization”, “azienda-rete” e “azienda-virtuale”.
La prima, cioè l’azienda “piatta”
3
, è caratterizzata, da un numero di livelli
gerarchici estremamente ridotto, dalla delega delle decisioni e da un grado di
apertura e partecipazione da parte dei lavoratori di gran lunga più marcata
rispetto a quello che contraddistingue le imprese “piramidali” tradizionali.
La seconda, ossia la “learning organization”
4
, si caratterizza per il fatto di
essere specializzata nella creazione, acquisizione e trasferimento di conoscenza e
nel modificare il suo comportamento in base alla “new knowledge” e all’intuito
(Garving, 1993).
Si tratta dunque di modelli organizzativi molto più flessibili, reattivi, elastici
e adattivi di quelli tradizionali, che ricercavano l’“one best way” per ottenere uno
scopo prestabilito, rappresentato per lo più dall’incremento della produttività.
L’“azienda-rete”
5
consiste in un sistema produttivo composto da tante unità
elementari a composizione mobile, perfettamente collegate e coordinate tra loro.
3
Per approfondimenti vedasi: Filippazzi F., Occhini G., “Groupware: l’informatica per lavorare
insieme”, prefazione di Giorgio De Michelis, Milano: F. Angeli, copyr. 1993, 269 p.:ill., 23 cm.
4
Per approfondimenti vedasi: Garvin D.A., “Building a Learning Organization”, Harvard Business
Rewiew, p. 78-91, July-August, 1993 e D’Adamo M. e Gualandris F., “Progettazione e realizzazione di
una learning organization: Un esempio dall’industria dei semiconduttori”, Economia & Management, n.
4, p. 71-85, 1995.
5
Per approfondimenti vedasi: Grandi A., Marzotti G. e Zanoni A., “Verso l’organizzazione a rete: il
ruolo dell’Infomation Technology”, Economia & Management, n. 4, p. 45-60, 1994 e Child J.,
“Tecnologie dell’informazione e reti organizzative”, Sviluppo e Organizzazione, n. 11, 1989.
Le tecnologie della collaborazione
9
Mentre l’“azienda-virtuale”
6
è un complesso insieme di nuclei di
competenza e produzione in grado di assumere innumerevoli forme e identità in
funzione del mercato. Si immaginano e si propongono dunque sistemi produttivi
di tipo molecolare in cui esistono elementi primari, individui o gruppi, collegati
tra loro da potenti infrastrutture telematiche. L’identità di un’azienda diviene così
“virtuale”, si scartano tutti quegli ambiti di comunicazione, lenti o superflui, e di
identificazione propri della vecchia fabbrica, come le posizioni gerarchiche.
La compresenza fisica dei componenti il gruppo viene ridotta
all’indispensabile: le comunicazioni verbali sono ottimizzate e razionalizzate
attraverso un sofisticato processo di classificazione che trasforma discussioni,
commenti, scambi di opinione e di esperienze in atti linguistici gestibili tramite
computer. Per ottenere ciò, sono indispensabili le tecnologie informatiche. Di qui
la necessità di avere a disposizione strumenti all’avanguardia.
Per quanto riguarda la disponibilità di tecnologie innovative, a partire dalla
fine degli anni Ottanta, sono stati immessi sul mercato moltissimi prodotti rivolti
al supporto dell’attività di gruppo, primo tra tutti la posta elettronica, con finalità
specifiche, come, per esempio quella di agenda elettronica, strumenti di
progettazione condivisa, e così via.
Si può proporre come metodo di classificazione
7
dei prodotti groupware,
quello utilizzato dall’Institute for the Future, di Menlo Park, che impiega i
parametri di spazio-tempo (vedi Figura 1.1).
6
Per approfondimenti vedasi: Tonchia A., “InterNotes e l’Azienda Virtuale: La Creazione di
un’Infrastruttura di Comunicazione per un Nuovo Business Model”, Informatica & Unix, Gruppo
Editoriale Jackson, 1996. http://www.12u.it/Convention96/27spec6.htm.
7
Per approfondimenti si vedano anche: Gantt J.D., “Experience with Groupware: Benefits and Limitation
in a Real-world Contex”, GroupWare ‘92, p. 438; e Hsu M., Lockwood T., "Collaborative Computing”,
BYTE, Vol. 18, n.3, March 1993, p.113-117.
