Come gestire nel modo migliore la lista dei to-do

21 marzo 2020

Il mattino, costretto in casa, ti alzi dal letto e…
Non pensiamo sia possibile che tu non abbia proprio nulla da fare.
Anzi è più facile che tu possa avere qualche incombenza che rimandi da un po'.
Se abbiamo ragione e ti abbandoni all'indolenza piuttosto che all'azione, forse hai bisogno di qualche consiglio su come organizzare al meglio i tuoi studi e i tuoi progetti in questo tempo di forzata solitudine.
Perché incertezza e timori non devono diventare la nostra ragione di vita.
Quindi continuiamo a realizzare qualcosa, anche piccola ogni giorno.

#1- Il paradosso della lista di cose da fare, ovvero l’effetto Zeigarnik

Sapevate che scrivere un elenco di to-do può essere causa di ansia invece che aiutarvi ad organizzare meglio le vostre energie?
È il cosiddetto effetto Zeigarnik, una tendenza della nostra mente a concentrarsi sulle azioni non terminate anche quando passiamo ad altro, generando una sensazione di fastidio e stress.
Roy Baumeister e EJ Masicampo in una ricerca alla Florida State University hanno dimostrato come si possa superare l’effetto Zeigarnik semplicemente pianificando i nostri compiti incompiuti.

Tieni nota di quello che cattura la tua attenzione
Utilizza un notepad, un’agenda, un registratore per prendere nota di quello che cattura la tua attenzione durante la giornata.
Piccolo, grande, personale, professionale, compiti da svolgere, progetti da elaborare...
Fai pulizia
Riprendi tutto quello di cui hai preso nota e chiediti: è realizzabile?
Se la risposta è no, gettalo o accantonalo.
Se sì decidi qual è il primo passo per realizzarlo. Se è un compito di meno di due minuti fallo subito.
Altrimenti delegalo se puoi o inseriscilo nella lista di cose da fare.
Spezzetta i compiti
Suddividi la cosa che devi fare - se complessa - nei passaggi che devi seguire per raggiungere l’obiettivo, creando dei mini-obiettivi intermedi.

#2- Organizza la lista delle cose da fare

Ora che hai definito una lista di cose da fare ti diamo due consigli su come organizzarla al meglio.
Dai un nome a ciascuna lista e suddividi i compiti al suo interno in tre colonne: "Da fare - In corso - Terminati".
Così puoi tenere d’occhio l’avanzamento del tuo progetto e sentirti gratificato ogni volta che riesci a spostare un’attività da una colonna ad un’altra.
Stabilisci esattamente cosa devi fare: per descrivere l’attività utilizza possibilmente un verbo che renda chiara l’azione da compiere.
Decidi quando compiere l’azione: quantifica la durata e inseriscila in un calendario.
Stabilisci dei blocchi temporali nella tua giornata/settimana e assegna un compito a ciascun blocco.
Per quantificare la durata di un task puoi basarti su esperienze precedenti, chiedere consiglio a chi ci è già passato, oppure ti consigliamo questa interessante formula matematica:
Durata dell'attività = (ipotesi migliore + ipotesi peggiore+ 4*ipotesi più probabile) / 6

#3- Digitalizza la lista dei to-do

Anche in questo caso, così come per la creazione di gruppi di studio online, vi sono alcune piattaforme digitali gratuite che possono venirci in aiuto
MeisterTask, Trello e Rememberthemilk sono forse le più conosciute.
Pur con qualche differenza nelle features offerte, queste App permettono di: creare progetti e assegnare dei task suddivisi per tempistiche o argomenti.
Inoltre per ogni tasks possiamo stilare una checklist, collegare dei file, inserire commenti, creare un calendario e definire delle tempistiche.
È possibile inoltre invitare partecipanti e riassegnare ciascuna tasks per tenere monitorato lo stato del progetto e il lavoro degli altri partecipanti.

#4- Non sottovalutare l’importanza del tuo spazio di lavoro

Anche creare in casa uno spazio ottimale per lavorare è importante: l’obiettivo è di massimizzare i risultati con il minor spreco di energie e tempo.
Lo spazio deve essere funzionale: stai il più possibile vicino alla luce naturale o in alternativa utilizza una buona illuminazione; cerca di creare uno spazio ergonomico.
Tieni a portata di mano tutto ciò che ti può servire per evitare interruzioni ed eliminare le distrazioni
Non sottovalutare l’importanza dell’atmosfera: cerca di creare un ambiente armonico ed invitante nella scelta dei colori, delle decorazioni e della temperatura.
Studi dimostrano che un ambiente in cui ci sentiamo a nostro agio stimola la concentrazione.
Ordine o disordine? Visto i risultati discordanti di molti studi attieniti a quello che ti fa sentire più a tuo agio: una superficie vuota favorisce la tua concentrazione o ti crea ansia?

L’ansia è un sottile rivolo di paura che si insinua nella mente.
Se incoraggiata, scava un canale nel quale tutti gli altri pensieri vengono attirati.
- Robert Bloch -

Questi giorni di emergenza da COVID-19 possono generare sentimenti di incertezza e ansia: non incoraggiare queste sensazioni e cerca di vivere il presente nel miglior modo possibile.