Processo di razionalizzazione del sistema di codifica dei materiali in Ages S.p.A.

Il presente progetto per l’azienda “AGES S.P.A.” è nato come punto di incontro tra esigenze aziendali e competenze personali, nell’ambito di uno stage al termine del Master in “Gestione della Logistica Integrata”.
Obiettivo primario del presente progetto è stato quello di identificare una procedura di codifica univoca, uniforme, chiara e quanto più possibile completa degli innumerevoli materiali trattati dall’azienda, così da poter dotare la stessa di uno strumento di controllo interno della gestione tecnica, e di poter, di conseguenza, disporre di informazioni attendibili ed inequivocabili riguardo alle materie prime, semilavorati e prodotti finiti.
Una efficiente gestione delle codifiche è, infatti, indispensabile ed è anche la base per tutte le decisioni aziendali migliorative, dato che i codici racchiudono tutte le informazioni inerenti un oggetto cui si riferiscono.
La corretta gestione dei magazzini, quella della produzione, la gestione degli ordini e delle consegne, presumono, infatti, un’indiscussa affidabilità del sistema di codifica, le cui debolezze possono ripercuotersi negativamente sulla gestione tecnica e vanificare eventuali sforzi per il miglioramento.
Si ricordi, infatti, che per “Logistica Integrata” s’intende una gestione efficiente ed efficace delle risorse, siano esse tangibili come i materiali e la forza lavoro, siano esse intangibili come le informazioni, e che il suo scopo è quello di assicurare la risorsa nella giusta quantità e al posto giusto, nel rispetto dei criteri di massima efficienza, ovvero raggiungendo l’ottima combinazione tra livello di servizio offerto e minimizzazione dei costi logistici.
Un’organizzazione efficiente delle informazioni è indispensabile in una realtà aziendale sempre più complessa, per competere con successo sul mercato, puntando sulla riduzione dei tempi nella presa delle decisioni e sull’affidabilità dei dati.
Quello che si è cercato di fare con questo progetto è, in sostanza, identificare una procedura di codifica dei materiali, in grado di far accedere l’utente alle informazioni utili ricercate con una certa celerità ed affidabilità, essendo stata la progettazione implementata mediante la realizzazione di un’applicazione ad hoc con Access ed interfaccia del linguaggio di programmazione Visual Basic .
Il progetto si articola, nello specifico, in una fase di studio della situazione esistente, di acquisizione delle informazioni utili, alla successiva progettazione di un database - modello relazionale e in una fase di implementazione operativa sul P.C., con inserimento dati, testando la corretta funzionalità della procedura.
La procedura di codifica individuata rispecchia un metodo:

- Affidabile, perché consente di assegnare un codice univoco ad una determinata parte e viceversa di risalire alle caratteristiche univoche di una determinata parte attraverso la specificazione del codice;

- Omogeneo, perché i codici sono strutturati tutti in un certo numero di caratteri;

- Logico e razionale, perché per sua stessa natura, ciascun codice è stato concepito e strutturato in modo tale da sintetizzare e racchiudere un insieme di informazioni relative ad una determinata parte;

- Operativamente efficiente, perché permette in modo celere all’utente di assegnare un codice ad una determinata parte, ma anche di effettuare operazioni di ricerca e di controllo esistenza parti.