Il procedimento di formazione del bilancio d'esercizio

Il bilancio di esercizio è un atto della società alla cui redazione cooperano nel sistema tradizionale di amministrazione e controllo (e in quello monistico) tutti e tre gli organi sociali: amministratori, collegio sindacale ed assemblea, nonché il soggetto incaricato del controllo contabile. Nel sistema dualistico il bilancio è predisposto dal consiglio di gestione ed è approvato dal consiglio di sorveglianza.
L'assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta all'anno per l'approvazione del bilancio. Nelle società quotate gli amministratori si avvalgono della cooperazione di un dirigente proposto alla redazione dei documenti contabili societari, il quale deve predisporre adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio.
Il progetto di bilancio redatto dagli amministratori entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio (1 gennaio-31 dicembre), deve essere comunicato al collegio sindacale almeno trenta giorni prima della convocazione dell'assemblea. Inoltre deve restare depositato in copia nella sede della società durante i quindici giorni che precedono l'assemblea, così chiunque, sia creditori, sia soci, sia obbligazionisti può visionare i dati contabili e magari decidere se modificare il proprio investimento. Quindi la funzione è quella di dare notizia. Viene convocata l'assemblea dagli amministratori che discute e chiede spiegazioni.
L'assemblea può approvarlo, respingerlo o modificarlo. Finchè non viene approvato non può essere inviato al registro delle imprese, quindi può essere modificato e riportato in assemblea per l'approvazione, ma se continua a non essere approvato si ritiene che sia causa di scioglimento delle società per ipotesi di impossibilità di funzionamento. In sede di approvazione può essere decisa l'eventuale azione di responsabilità degli amministratori, se i soci ravvisano che  la loro attività sia scorretta.
Entro trenta giorni dall'approvazione, deve essere depositata dagli amministratori una copia del bilancio presso l'ufficio del registro delle imprese.  Le azioni di annullabilità e/o di nullità non possono essere più esercitate dopo che è stato approvato il bilancio dell'esercizio successivo.
Se il soggetto incaricato della revisione ha emesso un giudizio privo di rilievi, la delibera di approvazione del bilancio può essere impugnata da tanti soci che rappresentano almeno il 5% del capitale sociale.