Le tecnologie della collaborazione
10
Figura 1.1 Il diamante del Groupware
Fonte : Iftf/Reseau
Come si evince dalla Figura 1.1, i prodotti che verranno illustrati in modo
più dettagliato in un paragrafo a sé stante, possono essere classificati in base ai
binomi: stesso tempo/stesso luogo, stesso tempo/luoghi diversi, tempi
diversi/stesso luogo, tempi diversi/luoghi diversi.
Nel primo caso le tecnologie sono utilizzabili nel medesimo tempo e luogo;
si pensi ad esempio ai prodotti per il supporto ai meeting, come le lavagne
luminose ed elettroniche, i conference system e le sale riunioni attrezzate.
Nel secondo caso prodotti come la video conferenza (Desktop Video
Conferencing, DVC), i sistemi di incontro elettronici (Electronic Meeting
Systems, EMS), le sale attrezzate e i videotelefoni consentono agli utenti di
impiegarli contemporaneamente in siti differenti.
Il binomio tempi diversi/stesso luogo include prodotti che vanno dalla posta
elettronica (E-Mail) agli Office Systems più complessi, cui si può ricorrere in
modo asincrono.
Infine, la tipologia tempi diversi/luoghi diversi comprende, oltre a tutti gli
strumenti citati, anche i sistemi di pianificazione che gestiscono i flussi di lavoro
(Work Management Systems, WMS), i project management, ed altri.
Si pensi, a tal riguardo, alle reti telematiche, a quelle locali e geografiche di
personal computer, che consentono la trasmissione di innumerevoli informazioni
Tempi diversi
Luoghi diversi
Stesso tempo
Stesso luogo
Ogni momento
Ogni luogo
Tempi diversi
Stesso luogo
Stesso tempo
Luoghi diversi
Le tecnologie della collaborazione
11
in Paesi anche molto lontani; oppure ai sistemi operativi multitask, che
consentono cioè di operare in più programmi contemporaneamente, con la
possibilità di interscambio dinamico di dati.
Si osserva anche che la forza lavoro distribuita ovunque, il sovraccarico di
informazioni e il bisogno di immettere sul mercato il più celermente possibile i
prodotti, sono solo alcuni dei motivi che giustificano la tendenza ad una richiesta
crescente dei mezzi a supporto della collaborazione
Inoltre la comunità di accademici, esperti di organizzazione e produttori di
software legati alla sua nascita e al suo sviluppo, sostiene che, grazie al
Groupware, le tecnologie informatiche giocheranno nel prossimo futuro un ruolo
fino a poco tempo fa impensabile nel mondo della produzione di beni e servizi ed
è anche convinta che le aziende che sapranno ridisegnare la propria
organizzazione, sia produttiva che gerarchica, attraverso il lavoro di gruppo e il
workgroup computing, potranno vincere nuove sfide del mercato.
È ora giunto il momento di vedere quali sono le funzionalità della
tecnologia in esame.
Le tecnologie della collaborazione
12
1.2 Le funzionalità del Groupware
Si osserva che il Groupware è in grado di supportare gli sforzi dei
teamwork consentendo loro di collaborare anche se isolati nel tempo e nello
spazio. Esso da un lato massimizza l’interazione umana (nella Figura 1.2 ciò è
rappresentato dalla freccia crescente n°1), dall’altro minimizza l’interferenza di
processi con scarso valore aggiunto (nella Figura 1.2 questo è evidenziato dalla
freccia decrescente n°2).
Il grafico seguente mostra sia la variabile tecnologica che quella dell’interazione
umana.
Figura 1 2: Fonte: Microsoft Internet Explorer
?
Conoscenza del
Management
Applicazioni di
collaborazione/
Groupware
1996
(inter/intranet)
1993
1989-
1994
1
Applicazioni di
reti
Reti/infrastutture
2
Le tecnologie della collaborazione
13
In questo capitolo dapprima si proporranno delle definizioni di
“Groupware”, in seguito si illustreranno quali sono le sue funzionalità e, per
concludere, si discuterà su come esso possa supportare le organizzazioni
aziendali. In altri termini, chi scrive cercherà di fornire un’ampia base di
informazioni circa le caratteristiche e le potenzialità delle tecnologie Groupware.
1.2.1 Definizioni di Groupware
“Groupware” è un termine utilizzato per indicare un insieme di strumenti e
metodi informatici che hanno quale scopo quello di agevolare e razionalizzare le
attività di più persone che, in quanto condividono un obiettivo comune, formano
un gruppo.
