Il controllo di gestione nell'era digitale: la rilevanza dei sistemi informativi integrati

L’avvento dell’era dell’informazione negli ultimi decenni del XX secolo, ha reso obsoleti molti dei presupposti essenziali della concorrenza nell’età industriale.
La portata di alcuni cambiamenti è tale da mettere in discussione, sia in campo accademico che all’interno delle aziende stesse, l’efficacia di schemi, procedure e strumenti noti e consolidati.
I nuovi imperativi competitivi (flessibilità, qualità, innovazione, tempestività,ecc.), spingono le aziende ad organizzarsi per processi (o quantomeno a rivedere l’organizzazione funzionale tradizionale). Il monitoraggio della gestione non cerca più di seguire ogni scostamento dei valori previsti a budget, ma si limita a seguire l’andamento dei fattori critici di successo incentrando la propria attenzione sui processi chiave legati ai più significativi scopi strategici. Cambiano i processi operativi ed i meccanismi operativi e, tra questi, il controllo di gestione contestualmente ai sistemi informativi: la focalizzazione sui processi richiede, infatti, l’adattamento dei sistemi informativi tradizionali, per monitorare le operazioni anche lungo questa dimensione di analisi.
Alcuni limiti degli attuali sistemi di controllo trovano fondamento nell’inadeguatezza degli strumenti utilizzati. Il budget, per esempio, se usato come unico strumento di controllo, rischia di rappresentare una barriera al successo competitivo, in quanto non è stato pensato per gestire attività intangibili; “ingessa” l’azione, perchè induce comportamenti che mirano ad “attenersi al programmato”; indirizza l’attenzione dei manager esclusivamente sulla dimensione economico-finanziaria della gestione. Allo stesso modo, il report economico-finanziario segnala con ritardo l’evoluzione delle performance aziendali e mette a disposizione poche informazioni sulle attività intangibili ed i clienti.
Per realizzare un controllo efficace nell’era dell’informazione non basta ridurre la centralità del tradizionale binomio budget-report; è invece opportuno intervenire sia sugli aspetti di processo (attraverso l'empowerment, il lavoro in team, lo “steering control”) sia su quelli di strumentazione.
Per quanto riguarda la strumentazione, nel corso degli ultimi anni, è stata proposta una varietà di strumenti piuttosto ampia: il rolling forecast, i modelli di simulazione, l’approccio ABM, le Balanced Scorecard; tra gli strumenti in grado di supportare i sistemi di controllo di gestione nel loro tentativo di rinnovarsi per essere in linea con le nuove esigenze, un ruolo di primo piano spetta certamente ai sistemi informativi integrati (ERP).
I vantaggi più importanti prospettati dai sistema Erp sono legati alla possibilità di integrare l’intero sistema informativo aziendale, che costituisce il supporto essenziale alle decisioni sia di programmazione che di controllo di gestione. Un sistema integrato è in grado di produrre informazioni non duplicate e, di conseguenza, con molta più probabilità rispetto al passato, condivise, e disponibili in tempo reale: si tratta di caratteristiche di notevole rilievo nell’ottica dell’utilizzo delle informazioni per il controllo di gestione.
Per essere definito tale, un sistema informativo deve possedere degli elementi distintivi: la standardizzazione, la configurabilità, la modularità, il riferimento ad un business model, quindi a business practices consolidate e considerate eccellenti; la particolare architettura tecnologica sottostante.
L’adozione di un sistema Erp non costituisce in sè un vantaggio competitivo; quest’ultimo probabilmente rimane ancorato alle “core competence”, le quali sono percepite dallo stesso cliente quale fonte di vantaggio competitivo. Gli scenari più interessanti però si intravedono nelle chances che un sistema integrato può concedere ad un’azienda che sfrutta l’occasione del progetto di implementazione per reingegnerizzare i propri processi e rivedere i rapporti con i propri business partners, siano essi clienti, fornitori, o in generale stakeholders variamente interessati alle sorti dell’azienda. In tali contesti, infatti, i sistemi Erp vanno ad interagire con tutta una serie di strumenti, dalla Business Intelligence alle tecniche Olap ed al Datamining, ed a sfruttare le più recenti tecnologie Internet, aprendo ad un’azienda attenta a percepire i cambiamenti nel contesto competitivo molte opportunità. Si parla a riguardo di Customer Relationship Management e Supply Chain Management…