Studio di un sistema di gestione, pianificazione ed ottimizzazione delle risorse locali di ritiro e consegna merci: il caso Artoni Trasporti

Il progetto in analisi, è stato intrapreso a partire dal mese di Dicembre 2008 presso l’azienda Artoni, al fine di apportare un miglioramento al processo di pianificazione delle risorse locali di ritiro e consegna, ovvero in modo tale da :
1) Ottenere un sistema di pianificazione misurabile e standardizzato, che fornisca informazioni aggiornate sullo stato dei servizi in supporto ai pianificatori e che consenta l’ottimizzazione del carico dei mezzi;
2) Ridurre il numero dei mancati servizi;
3) Ridurre il costo dei servizi di ritiro e distribuzione.
Tra le varie metodologie che è possibile adottare per l’ottimizzazione di un processo aziendale in termini di qualità e miglioramento del servizio al cliente, si è deciso di seguire gli step progettuali previsti dalla metodologia Lean Six sigma (Define,Measure, Analyze, Improve, Control, Chiusura Progetto), la quale raccoglie tecniche e strumenti operativi per incrementare la capability di processo e ridurre i difetti, a garanzia della sua qualità e di quella del prodotto e/o servizio che produce. L’analisi del processo svolta seguendo gli step progettuali sopraindicati ha condottoalla selezione ed applicazione delle seguenti soluzioni.
1. Riorganizzazione del personale dell’ ufficio distribuzione;
2. Ridefinizione delle zone di servizio di competenza dei pianificatori;
3. Ridefinizione delle tariffe di servizio;
4. Introduzione di un nuovo strumento di pianificazione.
5. Introduzione di un nuovo strumento di controllo.
Nonostante al momento sia in itinere il Test Pilota sullo strumento di controllo (On Board Unit, Freescan, Portale utente), presso il centro operativo di Milano e lo strumento di pianificazione sia ancora in fase progettuale, l’applicazione delle prime tre soluzioni proposte e gli iniziali risultati del Test pilota, hanno già dimostrato reali vantaggi apportati al processo di pianificazione quali:
1) Possibilità di effettuare una pianificazione puntuale e in tempo reale;
2) Riduzione dei km percorsi;
3) Miglior saturazione dei mezzi
4) Riduzione del costo del servizio;
5) Miglioramento del servizio ai clienti (velocità di consegna e puntualità);
6) Miglioramento del DOT dei servizi di ritiro e consegna
7) Riduzione del numero di mancati servizi;
8) Possibilità di comunicazione delle eccezioni (ovvero di effettuare aggiustamenti alla pianificazione);
9) Riduzione delle pratiche amministrative relative al personale viaggiante.
Tutto ciò grazie alle funzionalità dovute all’integrazione delle varie soluzioni proposte:
1) Visione real-time sempre aggiornata dello stato di espletamento dei servizi;
2) Valutazione dei tempi di percorrenza, del chilometraggio, delle ore si sosta delle risorse (possibilità di effettuare statistiche);
3) Tracciamento del percorso effettuato con localizzazione della posizione del mezzo a intervalli regolari programmabili su cartografia digitale Google Maps;
4) Indicazioni sulla risorsa quali: saturazione dei mezzi, capacità residua utilizzabili;
5) Trasmissione delle distinte ed esitazione dei servizi in tempo reale.

Il vantaggio principale, che costituisce la parte innovativa del progetto, è dovuto alla funzionalità disponibile con lo strumento di pianificazione, ovvero la possibilità di ridefinizione manuale del perimetro delle zone di servizio in base al carico di lavoro, determinato in base ad un andamento stagionale, ma in tal modo rimodellabile in ogni momento.Attraverso lo strumento di controllo a disposizione dei pianificatori ed alle carte di controllo, sarà possibile infatti rilevare l’insorgere di eventuali anomalie al processo (elevato numero di mancate spedizioni, aumento del costo del servizio) ed attuare quindi i dovuti cambiamenti necessari per reagire velocemente ed in modo flessibile alle richieste di mercato aventi un andamento altamente variabile.
Si è infine dimostrato la convenienza economica dell'investimento necessario per il progetto attraverso:
1) Il calcolo del VAN, risultato già positivo dal primo anno di implementazione del progetto.
2) Il tempo di recupero del progetto previsto essere di circa 6 mesi.