In un sistema groupware gli utenti sono muniti di Work Station, cioè di
stazioni di lavoro come il personal computer, tra loro collegate in rete con cui
sono in grado di svolgere numerose funzioni.
Figura 1.3: Il Groupware
GROUP-
WARE
CONDIVISIONE BASI
DOCUMENTARIE E
STRUMENTI
GESTIONE
FLUSSI
OPERATIVI
SUPPORTI
COMUNICAZIONE
INTERPERSONALE
AUSILIO ALLA
CODECISIONE
Le tecnologie della collaborazione
14
Infatti, come mostra la Figura 1.3, gli utenti, grazie a queste tecnologie sono
in grado di:
a) COMUNICARE in differenti maniere: la comunicazione può andare dallo
scambio di messaggi scritti, con l’ausilio dell’E-mail, alla telepresenza in voce
e video sullo schermo del computer, con l’EMS e il DVC;
b) CONDIVIDERE testi, dati, immagini, suoni ossia basi documentarie
multimediali;
c) UTILIZZARE i medesimi programmi applicativi come per esempio la
progettazione assistita da computer;
d) PIANIFICARE i processi cui partecipano, come la gestione dei flussi di
lavoro, la definizione e il monitoraggio degli impegni individuali;
e) CONCORDARE decisioni nelle diverse fasi del processo, con l’utilizzo di
strumenti che agevolino il confronto e la creazione di idee.
Detto ciò è giunto il momento di fornire una definizione sintetica di
Groupware. Però chi scrive ritiene che sia dapprima doveroso illustrare quelle
proposte da informatici personalmente attivi in varie forme nel groupware, come
per esempio Engelbart, o da manager con responsabilità sull’informatica di
organizzazioni complesse o studiosi di management particolarmente interessati
alle Tecnologie Informatiche, come Cortiula, Sardi, ecc. Nelle definizioni che
seguono chi scrive ha sottolineato le componenti a suo avviso più rilevanti.
Innanzi tutto si può intendere il Groupware come:
“l’insieme delle architetture tecniche (sostanzialmente LAN più client-
server)..., caratterizzato da flussi di lavoro i cui contenuti applicativi vengono
progressivamente arricchiti da entità cooperanti complementari” (Barassi,
1992).
Barassi enfatizza dunque sul fatto che la tecnologia di cui si tratta, è
costituita, non da un singolo oggetto, bensì da un “insieme” di strumenti fisico-
Le tecnologie della collaborazione
15
tecnici, senza trascurare la componente “lavoro” e di “cooperazione”, che
ritroveremo in altre definizioni.
Se si pone l’attenzione sugli aspetti applicativi, si è in grado di definire
l’oggetto in esame come :
“un insieme di strumenti nati sotto la spinta dei cambiamenti organizzativi.
In aziende dove l’enfasi è sui processi (piuttosto che sulle funzioni), sarà sempre
più utile servirsi di tecnologie che facilitino le comunicazioni e la messa in
comune delle informazioni a livello di gruppi di lavoro” (Sardi, 1992).
Quindi Sardi evidenzia non solo, come Barassi, che si ha a che fare con
“insiemi” di mezzi fisico-tecnici, che coinvolgono “gruppi di lavoro”, ma anche
l’importanza del “cambiamento”, visto addirittura come causa scatenante
l’acquisizione di tecnologie avanzate in grado di migliorare la “comunicazione” e
lo scambio di “informazioni”, elementi indispensabili per gestire in modo
efficace ed efficiente un’organizzazione.
Altra definizione è quella che considera il Groupware come :
“l’insieme di soluzioni hardware e software che, contestualmente ad
adeguate metodologie di introduzione e di sviluppo, consentono la realizzazione
di sistemi collaborativi, ossia di soluzioni informatiche che permettono a due o
più soggetti di interagire per raggiungere un medesimo obiettivo. Di per sè, già
la posta elettronica consentiva a due o più persone di interagire, sia in modo
spontaneo sia seguendo procedure standard ben definite. La posta elettronica è
da sempre considerata una tipica applicazione di automazione d’ufficio.
Tuttavia, nel tempo, i più “tradizionali” sistemi di collaborazione si sono affinati
e sofisticati nelle loro funzionalità, specializzandole per offrire soluzioni più
adeguate per il lavoro di gruppo. Sono nati così prodotti... che, avvalendosi di un
interessante supporto concettuale... si proponevano di avvicinare le risposte
informatiche alla necessità del lavoro di gruppo” (Biffi, 1992).